Управляющая компания «Региональный оператор» — крупнейший оператор по обращению с отходами в Московской области. Компания занимается сбором, сортировкой и переработкой отходов по современным экологическим стандартам.
Ежедневно оператор осуществляет около 150 исходящих платежей: с конечными клиентами и между 14 юридическими лицами, входящими в состав холдинга. Документооборот компании растет, для контроля и управления движением денежных средств требуется автоматизированная система финансового учета. В августе 2019 года руководством было принято решение о старте проекта внедрения программного продукта «1С:Управление холдингом». Партнером стала компания ООО «1С-Рарус», имеющая 25-летний опыт работы в сфере автоматизации учета финансов.
Цель автоматизации казначейства в УК «Региональный оператор» — создать единую информационную систему, которая позволила бы централизованно управлять поступлением и расходованием денежных средств по всей группе компаний.
Ситуация до внедрения
Поступление и расходование денежных средств планировались в электронных таблицах. Для согласования платежа нужно было вручную найти и проверить договор, к которому платеж привязан, сверить необходимые первичные документы.
Все согласования проводились по телефону и почте, информация часто терялась, оплата производилась не оперативно, случались кассовые разрывы. Чтобы собрать информацию о денежных средствах по всей группе компаний, требовалось время и значительные трудозатраты. Из-за отсутствия информации управленческие решения принимались долго и с меньшей эффективностью.
Цели проекта
- Организовать централизованный сбор заявок на платежи от центров финансовой ответственности.
- Сформировать реестр счетов на оплату и график платежей, составить платежный календарь на неделю / месяц / квартал / год.
- Обеспечить контроль платежей и бюджетов по статьям.
- Автоматизировать формирование проводок в системе бухгалтерского учета.
- Настроить ежедневное автоматическое формирование отчетов по фактическому движению денежных средств и по план-фактному анализу исполнения бюджета движения денежных средств.
Информационная система объединила работу 50-ти сотрудников компании. В проекте использован типовой функционал «1С:Управление холдингом».
Кастомизация решения под требования УК «Региональный оператор» минимальна: отдельно доработан Реестр платежей. Использование типового функционала позволило сократить сроки и бюджеты проекта, а также упростить дальнейшее сопровождение системы.
В контур проекта вошли 14 компаний группы. Настроен обмен с внутренними учетными системами компании.
Интеграция с «1С:Бухгалтерия» помогает обмениваться платежными документами. Бесшовная интеграция с «1С:Документооборот» позволяет просматривать необходимые для согласования платежа договора и дополнять их информацией по бюджетированию.
Результаты проекта
- Заявки на оплату лимитируются по БДДС и по графику расчетов в договоре. Заявки создаются только по проверенным контрагентам и согласованным договорам, которые автоматически поступают из «1С:Документооборот 8». Согласование заявок проводится с учетом ответственности по статьям на разных уровнях управления холдингом. Согласование заявок стало происходить в 2 раза быстрее, трудозатраты персонала сокращены на 20%.
- Загрузка плановых данных БДДС осуществляется через формы сбора данных. Фактические данные рассчитываются ежедневно на основе актуальных платежных документов. Автоматизирована элиминация внутригрупповых оборотов по движению денежных средств. Контролировать исполнение бюджетов стало проще.
- Для всей группы компаний разработана единая форма реестра платежей. В новом реестре все платежи сгруппированы по направлениям деятельности.
- Автоматизирован расчет планового и фактического «Кредитного портфеля». Плановые данные заполняются по графикам оплат из подсистемы «Договоры». Фактические данные берутся из платежных документов. Доработка карточки «Договора» позволила выводить в «Кредитный портфель» исчерпывающую информацию о ставках, сроках оплаты, условиях досрочного погашения и комиссиях.
Цели проекта внедрения «1С:Управление холдингом» достигнуты. Работа в системе позволила оптимизировать рабочие процессы, сократить трудозатраты на поиск, хранение и сверку документов, а также повысить качество собираемой информации и её анализ.
Цель ООО УК «Региональный оператор» — создание новой коммунальной инфраструктуры по организации процесса сбора, вывоза, сортировки, переработки и захоронения отходов по современным экологическим стандартам.
Сотрудники компании — это профессиональная команда, задачи которой внедрить современную комплексную систему, изменить культуру обращения с отходами и сократить ущерб, наносимый окружающей среде.
