Настройка учета ГСМ и технических жидкостей при старте эксплуатации программ линейки «1С:Управление автотранспортом»

В линейке решений «1С:Управление автотранспортом» основной функционал по топливу реализован в блоке ГСМ. Блок содержит справочники и документы, позволяющие организовать работу с топливами и техническими жидкостями на предприятии. В данной инструкции будут рассмотрены общие настройки перед началом использования программы.

Начальные настройки для учета топлива и технических жидкостей

Перед началом ведения учета в «чистой» базе необходимо выполнить ряд важных настроек в блоке «Администрирование» и подразделе «Установка прав и настроек».

Конфигурация блока ГСМ

Рекомендуется до момента оформления документов указать точность хранения остатков топлива — эта настройка определяет точность хранения топлива в баках и расчета расхода. Устанавливается количество знаков после запятой от нуля, можно учитывать как целыми числами, так и с точностью до трех разрядов, т. е. до тысячных.

Можно включить учет расхода технических жидкостей. Настройка используется в случае, если наряду с остальным топливом ведется параллельный учет технической жидкости.

Рекомендуется включить проверку попадания заправок и слива топлива в период путевого листа. Можно указать вид проверки попадания, чтобы программа предупреждала пользователя о том, что заправка не попадает в период поиска путевых листов (далее — ПЛ) и отменила проведение ПЛ в случае необходимости.

Для удобства можно задать основную АЗС по организации, основной вид заправок и склад для перемещения топлива, чтобы эти данные автоматически заполнялись в создаваемые документы для экономии времени сотрудников.

Настройки в карточке модели ТС

Здесь рекомендуется установить настройку предупреждения при превышении уровня топлива бака автомобиля. Если указать емкость топливного бака, система будет проверять его заполненность при проведении заправок. В случае превышения уровня будет выведено соответствующее сообщение и/или заблокировано проведение заправки.

Настройка прав доступа

В разделе «Настройки пользователей и прав» следует проверить, какие роли даны пользователям и какие профили настроены. В части ГСМ рекомендуется настроить как минимум профиль ГСМ и ряд дополнительных профилей при необходимости.

Далее можно перейти к следующему этапу — настройке номенклатуры ГСМ.

Настройка номенклатуры ГСМ

Для начала необходимо завести номенклатуру по ГСМ: вручную или загрузить из других типовых конфигураций 1С. Все виды топлива должны быть заведены в блоке НСИ в справочнике «Номенклатура» с корректными единицами измерения, которые рекомендуется подбирать из Общероссийского классификатора единиц измерения.

Важно ввести номенклатуру корректно, так как в дальнейшем списание топлива будет отражаться в документах и, возможно, передаваться в другие типовые конфигурации 1С, например, в 1С:Бухгалтерия.

Далее необходимо создать и настроить номенклатуру в специализированном справочнике «Номенклатура ГСМ».

Если заводится бензин или дизельное топливо, следует выбрать группу «Топливо», а если речь идет про присадки технической жидкости, необходимо создавать элемент с группой ГСМ «Присадки или технические жидкости».

Дополнительно на вкладке «Аналоги» можно добавить топливо-аналог, которое может использоваться наряду с основным топливом. При такой настройке программа предоставит возможность оформления заправки автомобиля как основным, так и топливом- аналогом.

Например, если для АИ-92 указать аналог — АИ-95, то можно заправлять автомобиль обоими видами бензина.

Если необходимо завести в программе присадку AD Blue, то в группе ГСМ следует выбрать «Присадки и технические жидкости». Для отслеживания количества присадки и технической жидкости в бачке автомобиля следует включить признак «Вести учет остатков технических жидкостей».

В дальнейшем пополнять технические жидкости в автомобиле можно при помощи специализированного документа «Операции с техническими жидкостями», находящегося в блоке ГСМ.

Следующий важный шаг — ввод остатков топлива.

Ввод остатков топлива

Остатки топлива вводятся в программу при помощи документов «Ввод остатков» в блоке ГСМ.

Можно указать остатки как для одного, так и для нескольких автомобилей. На вкладке «Топливо» нужно внести начальные значения по остаткам топлива перед формированием первого Путевого листа по автомобилю.

Этот документ также можно быстро создать в карточке транспортного средства при помощи «Помощника ввода в эксплуатацию».

Ввод начальных остатков топлива — очень важный этап, который не следует пропускать, так как с большой вероятностью в автомобилях есть остаточный бензин или дизель.

Подготовлено на основе материалов вебинара «1С‑Рарус»