Системная учетная запись. Как ее применить?

Добрый день!
Я Вас правильно поняла: у Вас есть какой то "корпоративный ящик" (в конфигурации Вы хотите чтобы он был доступен только для отправки) ,  с которого автоматом уходят письма по сотрудникам. Сотрудник обрабатывает письмо и он должен написать ответ с корпоративного ящика.
Системную учетную запись Вы можете использовать как хотите,настроив её.
Можете настроить как "корпоративный ящик" только для отправки писем, поставив только эту галку "Использовать для отправки" с свойствах учетной записи. И здесь же в свойствах нужно добавить на закладке Пользователи, всех сотрудников, которые могут отправлять письма от имени этой учетной записи, но учтите тогда они все равно будут видеть все отправленные письма-Вам это подходит?
Или опишите более подробно сам алгоритм работы.

Сотрудник должен написать ответное письмо с корпоративного ящика, от себя, и таким образом, чтобы отправленное письмо могли видеть все остальные сотрудники.

Так и делаю. НО если сотрудник пользуется своей учетной записью для работы, а системную ставит только для отправки, то письма все равно уходят только из личной, без копий в системной. Если убрать галочку об отправке из личной записи, то система просто не дает написать письмо из личной учетки. Или я что-то не так делаю?
Нужно писать из личной, но чтобы письма уходили через системную - использовать личную для приема, а системную для отправки.

Именно это и нужно. Для работы с другим уровнем информации используются другие корпоративные ящики с другими допусками.

Еще раз поясню задачу (на всякий случай). Нужно чтобы письма приходили в одно место и распределялись по сотрудникам для индивидуальной независимой работы (это уже реализовано), нужно чтобы ответные письма от разных сотрудников отправлялись через единое "место", чтобы в любой момент времени можно было поднять всю историю и подноготную общения по любому вопросу - это нужно реализовать, как?

Можно маленький вопросик для ясности? Если отправка писем будет с единой учетной записи и клиент ответит вам нажав кнопочку "ответить". То как письмо отсортируется попадёт к ответственному менеджеру?
Т.е. письма должны отправляться с "единого места", но в качестве отправителя, всё равно должен проставляться личный адрес менеджера.

Немного не так. Ответ на письмо производится сотрудником из личной учетной записи т.к. копия попадает туда, но физически отправка должна происходить через единую запись (системную) для прослеживаемости или каким-то образом дожны создаваться копии отправленных писем (как это сделано без 1С-СРМ). Поэтому в отправителях значится автор, и при получении ответа автор все увидит (если только он работает а не груши околачивает).

Всем добрый день!
Попробую обобщить всю информацию...

1) "Системная учетная запись" - это предопределенная учетная запись.
Вообще ее "базовое" назначение - обеспечивать при интеграции с 1С:Документооборотом рассылку оповещений о поступлении задач и т.п.
Поскольку в CRM 2.0 пока нет такой интеграции, учетку можно использовать для любых целей.
Например, ее можно указать в настройках  как ящик для рассылки CRM-ных оповещений по почте (в CRM  есть свой механизм оповещений по различным событиям) и т.п.
Ее конечно можно использовать как общий почтовый ящик компании, "отдать" любому сотруднику или  вообще не использовать.

2) Каждое письмо принадлежит одной и только одной учетной записи. Нельзя сделать так что оно принадлежало сразу 2 и более.

3) Если письмо отсылается от имени какой то учетной записи, ей оно и будет ей принадлежать. Если пользователь создает письмо от имени своей учетной записи, из нее письмо и отправится, в Почтовом менеджере оно появится в соответствующей группе почтовых папок (учетке), в папке "Отправленные". И клиент получит письмо именно от сотрудника.
Если пользователь в письме выберет Общую учетку для отправки - письмо у клиента будет от  нее, а не личного емейла сотрудника.

4) У отправленного письма штатно нельзя изменить отправителя (уч. запись)

Вы писали:
То есть на почтовом сервере для каждого вход. письма создается N писем и они со всеми вложениями приходят в CRM на личные учетки сотрудников   + на общий ящик. Это физически разные копии одного письма, как будто Клиент прислал личное письмо каждому сотруднику (как будто указал всех сотрудников поштучно в поле Кому)? То есть вся переписка с общим ящиков зеркалится на каждого сотрудника?? Как минимум вся входящая переписка. Надо понимать что это многократно увеличивает объем данных.

Далее, получается что письма в личных ящиках как бы фиктивные, ведь иначе нельзя договориться и понять - какой менеджер должен ответить Клиенту и далее вести переписку?
А как это решается? В общем аккаунте Руководитель или сам Менеджер перенаправляет письмо (кнопка Перенаправить у поля Ответственный)?
Далее хочется понять – от кого и как должен быть отправлен ответ? То есть, с какого физического емейла? Клиент должен получить ответ от личного емейл Менеджера (типа popov@imaco.ru) или копр. ящика типа sales@imaco.ru?  
Или третий вариант - адрес один, но расшифровка разная? То есть от одного будет письмо «Попов Сергей < sales@imaco.ru>», от другого  «Иванов Михаил < sales@imaco.ru>» и т.д.

