Вячеслав Строгалев и Андрей Фисюк, «ЮИТ» — о целях внедрения и развития решений 1С в финском концерне

— Как долго велась подготовка к проекту, реализованному в 2019 году?

Вячеслав Строгалев: Первичная фаза проекта началась намного раньше, чем в 2019 — во второй половине 2014 года. Именно тогда поступил запрос от бизнеса, что необходимо менять существующее ПО в части ERP и документооборота. И тогда же определялись стратегические планы, закладывался бюджет на будущие расходы.

В 2015 велись переговоры с вендором, был проведен конкурс, на котором выбрали подрядчика, заключили договор. 2016 год — начало реализации проекта. 2017 год — внедрение и опытно-промышленная эксплуатация в нескольких бизнес-подразделениях. В 2018 часть функционала была доработана под наши требования, и система была тиражирована на все бизнес-подразделения концерна.

Вячеслав Строгалев

Мы активно продолжаем развитие в части электронного документооборота.

Андрей Фисюк: В 2019 году мы начали сотрудничать с новым подрядчиком — компанией «1С‑Рарус».

— Итак, 2019 год, две системы — «1С:ERP УСО» и «1С:Документооборот КОРП». Что было сделано? Почему потребовался новый этап?

Вячеслав Строгалев: В 2019 году прошло существенное развитие уже внедренных ранее систем, условно говоря, потребовалось выпустить внутреннюю версию 2.0. Новый этап потребовался, во-первых, потому что государство внесло свою лепту — появились эскроу-счета, а во-вторых, нам самим стало не хватать функциональности уже внедренных систем.

— То есть дорабатывались те же решения, но предыдущих версий?

Вячеслав Строгалев: Даже версии были те же самые, отличались релизы.

— А что не устраивало в ранее существовавшей системе?

Вячеслав Строгалев: Изначально, в 2015 году, нас не устраивало отсутствие единой базы внедренных учетных систем. В структуре холдинга множество компаний, и исторически сложилось, что у каждой из них отдельная база для ведения учета. Даже при единой конфигурации и общих справочниках одинаковые операции в разных компаниях холдинга могли выполняться по-разному.

Консолидация российской отчетности, ее трансформация в МСФО — на местах все осуществлялось по разным принципам. Уже потом нам потребовалось адаптировать систему к изменениям законодательства в области регулирования деятельности застройщиков, устранить обнаруженные ошибки и доработать то, что не было разработано в рамках первого этапа.

Андрей Фисюк: Это касается не только МСФО — все было по-другому, в том числе первичный учет. Формально у систем была единая конфигурация, но базы данных — разные. А основная проблема — семь бухгалтеров делали одну и ту же работу, но по-разному. Соответственно, ИТ-поддержка учета возрастала семикратно, особенно при закрытии периода, подаче деклараций по НДС и так далее.

Когда этим занимаются семь человек, они задают ИТ-специалистам одинаковые вопросы. При этом они по-разному истолковывают ответы и действуют по-разному. Поэтому руководство приняло адекватное и важное решение все это объединить, причем не только технически, на основе единой базы данных, но и организационно объединить бухгалтерские, учетные компетенции, отчетность по МСФО в единый Общий Центр Обслуживания (ОЦО), который и работает в единой базе.

— Когда было внедрено ОЦО?

Вячеслав Строгалев: ОЦО мы внедряли в 2018 году, когда велось масштабное тиражирование систем «1С:ERP УСО» и «1С:Документооборот КОРП» на все филиалы и компании нашего концерна, осуществлялся перенос остатков по счетам бухгалтерского учета, обучение людей, изменение процессов.

До внедрения Общего центра обслуживания пользовательский костяк учетной системы составляли бухгалтеры, благодаря «1С:ERP УСО» мы ввели как пользователей весь состав «белых воротничков» — инженеры, снабженцы, экономисты, прорабы. А с коллегами из казанского офиса «1С‑Рарус» мы осуществили проект по дальнейшему развитию системы, в том числе и по бизнес-процессам, реализовали рефакторинг по системе прав доступа и полномочий.

— Почему были выбраны именно эти решения «1С»?

Вячеслав Строгалев: Еще в 2015 году мы проконсультировались с головной компанией «1С», специалисты которой и посоветовали нам выбрать «1С:ERP УСО». Мы со своей стороны посчитали, что данный продукт имеет больше возможностей, чем другие решения для вовлечения небухгалтерского, производственного персонала на местах.

