Системная учетная запись. Как ее применить?

Добрый день!
Я Вас правильно поняла: у Вас есть какой то "корпоративный ящик" (в конфигурации Вы хотите чтобы он был доступен только для отправки) ,  с которого автоматом уходят письма по сотрудникам. Сотрудник обрабатывает письмо и он должен написать ответ с корпоративного ящика.
Системную учетную запись Вы можете использовать как хотите,настроив её.
Можете настроить как "корпоративный ящик" только для отправки писем, поставив только эту галку "Использовать для отправки" с свойствах учетной записи. И здесь же в свойствах нужно добавить на закладке Пользователи, всех сотрудников, которые могут отправлять письма от имени этой учетной записи, но учтите тогда они все равно будут видеть все отправленные письма-Вам это подходит?
Или опишите более подробно сам алгоритм работы.

Можно маленький вопросик для ясности? Если отправка писем будет с единой учетной записи и клиент ответит вам нажав кнопочку "ответить". То как письмо отсортируется попадёт к ответственному менеджеру?
Т.е. письма должны отправляться с "единого места", но в качестве отправителя, всё равно должен проставляться личный адрес менеджера.

Всем добрый день!
Попробую обобщить всю информацию...

1) "Системная учетная запись" - это предопределенная учетная запись.
Вообще ее "базовое" назначение - обеспечивать при интеграции с 1С:Документооборотом рассылку оповещений о поступлении задач и т.п.
Поскольку в CRM 2.0 пока нет такой интеграции, учетку можно использовать для любых целей.
Например, ее можно указать в настройках  как ящик для рассылки CRM-ных оповещений по почте (в CRM  есть свой механизм оповещений по различным событиям) и т.п.
Ее конечно можно использовать как общий почтовый ящик компании, "отдать" любому сотруднику или  вообще не использовать.

2) Каждое письмо принадлежит одной и только одной учетной записи. Нельзя сделать так что оно принадлежало сразу 2 и более.

3) Если письмо отсылается от имени какой то учетной записи, ей оно и будет ей принадлежать. Если пользователь создает письмо от имени своей учетной записи, из нее письмо и отправится, в Почтовом менеджере оно появится в соответствующей группе почтовых папок (учетке), в папке "Отправленные". И клиент получит письмо именно от сотрудника.
Если пользователь в письме выберет Общую учетку для отправки - письмо у клиента будет от  нее, а не личного емейла сотрудника.

4) У отправленного письма штатно нельзя изменить отправителя (уч. запись)

Вы писали:
То есть на почтовом сервере для каждого вход. письма создается N писем и они со всеми вложениями приходят в CRM на личные учетки сотрудников   + на общий ящик. Это физически разные копии одного письма, как будто Клиент прислал личное письмо каждому сотруднику (как будто указал всех сотрудников поштучно в поле Кому)? То есть вся переписка с общим ящиков зеркалится на каждого сотрудника?? Как минимум вся входящая переписка. Надо понимать что это многократно увеличивает объем данных.

Далее, получается что письма в личных ящиках как бы фиктивные, ведь иначе нельзя договориться и понять - какой менеджер должен ответить Клиенту и далее вести переписку?
А как это решается? В общем аккаунте Руководитель или сам Менеджер перенаправляет письмо (кнопка Перенаправить у поля Ответственный)?
Далее хочется понять – от кого и как должен быть отправлен ответ? То есть, с какого физического емейла? Клиент должен получить ответ от личного емейл Менеджера (типа popov@imaco.ru) или копр. ящика типа sales@imaco.ru?  
Или третий вариант - адрес один, но расшифровка разная? То есть от одного будет письмо «Попов Сергей < sales@imaco.ru>», от другого  «Иванов Михаил < sales@imaco.ru>» и т.д.

Если от личной, то и ответит Клиент на личную почту Менеджера. То есть Менеджер в общем аккаунте стоит на письме, жмет «Ответить», в форме письма меняет в поле «От» корп. учетную запись на личную и отправляет. В этом случае как я понимаю, ответ Клиента придет только в личную почту этого менеджера.
Если Менеджер ответит от копр. аккаунта, то там будет только его личная подпись, но адрес общий - sales@imaco.ru
Задача в том, что Руководитель хочет мониторить всю переписку сотрудников и видеть все письма в единой учетной записи, а не лазить по учеткам каждого сотрудник? То есть в общей учетной записи должны дублироваться все исходящие и входящие письма личной переписки каждого сотрудника?

Если так, то такой возможности нет и не планировалось. Вам необходимо будет делать доработки почтовой системы или заказывать их у кого то.
Можно просто создавать дубли исходящих и входящих писем,  меняя программно  учетную запись на корпоративную. Но это плохо в плане избыточности информации и размера базы, особенно если вложения хранятся внутри базы...
Правильнее делать как бы виртуальные ссылки на такие письма - наверно  можно просто доработать запрос, которым заполняется список писем в почтовике и помимо писем корп. аккаунта отображать и отправленные письма всех других аккаунтов.

Да. я имел ввиду размер базы CRM, ведь каждое письмо - это отдельный документ с присоединенными вложениями. Как минимум, стоит настроить хранение вложений в томах. Это если не дорабатывать механизм.

А вообще конечно я вижу навскидку более правильное решение - стоит отказаться от создания копий писем на почтовом сервере, получать только одно письмо в базу и если оно упало в  корп. ящик - записывать в спец. созданный регистр сведений  связь этого письма с папкой "входящие" учетки каждого сотрудника. Тогда письмо по факту будет одно, но оно будет отображаться и в корп. ученой записи и у каждого сотрудника.  Это будет этакая "виртуальная ссылка". И каждый сотрудник сможет произвольно перемещать такие письма по своим папкам, удалять при необходимости, отвечать на них - на это письмо в других ящиках и самое главное на "оригинал" в копр. ящике это никак не будет влиять.  
Но это конечно требует определенных доработок и привлечения программиста.

А вот сейчас  я совсем запутался... Так нужно чтобы Клиенту письма приходили от корп. емейла (с разными подписями и ФИО в поле "ОТ") или все таки от личных? Если у вас так реализовано как я описал, то значит и так все исходящие письма видны в общей учетке, раз они с него отправляются...
А как это делается? Подпись то автоматически по автору ответа подставляется, тут все ОК. Но как в поле ОТ (в поле Отправитель) меняется ФИО? в типовом документе это поле не редактируемое... У вас там есть доработки?
То есть получается что сейчас как раз всем и видны письма всех...и ответы Клиентов тоже, ведь при ответе в поле "Кому" будет то ФИО и адрес копр. почты, которое было указано в исходящем письме...И так сразу будет видно что это ответ Клиента "Петрову"...

Может все таки сотрудники пишут письма с личных учетных записей?