Если от личной, то и ответит Клиент на личную почту Менеджера. То есть Менеджер в общем аккаунте стоит на письме, жмет «Ответить», в форме письма меняет в поле «От» корп. учетную запись на личную и отправляет. В этом случае как я понимаю, ответ Клиента придет только в личную почту этого менеджера.
Если Менеджер ответит от копр. аккаунта, то там будет только его личная подпись, но адрес общий - sales@imaco.ru
Задача в том, что Руководитель хочет мониторить всю переписку сотрудников и видеть все письма в единой учетной записи, а не лазить по учеткам каждого сотрудник? То есть в общей учетной записи должны дублироваться все исходящие и входящие письма личной переписки каждого сотрудника?

Если так, то такой возможности нет и не планировалось. Вам необходимо будет делать доработки почтовой системы или заказывать их у кого то.
Можно просто создавать дубли исходящих и входящих писем,  меняя программно  учетную запись на корпоративную. Но это плохо в плане избыточности информации и размера базы, особенно если вложения хранятся внутри базы...
Правильнее делать как бы виртуальные ссылки на такие письма - наверно  можно просто доработать запрос, которым заполняется список писем в почтовике и помимо писем корп. аккаунта отображать и отправленные письма всех других аккаунтов.

Тут понятно, спасибо.

Абсолютно верно. Но объем не увеличивается, т.к. с сервера каждый забирает письма на свой "комп" и все ему не нужное удаляет.
Правда в условиях СРМ он конечно же будет расти...

Роли у нас четко расписаны и каждый знает, что ему делать. А если возникает нестандартный вопрос, то руководитель определяет кому чем заняться.

Так реализовано сейчас.

Да, так, за малым дополнением - всем НУЖНО видеть переписку ВСЕХ по данному "ящику".

ДА, это именно и нужно. А как это сделать?

Да. я имел ввиду размер базы CRM, ведь каждое письмо - это отдельный документ с присоединенными вложениями. Как минимум, стоит настроить хранение вложений в томах. Это если не дорабатывать механизм.

А вообще конечно я вижу навскидку более правильное решение - стоит отказаться от создания копий писем на почтовом сервере, получать только одно письмо в базу и если оно упало в  корп. ящик - записывать в спец. созданный регистр сведений  связь этого письма с папкой "входящие" учетки каждого сотрудника. Тогда письмо по факту будет одно, но оно будет отображаться и в корп. ученой записи и у каждого сотрудника.  Это будет этакая "виртуальная ссылка". И каждый сотрудник сможет произвольно перемещать такие письма по своим папкам, удалять при необходимости, отвечать на них - на это письмо в других ящиках и самое главное на "оригинал" в копр. ящике это никак не будет влиять.  
Но это конечно требует определенных доработок и привлечения программиста.

А вот сейчас  я совсем запутался... Так нужно чтобы Клиенту письма приходили от корп. емейла (с разными подписями и ФИО в поле "ОТ") или все таки от личных? Если у вас так реализовано как я описал, то значит и так все исходящие письма видны в общей учетке, раз они с него отправляются...
А как это делается? Подпись то автоматически по автору ответа подставляется, тут все ОК. Но как в поле ОТ (в поле Отправитель) меняется ФИО? в типовом документе это поле не редактируемое... У вас там есть доработки?
То есть получается что сейчас как раз всем и видны письма всех...и ответы Клиентов тоже, ведь при ответе в поле "Кому" будет то ФИО и адрес копр. почты, которое было указано в исходящем письме...И так сразу будет видно что это ответ Клиента "Петрову"...

Может все таки сотрудники пишут письма с личных учетных записей?

Абсолютно согласен. Или же можно сделать разные ящики сотрудникам (разные учетки), но добавить к учеткам возможность, статус, при котором разрешен только просмотр писем из чужой учетки без разрешения на пользование чужой учеткой. И что бы можно было сводить все письма в одной форме почтового клиента с добавленным полем "Пользователь". Т.е. я вижу в одном месте, что вот эти письма мои, а вот эти Петрова, а вот эти Васечкина, на свои могу ответить, а на чужие только посмотреть (прочитать) если есть доступ только на просмотр, а если есть доступ и на "пользование", то могу и ответить...
 
Программиста привлечь не проблема, проблема в том, чтобы потом не огрести проблем с обновлениями и прочим из-за нестандартных доработок...

Это я Вас не нарочно запутал . Поясню. Сейчас у нас идет ползучий процесс внедрения Вашей СРМ. Большая часть процессов в компании идет с применением старого инструментария (не Вашего). По мере того как Вы дорабатываете и поправляете механизмы СРМ и мы их осваиваем и адаптируем, мы переходим на СРМ. Т.е. сейчас мы работаем по старому, а Вашу систему подстраиваем под свои нужны и работаем на ней только частично.

Ага, письма видны, но не в СРМ , а хочется чтобы в СРМ...
Тут не важно, с какого ящика реально будут УХОДИТЬ письма, с единого или с индивидуального (с индивидуального наверное правильнее), важно чтобы их можно было объединять в единое информационное пространство и не щелкать по миллиону раз мышкой чтобы добраться до одного письма от другого сотрудника.