«ЭКСМО» сегодня — это издательство №1 в России. Компания занимает 20% российского книжного рынка и располагает крупнейшим в России авторским портфелем из 8000 имен. «ЭКСМО» — лидер по тиражу издаваемых книг по данным Российской книжной палаты, ведущее издательство на рынке художественной, развлекательной, прикладной и детской литературы.
Издательство имеет развитую дистрибуторскую сеть, включающую восемь региональных центров. Особое внимание уделяется оперативности поставок новинок в магазины — через два-пять дней с момента выхода книги.
«ЭКСМО» имело положительный опыт использования программ «1С» для организации работы дистрибуторского подразделения. Однако производство было автоматизировано с помощью именитой западной системы. Использование разных систем значительно затрудняло работу склада и постоянно требовало дополнительных настроек.
Марина Емельянова, финансовый директор: «Ранее использовавшаяся в «ЭКСМО» западная ERP-система не устраивала издательство: обновление и развитие системы с учетом изменений внутри компании и во внешней бизнес-среде требовало больших затрат как времени, так и финансов. Очень медленно происходило оформление необходимой документации при дистрибуции книг региональным центрам и конечным клиентам. Складскому персоналу приходилось работать в четыре смены, а выдача заказов нередко задерживалась на несколько часов».
Был затруднен обмен данными, что приводило к разногласиям между подразделениями и негативно сказывалось на эффективности бизнеса.
Приступая к выбору новой информационной системы, IT-руководство «ЭКСМО» выделило несколько значимых критериев.
Комментирует Илья Кашпаров, директор по бизнес-администрированию: «Мы искали информационную систему, которая при более низкой совокупной стоимости владения смогла бы обеспечить не только более тесную интеграцию бизнес-процессов и информационных потоков между подразделениями и бизнес-единицами компании, но и позволяла бы при меньших трудозатратах обеспечивать высокую скорость изменений, требуемых бизнесом. Издательству требовалась современная ERP-система, которая могла более оперативно реагировать на изменения бизнеса в части внедрения нового функционала. Систему планировалось использовать в тесной интеграции с web-порталом на платформе «1С-Битрикс» для организации документооборота в компании и других процессов, обеспечивающих наилучший сервис и удобство работы как для наших клиентов, так и для сотрудников ЭКСМО».
В качестве основы новой информационной системы была выбрана гибкая и стабильная программная платформа «1С:Предприятие 8.2», позволяющая обеспечить более оперативную реакцию на изменения и высокое качество поддержи при меньшем штате специалистов. Подрядчиком по реализации проекта стала компания «1С-Рарус», обладающая уникальным опытом автоматизации крупных российских предприятий.
Для реализации базового функционала были применены конфигурации «1С:Управление производственным предприятием 8» и «1С:Консолидация 2.0», а также программно-методический комплекс «1С-Рарус:Процессное управление».
Специалистами «1С-Рарус» была разработана и внедрена подсистема управления данными редакционно-производственного блока. Созданы рабочие места редакторов, художников, технологов, плановиков, снабженцев, бухгалтеров по учету типографских услуг, бюджетных контролеров. Ранее художникам приходилось работать в отдельных системах, получать и отправлять редакторам задания с помощью дополнительных программ. Сегодня каждый художник включен в общую информационную систему. Так, например, поступающие из редакций заявки на художественное оформление без лишних трудозатрат ведутся по статусам выполнения и обеспечиваются точками контроля качества художественного исполнения с привязкой к отчетности по KPI. Схема создавалась с учетом возможности удаленной работы художников.
Создана подсистема управления редакционно-издательским блоком, которая содержит полную информацию о книгах: начиная от идеи, заканчивая техническими характеристиками ее выпуска, вариантами оформления обложки. Пользователи могут получить максимум информации об издании буквально одним кликом мыши. Это позволило ускорить процесс подготовки и выпуска книг.
На базе «1С:Управление производственным предприятием» разработана подсистема оперативного планирования производства, позволяющая:
- Определять технологические параметры производства;
- Планировать потребности в материальных ресурсах для обеспечения процессов производства по планам редакций;
- Вести расчет плановой себестоимости и сравнивать ее с фактическими показателями, эффективно управляя производственным бюджетом.
Из-за сложности и высокой стоимости обновления формул расчета плановой себестоимости книг в прежней системе издательству приходилось использовать упрощенные формулы, заданные 3 года назад. Со старой информационной системой погрешность при расчетах составляла около 10-15%. С помощью «1С:Предприятие 8» была оптимизирована работа технологов при определении технологических параметров производства изданий. Сегодня погрешность снизилась до уровня 3-5%. В дальнейшем, за счет автоматизации раскроя листов на печатном оборудовании, планируется снизить погрешность до 0-1%.
