Партнер «1С-Рарус» — компания «АНТ-ХИЛЛ» автоматизировала учет в ООО «ЭГИДА» на базе программы «1С:Предприятие 8. ITIL Управление информационными технологиями предприятия СТАНДАРТ».
Основными видами деятельности компании «Эгида» являются строительство и сдача в аренду зданий, а также их техническое обслуживание (контроль исправной работы оборудования: кондиционеры, лифты, счетчики электричества и водоснабжения, проходная система и т. д.).
Изначально весь учет работ в компании «Эгида» велся в Excel. Все задачи по обслуживанию оборудования вручную вносились в общий список (контроль работы, ремонты и устранение аварий) и руководитель ежедневно распределял их между инженерами. Инженер брал с собой на выезд бумажный вариант списка задач, где по итогам работы указывал трудозатраты. Руководитель несколько раз в день вносил эти данные в Excel вручную.
Для каждого вида оборудования существовал свой формуляр, в котором указывалась периодичность обслуживания, велась статистика работ, количество ремонтов, трудозатрат и материальных затрат. Вся информация заполнялась вручную, что приводило к ошибкам и занимало существенную часть времени.
На сведение всех данных в общую картину уходили десятки часов.
Что очень хотелось улучшить
Перед компанией стояла задача сократить трудозатраты, снизить влияние человеческого фактора, а также усовершенствовать отображение и сведение итоговой информации.
Для быстрого принятия управленческих решений руководители должны были оперативно получать доступ к следующей информации:
- Все совершенные работы, ремонты, устраненные аварии по каждому виду оборудования.
- Анализ трудовых и материальных затрат.
- Наличие необходимых материалов на складе.
Для решения этой проблемы специалисты компании «АНТ-ХИЛЛ» предложили использовать программный продукт «1С:Предприятие 8. ITIL Управление информационными технологиями предприятия».
Специалистами компании «АНТ-ХИЛЛ» (партнер «1С-Рарус») выполнены следующие работы по внедрению программного продукта:
- Проведены консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения.
- Доставка и установка необходимого программного обеспечения.
- Созданы интерфейсы и наборы прав пользователей.
- Выполнены основные настройки программы для начала ведения учета.
- Оказана помощь при вводе начальных остатков. В кратчайшие сроки вся информация из Excel была перенесена в «1С:Предприятие 8. ITIL Управление информационными технологиями предприятия».
- Проведено обучение в группе в офисе заказчика.
В результате внедрения новой системы учета все заявки на периодическое обслуживание теперь генерируются автоматически. Задача руководителя сводится только к тому, чтобы распределить их между инженерами. Таким образом, был исключен риск утери заявок, в несколько раз сократилось время на обработку информации.
Отчеты позволяют видеть полную картину по работам: количество заявок, периодичность, трудозатраты, материальные затраты. Проще стало планировать и контролировать работу сотрудников.
Благодаря собранной статистике выявлена периодичность поломок оборудования, часть оборудования была заменена на новое.