Андрей Фисюк: Отмечу, что в целом решения фирмы «1С» соответствуют требованиям концерна.

— Время подтвердило правильность выбора?

Вячеслав Строгалев: В целом — да, подтвердило. Но иногда мы возвращаемся к обсуждению другой конфигурации: «1С:ERP Управление предприятием» и «1С:Управление холдингом». Это была бы более распределенная конфигурация, каждая система обновлялась бы независимо, что давало бы возможность поддерживать обе в более актуальном состоянии.

Например, недавно мы спешили выполнить обновления, а они были только по линии бухгалтерского функционала. Если бы системы были разделены, не было бы аврала для тех, кто работает в ERP, мы вообще не обновляли бы эту систему — только «Управление холдингом». Тем более, там и количество пользователей меньше.

Андрей Фисюк

Стояла задача сделать процесс документирования не отдельным процессом, а чтобы одновременно шли описание задачи и ее решение.

Андрей Фисюк: В 2015 году выбора почти не было. В системе «Управление холдингом» были бухгалтерский учет, управленческий, МСФО, казначейство. Однако необходимого нам первичного оперативного учета — остатков материалов и прочего — там не было, поэтому и выбрали «1С:ERP УСО».

— Какие цели ставились на момент старта проекта в 2019-м? Были ли они достигнуты?

Вячеслав Строгалев: Цели были достигнуты полностью, и мы продолжаем строить планы дальнейшего развития ERP-системы. Что касается самих целей, то произошли существенные изменения в законодательстве, как я уже сказал выше. Закон 214-ФЗ, основной для девелоперов, ввел эскроу-счета, запретив отдавать деньги напрямую подрядчику.

Это нужно было реализовать в учетной, производственной системах. Еще нам не нравилось, как поддерживалась смета проекта. Когда мы собираем на проект фактические расходы, то присваиваем каждой сумме затрат определенный код, определяющий сметную позицию — это является еще одним, параллельным учетом. В системе не хватало защиты от ошибок пользователей, кроме того, был переделан ряд алгоритмов.

Не нравился нам после первоначального внедрения и модуль предоставления / разделения прав доступа. При каждом обновлении системы работа останавливалась на 2–5 дней, вплоть до того, что казначейство могло не работать. Это было связано с тем, что система разделения прав и предоставления полномочий, реализованная вендором, отличается от оргструктуры концерна, компаний, входящих в его состав.

Тогда и появилась идея дополнительного функционала, который позволял бы быстро адаптировать изменения в результате обновления. Производитель меняет свою систему прав, мы оперативно обновляем свою и снова имеем работоспособную систему.

Таким образом, мы существенно сократили время простоя в результате обновлений системы. Большинство пользователей «1С: ERP УСО» нового релиза даже не заметили. Доработана была и система документооборота — количество пользователей возросло, переформатировались определенные документы, процессы.

— Сколько пользователей включены в работу с системами?

Вячеслав Строгалев: Количество одновременно работающих активных пользователей порядка 200–250, общее количество — порядка 400.

— В каком направлении продолжается развитие систем?

Вячеслав Строгалев: Мы активно продолжаем развитие в части электронного документооборота. 2020 год стал большим испытанием для всех бизнесов и одновременно большим рывком в плане ИТ-поддержки: мы довели до 70% объем электронного документооборота с применением ЭЦП (электронно-цифровой подписи — Прим. ред.). У нас большие планы по роботизации. Пока речь не идет о сквозной роботизации целых процессов, но определенные функции уже можно выводить из-под управления человеком, освобождая людей от примитивной работы.

— А есть планы добавить новую систему к уже работающим? Например, упоминавшуюся выше «Управление холдингом»?

Вячеслав Строгалев: Мы размышляем на эту тему, но это большой проект, который потребует серьезного бюджета, а пока и так все неплохо работает. Российское подразделение даже не стали включать в глобальный проект корпорации «ЮИТ» по внедрению ERP. Руководство концерна посчитало, что в России и так хорошо работающая система, которая хорошо решает задачи от головной компании. В других странах ситуация хуже.

Вячеслав Строгалев: Система «1С:Управление холдингом» нам, конечно, не помешала бы. Но консолидацией всей отчетности занимается Финляндия, а у них для этого своя система. Получится, что этим решением мы вступим во внутреннюю конкуренцию с концерном, а это не приветствуется. Консолидировать отчетность по России и потом отправлять ее в Финляндию позволяет делать и «1С:ERP УСО».

— Внедрение российской системы было принципиально важным моментом? Западные решения рассматривались?