Сотрудникам отдела снабжения приходилось вручную рассчитывать, сколько материала ушло на выпуск какого-либо издания, соотносить расходы с объемами поставок. В результате реавтоматизации данных процессов на новой платформе «1С:Предприятие 8.2» и сокращения ручного труда увеличена скорость работы специалистов по снабжению.
Автоматизированы взаиморасчеты с правообладателями. С помощью «1С:Предприятие 8» организовано управление договорами и объектами авторского права, происходит расчет и учет вознаграждений. Издательство получило возможность рассчитывать авторские вознаграждения по различным методикам: как от объемов выпуска, так и от объемов продаж.
За счет быстродействия системы ускорилось оформление документации при дистрибуции книг. Персонал торгового дома теперь работает в три смены, выдача заказов происходит оперативно, сокращено время ожидания представителей дистрибуторских центров и клиентов.
В новой ERP-системе работают следующие подразделения: литературные редакции, департамент по производству и снабжению, торговый дом, арт-дирекция, отдел допечатной подготовки, отдел по работе с электронными авторскими правами, отдел международного авторского права, планово-экономический отдел, финансовый департамент, бухгалтерия, юридический отдел. В информационной системе зарегистрировано более 1000 пользователей, количество одновременных подключений свыше 400.
В результате внедрения «1С:Предприятие 8» издательство «ЭКСМО» может быстрее реагировать на изменения в бизнес-среде и законодательстве. И если ранее время реакции на необходимость изменения системы занимало свыше 30 дней, то сегодня адаптация с учетом новых требований происходит за 1-2 дня.
По словам Марины Емельяновой, «Расширение типового функционала «1С:Управление производственным предприятием» с учетом направленности на оптимизацию операционной деятельности издательства позволило автоматизировать учет товарно-материальных ценностей, движение денежных средств, вести учет затрат и расчет себестоимости, бухгалтерский и налоговый учет.
С помощью программного продукта «1С:Консолидация» мы реализовали задачи по бюджетированию. Программно-методический комплекс «1С-Рарус:Процессное управление» помог выстроить непрерывную цепочку взаимодействия между всеми подразделениями и сформировать удобную модель управления изменениями производственного плана, а также документооборота.
Такого рода проекты занимают в общей сложности полтора-два года. Но перед нами стояла задача внедрить «1С:Предприятие» за семь месяцев с учетом сезонности в активности продаж. Благодаря плодотворной работе совместной команды наших специалистов департамента Бизнес-администрирования и специалистов «1С-Рарус» мы с этой задачей успешно справились. Уже через два месяца с начала проекта в систему были включены редактора, через четыре — запущено в опытную эксплуатацию производство. Шестой месяц ознаменовался полным прекращением работы в старой информационной системе.
В результате проекта издательство получило надежный, гибкий и эффективный инструмент, позволяющий оптимизировать бизнес-процессы и лучше проработать схему внутренней работы предприятия, уточнив роль каждого процесса в общей картине и его влияние на конечный результат. Мы получили в свое распоряжение оптимально работающую систему с низкой совокупной стоимостью владения, более простой сервисной моделью Дирекции по бизнес-администрированию, и при этом — с более высоким качеством поддержки бизнес-заказчиков.
Мы остались очень довольны тем, как в «1С:Предприятии 8» реализован складской и логистический учет. За счет автоматизации данных участков издательство получило наибольшую экономию средств, оценивающуюся нами в миллионы рублей. Ведь мы сократили работу ночной — самой высокооплачиваемой — смены складских работников и снизили выплаты за переработку.
Автоматизация расчета фактической себестоимости производства книг в новой системе позволила ускорить данный процесс в несколько раз: ранее занимавшая три дня работа теперь проводится за полтора часа.
Благодаря реализованной с помощью «1С:Управление производственным предприятием 8» подсистемы Казначейство ТОП-менеджеры компании регулярно получают достоверную и прозрачную отчетность о состоянии финансов в компании.
В целом после реализации проекта хочется отметить, что качество «1С:Предприятия 8» соответствует уровню зарубежных систем, а система при этом имеет более понятный интерфейс, что вместе с экономической выгодой от ее внедрения делает отечественные разработки наиболее привлекательными из всех представленных на рынке».
