Подскажите с "доверенные лица", "контактные лица"

Итак, история простая.
Приезжает к нам на обслуживание группа компаний с автопарком.

Приезжает водитель Иванов от ООО "рога", на машине кабриолет с номером 234 с доверенностью 9. Сдает машину.
Мы его вбиваем как доверенное лицо в этот автомобиль. и берем на покраску крыши.  

Приезжает водитель Петров от ООО "копыта" на машине Пикап 425 и сдает тачку.
Мы Петрова вбиваем как доверенное лицо в машину пикап 425 с доверенностью 10
Мы красим крышку багажника.

Нам сообщают что петров новый директор ООО "Рога", ООО "И" и ООО "Копыта"

Обе машины готовы и к нам приезжает Иванов, но с доверенностью 11 забрать пикап - мы вбиваем(привязываем) его как доверенное лицо в машину пикап 425, он с ней уезжает и приезжает на такси за кабриолетом:

А теперь приключения:  
1 Когда привязали его к пикапу -  Мы видим там доверенность 9 которая не на эту машину.

2 Иванов пропал из доверенных лиц кабриолета. Начинается свистопляска с поиском и т.д. Это я привел случай по 2 машинам, а если их 50?

3 Петров теперь ваще пропал из всех машин и он контактное лицо НЕЗнаетКакого ООО.....

Вот как в этом бардаке что-то найти? кому можно выдать авто, а кому нет?
Какому водителю позвонить чтоб уточнить вопросы?

Нам Петрова получается надо занести 5 раз (контактное лицо к ООО Рога, ООО И и ООО Копыта) И потом как доверенное лицо к 2 авто... а если машин 50 ???