Автоматизация документооборота в Исполнительном комитете Межрегиональной ассоциации экономического взаимодействия субъектов Российской Федерации «Сибирское соглашение» на базе ПП "1С:Документооборот 8 КОРП"

Описание кейса:

Исполнительный комитет Межрегиональной ассоциации «Сибирское соглашение» был образован в 1991 году с целью организации текущей работы ассоциации и создания механизмов деловых отношений регионов Сибири между собой, с другими регионами России, международными экономическими организациями. В структуру Исполнительного комитета входят 11 представительств на территориях, 6 департаментов и 3 управления.

Перед внедрением системы электронного документооборота у Ассоциации была потребность в создании единого электронного хранилища документов, доступного в режиме 24/7 (из любой точки мира, с любого устройства, подключенного к Интернету), и сокращении срока согласования договоров. Основная причина - географическая удаленность подразделений Исполкома. Продукт “1С:Документооборот 8 КОРП” в большей степени из существующих на рынке программных продуктов соответствовал требованиям и поставленным задачам. 

Специалисты 1С-Рарус в ходе автоматизации выполнили следующие работы:

• подготовка плана работ на внедрение программного продукта;
  


• создание рабочей базы данных (настройка программы, заполнение и загрузка из прежних учетных систем нормативно-справочной информации);
  


• разграничение прав доступа;
  


• настройка и разработка отчетных форм;
  


• подготовка инструкций пользователей;
  


• индивидуальное и групповое обучение пользователей;
  


• запуск Системы в опытную эксплуатацию;
  


• первоначальная поддержка пользователей в промышленной эксплуатации системы.
  

В результате внедрения:

• Разработана и реализована система согласования и хранения проектной документации и регламентирующих документов;
  


• Разработана и настроена система ролей для пользователей системы, в зависимости от уровней доступа сотрудников к информации;
  


• Настроен механизм уведомления участников процесса согласования по электронной почте. 
  

Таким образом, была достигнута основная цель внедрения программного продукта «1С:Документооборот 8 КОРП» - экономия времени сотрудников и контроль исполнительской дисциплины.

Автоматизированы следующие функции:

• Документооборот (ECM)
• Ведение номенклатуры дел
• Делопроизводство
• Учет договоров
• Учет и контроль исполнения поручений
• Учет и хранение документов
• Учет рабочего времени

Сопровождение:

Оформлен платный договор 1С:ИТС

Описание

Перед внедрением системы электронного документооборота у Ассоциации была потребность в создании единого электронного хранилища документов, доступного в режиме 24/7 (из любой точки мира, с любого устройства, подключенного к Интернету), и сокращении срока согласования договоров. Основная причина - географическая удаленность подразделений. 

Специалисты 1С-Рарус в ходе автоматизации выполнили следующие работы:

• подготовка плана работ на внедрение программного продукта;
• создание рабочей базы данных (настройка программы, заполнение и загрузка из прежних учетных систем нормативно-справочной информации);
• разграничение прав доступа;
• настройка и разработка отчетных форм;
• подготовка инструкций пользователей;
• индивидуальное и групповое обучение пользователей;
• запуск Системы в опытную эксплуатацию;
• первоначальная поддержка пользователей в промышленной эксплуатации системы.

В результате внедрения:
- Разработана и реализована система согласования и хранения проектной документации и регламентирующих документов;
- Разработана и настроена система ролей для пользователей системы, в зависимости от уровней доступа сотрудников к информации;
- Настроен механизм уведомления участников процесса согласования по электронной почте.

Таким образом, была достигнута основная цель внедрения программного продукта «1С:Документооборот 8 КОРП» - экономия времени сотрудников и контроль исполнительской дисциплины.

Выполнены следующие работы:

Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
Продажа выбранных программных продуктов
Доставка программных продуктов в офис заказчика
Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика
Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
Ввод начальных остатков / помощь при вводе начальных остатков
Индивидуальное обучение в офисе заказчика
Обучение в группе в офисе заказчика