«АС Кемерово» входит в Группу компаний «Сибинпэкс». Официальное дилерство Audi получено в 2008 году. Основной вид деятельности — продажа и сервисное обслуживание легковых автомобилей, а также реализация запасных частей и аксессуаров Audi. Менеджеры отдела продаж, сотрудники сервиса — это высококвалифицированные специалисты с опытом работы в автомобильном бизнесе.
В структуру компании входят отделы:
- Продаж (реализация автомобилей).
- Сервиса (продажа запчастей, гарантийное и постгарантийное обслуживание автомобилей).
- Бухгалтерии.
Хранение и обработка баз данных товаров, услуг, контрагентов и расчетов велись различными отделами компании с помощью разных программ, не объединенных в общую систему. Обмен информацией между подразделениями был организован с помощью бумажных носителей, что создавало необходимость дублирования ввода данных и их анализа. Оперативность и достоверность анализа данных при такой схеме работы были невысокими.
Руководство «АС Кемерово» решило создать новую информационную систему на платформе «1С:Предприятие 8», которая позволяла:
- исключить задвоение учетных операций;
- объединить базы данных всех отделов;
- упростить и ускорить проводимый анализ работы;
- увеличить эффективность труда сотрудников.
Для автоматизации работы отдела продаж и сервиса было выбрано отраслевое решение «Альфа-Авто: Автосалон + Автосервис + Автозапчасти. Редакция 4» системы программ «1С:Предприятие 8».
Для автоматизации бухгалтерии — «1С:Бухгалтерия 8».
К реализации проекта по результатам пройденного тестового задания привлекли компанию «СофтТехСнаб» — партнера «1С-Рарус» в городе Кемерово.
Автоматизированы все отделы, входящие в структуру «АС Кемерово», создано единое информационное пространство для ведения учета. Создано 17 рабочих мест для персонала компании.
Отдел продаж ведет учет реализаций автомобилей с помощью «Альфа-Авто: Автосалон + Автосервис + Автозапчасти. Редакция 4» . Система автоматически формирует готовые договора и приложения к ним из документа «Заказ на автомобиль». Предусмотрены возможности для внесения правок в договора и сохранения документов.
Отдел сервиса организовал с помощью системы работу по продаже и учету запчастей и расходных материалов: складской учет, заказы и резервы покупателей, взаиморасчеты, ценообразование. Сотрудники ведут учет в «Альфа-Авто: Автосалон + Автосервис + Автозапчасти. Редакция 4» планирование и запись автомобилей на ремонт и обслуживание. Пользователи могут импортировать прямо в заказ-наряд запчасти из автокаталога ETKA, а автоработы — из автокаталогов ELSA и ELSA PRO. Программа помогает планировать ресурсы ремонтной зоны, прием и выдачу автомобилей. Возможность штрих-кодирования заказ-нарядов позволяет вести учет рабочего времени механиков. В зоне приемки автомобилей клиент может просмотреть информацию о приеме-выдаче своего автомобиля, включая фотографию мастера, по широкоформатному телевизору. Это стало возможным благодаря настроенному отчету «Монитор заказчика».
Отдел бухгалтерии в новой информационной системе ведет бухгалтерский и налоговый учет, а также управленческий учет. Сегодня работа подразделения строится следующим образом: все хозяйственные операции сперва регистрируются в программе «Альфа-Авто: Автосалон + Автосервис + Автозапчасти. Редакция 4» , откуда затем выгружаются в конфигурацию «Бухгалтерию предприятия».
Основным итогом проекта стало оперативное и своевременное получение достоверных данных, на основе которых строится эффективное управление компанией.
В результате автоматизации:
- Сокращена трудоемкость ведения учета на 30-50% на разных участках;
- Исключено дублирование ввода данных, а вместе с ним и возникновение ошибок; за счет этого высвобождено время на выполнение других задач;
- Сокращено время на кропотливое оформление документов клиентам и поиск необходимой информации;
- Повышено качество обслуживания (в том числе и благодаря хранению истории ремонтов с информацией о том, кто делал ремонт, когда, какие запчасти были заменены);
- Сокращены временные затраты сотрудников бухгалтерской службы на подготовку регламентированной отчетности.
