Настройка и работа функциональной опции «Сезоны» в «1С-Рарус:Управление отелем»

Описание сезонов

Сезоны используют для добавления разреза цен в зависимости от периодов времен года. Использование сезонов позволит вам настроить в программе цены таким образом, что при заезде гостя в стык сезонов (время года переходящее с одного сезона на другой), например, с 25 февраля по 5 марта при работе с сезонами «Зима», «Весна» цена будет рассчитываться в зависимости от количества прожитых дней в каждом сезоне.

Настройка работы с сезонами

Для того, чтобы начать работу с сезонами, необходимо включить функциональную опцию «Использовать сезоны» в Общих настройках:

Вкладка «Управление отелем» — раздел «Настройки» — Еще больше возможностей — раздел «Управление отелем» — Общие настройки — поставить флажок «Использовать сезоны».

После установки этой галочки на вкладке «Управление отелем» будет доступен справочник «Сезоны» :

По умолчанию в этом справочнике уже имеется один элемент — «Основной сезон».

Для того, чтобы изменить его настройки, нужно открыть его — двойным щелчком мыши, либо п.к.м — «Изменить».

Затем нажать на кнопку «Еще» в правом верхнем углу и включить возможность редактирования реквизитов.

Чтобы создать новую настройку сезона, нужно кликнуть по кнопке «Создать» в левом верхнем углу.

Заполнить обязательные поля: наименование, период действия и определить периодический он или нет.

Флаг «Периодический» означает, что он будет действовать в указанный период ежегодно из года в год.

Для примера рассмотрим время года — лето, и создадим сезон «Лето». Мы точно знаем, что лето наступает 1 июня, а заканчивается 31 августа и независимо от года эти даты будут неизменны. Поэтому, для этого сезона нужно включить настройку «Периодический». Такая же ситуация и с сезоном «Осень», «Весна», «Зима».

При работе с периодическим сезоном, достаточно один раз создать создать элемент с такими настройками в справочнике «Сезоны», а работать они будут постоянно. Программа автоматически будет применять нужный сезон в зависимости от настроек.

Бывают случаи, когда начало или конец сезона попадает в плавающие даты. Например, даты новогодних праздников имеют уникальные настройки на каждый год. Поэтому, нужно будет создавать новый элемент в справочнике «Сезоны» для каждого такого периода. В этом случае флаг «Периодический» ставить не нужно.

Таким сезоном могут быть праздничные дни (новогодние праздники, майские, последняя неделя лета).

Создадим на примере непериодический сезон «Новогодние праздники 2021».

Возможно использовать смешенные настройки сезонов, часть периодических и нет.

Пример: Есть «Лето», «Зима», «Осень», «Весна», но зимой отдельно выделяются цены новогодних праздников и требуется создания плавающего сезона каждый год.

Для этого создаем периодические сезоны «Весна», «Лето», «Осень», дальше для зимы у нас будет три сезона, которые будут каждый год новые (из‑за уникальности дат новогодних каникул из года в год).

Важно! Если вы работаете с сезонами, то они должны быть настроены для всего периода работы объекта.

Применение сезона в тарифе

Перейдем к настройке тарифа, в котором будем использовать аналитику в разрезе сезонов:

Открывается список доступных тарифов. Для создания нового нажать на кнопку «Создать» в левом верхнем углу, либо изменить существующий — п.к.м — Изменить.

Чтобы установить цены для тарифа, переходим по гиперссылке «Цены тарифа».

Открывается список установленных ранее цен для этого тарифа. Если цены ранее не были установлены, то список будет пустой. Чтобы установить цену, нажимаем «Установить цены»:

В открывшемся документе нужно заполнить все обязательные поля, выбрать для какого именно сезона будет действовать цена. Сохраняем изменения — нажимаем «Провести и закрыть».

При работе с сезонами цена тарифа должна быть установлена в разрезе всех сезонов. В одном документе «Изменение цены» может быть указан только один сезон, поэтому, создадим новый документ и укажем цену тарифа для каждого сезона. На скриншоте ниже показана установка цен тарифа для соответствующих сезонов:

После того, как цены тарифа установлены для всех сезонов, переходим по гиперссылке «Основное» и нажимаем «Записать и закрыть».

Работа с сезонами при бронировании/размещении

А теперь сделаем бронь и посмотрим, как будет меняться цена в зависимости от сезона.

Для начала рассмотрим бронь в период с 14.07 по 19.07. Согласно нашим настройкам этот период входит в сезон «Лето» (действует с 1.06 по 31.08).

Как видим, при бронировании программа посчитала стоимость по установленной цене для сезона «Лето»:

На втором примере рассмотрим бронь с 30.08 по 04.09. Этот период приходится на стык двух сезонов: «Лето» и «Осень». Как видим, расчет произведен с учетом, что часть периода брони приходится на сезон «Лето», а часть — на «Осень»:

Кейс работы с несколькими подразделениями

В настройках сезона можно включать/отключать использование его в подразделении.

На скриншотах показано, что у подразделения «Гостиничный комплекс» используется «Основной сезон», а у «Березовой рощи» используются периодические сезоны: «Лето», «Осень», «Зима», «Весна».

Например, в базе ведется учет по нескольким подразделениям и у каждого подразделения свои настройки сезона. Чтобы включить/отключить привязку к подразделению нужно открыть сезон (двойным щелчком мышки или п.к.м — Изменить) и перейти по гиперссылке «Подразделения» поставить/снять галочки напротив тех, которые будут его использовать/не использовать.

Если у вас одно подразделение с типом «Гостиницы» или «Гостиница и зона турникетов», то вкладка «Подразделение» будет пустой.

Важно! Если создавать сезоны для каждого Подразделения, то при записи может возникнуть сообщение, что он пересекается по датам с уже имеющимся сезоном (хотя он для другого подразделения) в этом случае нужно сначала отключить ранее созданный сезон — по гиперссылке «Подразделения» снять все галочки. Затем создать новый сезон и настроить привязку к Подразделению, дальше вернуть галки у первого сезона.