С помощью 1С:CRM создана единая база для франчайзингового проекта «Фасоль» от METRO. Система упростила открытие новых торговых точек — контролируется каждый этап открытия магазина, а также управление магазинами после открытия. Оптимизирована обработка заявок потенциальных франчайзи для экономии времени менеджеров. Руководство получило удобный инструмент для своевременного принятия решений.
METRO активно развивает франчайзинговый проект «Фасоль». Формат — розничные магазины у дома, которые закупаются в METRO по оптовым ценам. Это и продукты, и хозтовары, и полезные в быту вещи. Для METRO это приоритетный проект в России, который растет с большой скоростью.
Количество магазинов по всей России в таком формате достигло более 1 700 и продолжает расти. Когда проект только стартовал, большая часть операций, связанных с открытием торговых точек, делалась вручную, и этого было достаточно. Но для стабильного роста всей сети «Фасоль» необходимо было автоматизировать все бизнес-процессы бэк-офиса, чтобы не тормозить развитие проекта.
Рассказывает Александр Юдин, руководитель департамента операционного развития франчайзинга: «С самого начала это был амбициозный проект для компании. Руководство понимало, что для автоматизации нужна команда с большим опытом внедрения, которая смогла бы в короткие сроки доработать типовое решение под нужды проекта. Второе требование — в дальнейшем развивать систему в соответствии с потребностями бизнеса, соблюдать сроки и требования к качеству на всех этапах».
Цели проекта:
- Обеспечение финансовой устойчивости компании за счет автоматизации учета магазинов, взаиморасчетов и подготовки отчетности.
- Формализация взаимодействия между сотрудниками, а также типовых процессов при работе с партнерами компании, что позволит сократить время на коммуникации и нивелировать потерю информации.
Компанию «1С-Рарус» в METRO выбрали по соотношению цена/качество. Для заказчика был важен гибкий подход к разработке: все задачи собрали в бэклог и поделили на спринты. Для достижения результата была выбрана смешанная методология — заказчик и исполнитель формируют двухнедельный спринт с детальным описанием входящих в него задач. Стоимость и трудозатраты на каждый спринт — фиксированные. Такой подход позволил гибко подойти к управлению ключевыми процессами и сэкономил бюджет проекта за счет описания задач и сокращения рисков оценки комплексного технического задания.
В каждом проекте такого масштаба обязательно накапливаются мелкие задачи и улучшения, которые влияют на удобство работы или касаются мелких ошибок. Такие задачи решаются в рамках отдельного процесса поддержки, без ущерба переноса основных бизнес-задач в спринты.
«Высокая скорость разработки достигается не только за счет опыта команды, но и с помощью выделенной инфраструктуры. Мы использовали собственные мощные серверы: для эффективной работы платформы „1С“ — процессоры с высокой тактовой частотой, а для разносторонних тестов — объемные высокопроизводительные SSD, на которые поместили несколько разных версий рабочей базы. Для увеличения скорости работы конфигуратора „1С“ и минимизации критических ошибок была увеличена оперативная память до 32 Гб»,
Результаты проекта
- Специально для этого проекта разработана информационная система на основе «1С:ERP Управление предприятием 2» и «1С:CRM. Модуль для 1С:ERP и 1С:КА2».
- Оптимизирована обработка заявок потенциальных франчайзи. Теперь заявка сразу попадает в базу из множества разных каналов: сайт, почта, внутренняя заявка, входящий звонок и т. д. Менеджер на виртуальной канбан-доске видит все заявки, связывается с клиентами и принимает решение по каждому из них. Есть часть источников (например, внутренние заявки), которые сразу получают одобрение и идут в работу, экономя время менеджера на обработку.
- Реализован механизм заполнения франчайзингового договора. В новом решении большая часть реквизитов заполняется автоматически, есть автоматическая смена статусов договора и информационный обмен с другими корпоративными системами. Появилась возможность сравнивать фактические цифры с плановыми — это сильно упрощает оценку региона с точки зрения развития сети и делает более точной оценку складских запасов.
- Автоматизирована подготовка отчетности. Квартальную отчетность по магазинам можно теперь сформировать нажатием одной кнопки, а остальные отчеты каждое утро поступают на почту руководителей. Теперь в системе формируется около 20 отчетов, которые помогают оценивать текущую ситуацию в регионах.
- Каждый франчайзинговый магазин генерирует большое количество активностей: платежи, бонусы, начисления, неустойки, договоры, кредиты, товарооборот. Закрывающие документы за квартал по каждому франчайзинговому магазину формируются нажатием одной кнопки в системе.