Вячеслав Строгалев: Мы рассматривали западные решения, но с экономической точки зрения они казались нам невыгодными, особенно в масштабах России.

Андрей Фисюк: И второе соображение в пользу российских систем от 1С: специфика российской регламентной отчетности. Она очень сложная, часто обновляется. 1С на апрель 2021 года в России занимает монопольное положение: новая отчетность только выходит, а 1С ее уже предоставляет пользователям. В случае с западными системами вносить изменения было бы намного сложнее. Таким образом, были как минимум две причины внедрения решений 1С: экономика и возможность оперативно формировать отчетность в соответствии с меняющимся законодательством.

— Проводился ли тендер?

Вячеслав Строгалев: Тендер проводился в 2015 году и касался выбора подрядчика для внедрения системы. По выбору продукта тендера не было, только консалтинг с головным подразделением «1С».

— Каких трудовых ресурсов потребовал проект от концерна?

Вячеслав Строгалев: Выделенных специалистов для внедрения и развития проекта в 2019 году было двое: я и Андрей. Для остальных сотрудников, привлекавшихся к проекту, это была дополнительная нагрузка к текущим задачам. Облегчало работу то, что к 2019 году мы уже хорошо знали систему и могли квалифицированно ставить задачи, проверяя и корректируя полученный результат.

Таким образом, с одной стороны был «1С‑Рарус» как ответственный исполнитель с очень хорошей экспертизой, гибкими возможностями подключения того или иного специалиста, а с другой — хорошая экспертиза с нашей стороны. Все вместе это создавало комфортные условия сотрудничества.

— Сколько специалистов «1С‑Рарус» работали в проектной команде?

Андрей Фисюк: На разных этапах проекта работало разное количество специалистов «1С‑Рарус», трудовые ресурсы предоставлялись гибко, и нам это очень понравилось. Если была необходимость, подключались новые специалисты, другие отделы подрядчика. В среднем со стороны подрядчика работали пять специалистов, в пиковые нагрузки — до 10 человек.

— Как выстраивалось взаимодействие специалистов заказчика и подрядчика? Требовался ли выезд консультантов на площадки концерна?

Андрей Фисюк: Еженедельно проводились совещания. Важные вопросы решались оперативно. Потребности в выезде консультантов на место не было. Повторюсь, что нам очень помогала накопленная экспертиза. Все вопросы решались удаленно, хотя пандемии еще не было.

— С какими основными тремя проблемами пришлось столкнуться в ходе проектов? Как они были решены?

Вячеслав Строгалев: Управление изменениями всегда остается актуальным, в любом проекте. Для решения этой проблемы регулярно проводились большие совещания в Microsoft Teams, собиравшие иногда несколько десятков сотрудников из разных городов. Делалась запись этих совещаний с последующей публикацией на внутренних порталах. И после каждого внедрения в течение нескольких недель проводилась «теплая» поддержка пользователей.

Вторая проблема — документирование изменений системы. Оказалось, что на стороне вендора или подрядчика документирование доработки ведется, а функционала для документирования на стороне заказчика в системе не предусмотрено.

В итоге нам удалось найти решение: мы связали заявку от бизнеса с поставленной задачей и документированием действий по решению задачи — какие объекты были заменены, кем, когда и как. Специалисты «1С‑Рарус» документируют свои изменения в привязке к поставленным нами задачам.

Андрей Фисюк: Стояла задача сделать процесс документирования не отдельным процессом, а чтобы одновременно шли описание задачи и ее решение. Третьей важной проблемой было отсутствие специалистов, которые знали бы систему досконально, в полном объеме. Причем таких специалистов не было не только у нас, но и у подрядчика, поэтому в момент внедрения изменения и появления нового функционала приходилось всем вместе разбираться.

Например, у нас был небольшой завод, выпускавший панели, и стояла задача автоматизации производства. И здесь возникли определенные сложности. Дело в том, что система «1С:ERP УСО» рассчитана на полный цикл строительного производства. Мы же хотели вести упрощенный учет, и чтобы при этом система на выходе выдавала полную информацию. В итоге общими усилиями было найдено приемлемое решение и этой проблемы.

— Какие сейчас планы по развитию ИТ-инфраструктуры?

Вячеслав Строгалев: Кроме упомянутой роботизации, я надеюсь, мы начнем работать с мобильными приложениями. Но тут вопрос развития инфраструктуры концерна в целом, ее системы безопасности, поскольку мы работаем в том числе и с зарубежьем.

Источник: www.tadviser.ru