ООО «Полиэфир» - это компания, специализирующаяся на производстве технических масел, специальных и смазочно-охлаждающих жидкостей для предприятий машиностроительной, металлургической и автомобильной промышленности, авиации, а также для производств холодильного оборудования.
ООО «Полиэфир» - предприятие с уникальными производственными мощностями, которые позволяют выпускать широкий ассортимент продукции, учитывая индивидуальные потребности заказчика. Все смазочные материалы производятся по утвержденной нормативно технической документации (ГОСТ, ТУ, СТО), а также проходят многоступенчатый контроль качества на всех этапах производства, включая окончательную приемку представителем заказчика.
ООО «Полиэфир» является официальным поставщиком Министерства Обороны Российской Федерации, стран СНГ, а также крупных отечественных и зарубежных промышленных предприятий.
Основной задачей предприятия является постоянное проведение инновационной деятельности по разработке новых видов перспективной продукции в сфере смазочных материалов и специальных жидкостей. Работа проводится в тесном сотрудничестве с научно-техническими центрами крупных промышленных предприятий и ведущими исследовательскими институтами РФ.
В 2017 году руководство компании приняло решение о необходимости автоматизации регламентированного бухгалтерского и налогового учета в рамках осуществления им основной хозяйственной деятельности. Существующая система на предприятии не удовлетворяла всем требованиям регламентированного учета «Корпоративного центра»: учет в компании велся в разрозненных системах, полностью отсутствовала единая база номенклатур, поставщиков и система по управлению взаимоотношениями с клиентами и поставщиками предприятия. Для новой системы руководством ООО «Полиэфир» были выдвинуты следующие требования:
- В срок до конца января 2018 г. привести процессы в бухгалтерском и налоговом учете в соответствие с требованиями корпоративного центра.
- Необходимо перенести и консолидировать в новой системе остатки исторических систем.
- Автоматизировать регламентированный складской учета ТМЦ, сырья и оборудования.
- Перенести учет по государственному оборонному заказу в систему учета.
- Унифицировать нормативно-справочную информацию предприятия, и как следствие сократить время обработки информации и исключить двойной ввод.
- Создать единое информационное пространство для накопления целей и обработки информации – единый классификатор партнеров и договоров. Хранить информацию по взаиморасчетам с поставщиками и клиентами в рамках осуществления основной хозяйственной деятельности.
- Скорректировать под требования КЦ автоматизированное формирование предусмотренной типовой регламентированной бухгалтерской и налоговой отчетности в системе.
- Интегрировать новую систему с существующей корпоративной автоматизированной системой хранения данных (АСХД) в части хранения скан-копий первичных документов.
- Интегрировать с системой зарплатного учета в части загрузки информации по отражению начисленного заработка в регламентированном учете.
Учитывая все требования по созданию новой информационной системы, было рассмотрено несколько вариантов решений. После комплексного анализа всех характеристик выбор был сделан в пользу программного продукта «1С:ERP Управление предприятием 2».
Партнером по реализации данного проекта выбрали нижегородский филиал компании «1С-Рарус», поскольку он обладает штатом квалифицированных специалистов, имеет успешный опыт автоматизации крупнейших предприятий разных сфер деятельности и занимает лидирующие позиции в рейтинге ERP по Нижегородскому региону.
Специалистами нижегородского филиала компании «1С-Рарус» были выполнены следующие ключевые этапы для реализации целей проекта:
- поставка программного обеспечения,
- разработка эскизного проекта,
- конфигурирование, настройка и начальная параметризация системы,
- конвертация НСИ и начальных остатков из исторических систем,
- обучение и написание инструкций по сложным участкам учета,
- опытно-промышленная эксплуатация.
Результатом проекта стала система, полностью отвечающая запросам бизнеса и корпоративным требованиям. За счет универсальной проектной команды, гибкого подхода к разработке продукта, максимальной вовлеченности в проект обеих сторон и обоюдной нацеленности на результат удалось эффективно проработать все проектные риски и полностью завершить проект за 3 месяца.
Ключевые итоги:
- Новая информационная система полностью соответствует требованиям «Корпоративного центра» в рамках регламентированного бухгалтерского и налогового учета.
- В системе запущен полноценный партионный учет, расчет себестоимости по сериям готовой продукции, ордерная схема складского учета и учет в рамках гособоронзаказа.
- Существенно упростилось подтверждение экспортного НДС для бухгалтеров.
- Данные исторических систем были унифицированы и приведены в соответствие с требованиями учетной системы.
- Была произведена интеграция новой системы с обновленной системой «1С:Зарплата и управление персоналом 3.1» и системой документооборота «Автоматизированная система хранения данных» (АСХД).
- Проведено обучение сторонней организации, которой в дальнейшем был полностью переданы функции бухгалтерии.
- Отклонение по срокам составило 0%, а отклонение по бюджету в пределах 5%.
После успешного завершения проекта по автоматизации регламентированного бухгалтерского и налогового учета, руководством компании ООО «Полиэфир» принимается решение о дальнейшем раскрытии потенциала программного продукта «1С:ERP Управление предприятием 2» и начале второго этапа проекта по реализации следующих целей и задач:
- Получить работающий продукт к окончанию 1 квартала 2019 года.
- Организовать автоматизированное управление цепочек поставок, выпуска и продаж.
- Создать АРМ (Автоматизированное рабочее место) для контроля обеспечения исполнения планов продаж, производства и закупок.
- Внедрить проверки кредитных лимитов и стоп-отгрузок.
- Организовать бюджетирование. Сформировать план-факт-анализ бюджетных отчетов.
- Автоматизировать цепочки согласования платежей.
Результатом второго этапа проекта стала система, полностью отвечающая требованиям менеджмента по организации автоматизированного управления цепочками поставок сырья, планирования производства и продаж, внедрении блока бюджетирования и стоп-отгрузки.
Ключевые итоги второго этапа проекта:
- Отказ от других систем с 2019 года. С 9 января 2019 года все сотрудники компании полностью перешли на новую систему.
- Автоматизирован расчет потребности в продукции и сырье.
- Обеспечена сбалансированность планов продаж, производства и закупок.
- Разработан инструмент оперативного реагирования на изменения объема продаж.
- Разработаны АРМы с ролевым распределением отдельно для блоков продаж, обеспечения и логистики. Каждое рабочее место одновременно является отчетом и инструментом для оформления документов.
После реализации второго этапа проекта, мы можем отметить, что все цели, поставленные нами ранее были выполнены в полном объеме. На сегодняшний день мы получили новую информационную систему, которая полностью соответствует требованиям «Корпоративного центра» к регламентированному учету. Также мы смогли решить проблемы и задачи нашего бизнеса по организации управления цепочками поставок сырья, планирование производства и продаж, реализовали блок бюджетирования и стоп-отгрузки.
На втором этапе реализации проекта были применены следующие современные проектные решения:
- Гибкое управление проектом по Agile.
- Концепция получения минимально работающего продукта («MVP»).
- Выявление потребностей пользователя (интервьюирование) и их решение.
- Постоянный сбор обратной связи от бизнеса, итерационные доработки.
- Поэтапная передача функционала в адрес бизнеса.
В настоящее время над сопровождением системы работает команда экспертов, созданная среди сотрудников ООО «Полиэфир», а также оказывается постоянная консультационная поддержка сотрудниками «1С-Рарус-НН». В будущем мы планируем осуществить небольшие доработки, направленные на повышение простоты и удобства использования внедренных инструментов в нашей компании.
