Работа с 1С:Бухгалтерией: Все об изменениях в персонифицированной отчетности в 2023 году

Статья будет полезна бухгалтерам, сотрудникам кадровой службы и менеджерам высшего звена.

В январе 2023 года произошли изменения в заполнении персонифицированных сведений по сотрудникам. В новом выпуске рассмотрим:

В каких релизах программы возможно заполнение формы ЕФС-1?

• Формирование и отправка раздела 1: с версии 3.0.128 и выше.
• Формирование раздела 2: с версии 3.0.131.34 и выше. Автозаполнение раздела 2 ЕФС-1 предусмотрено в версиях программы, начиная с 3.0.134.
• Заполнение персонифицированных сведений о физических лицах возможно в программе с версии 3.0.126 и выше, автозаполнение — с версии 3.0.127.

Первоначальная настройка программы

Первоначальная настройка включает несколько действий для корректного заполнения отчетов. Эти данные необходимы для автоматического заполнения соответствующих разделов единой формы сведений.

Включить функциональность программы

• Переходим в раздел «Главное», затем «Функциональность».
• На вкладке «Сотрудники» включаем опцию «Кадровые документы» и при необходимости взвести другие флажки.
• Переходим в раздел «Зарплата и кадры», затем «Настройки зарплаты».
• В «Общие настройки» устанавливаем переключатель в положение «Учет расчетов по заработной плате и кадровый учет ведутся „В этой программе“».

Проверить реквизиты организации

• Переходим в раздел «Главное», затем «Организации».
• Открываем карточку организации.
• Проверяем все реквизиты.

Указать территориальные условия

1. Переходим в раздел «Зарплата и кадры» — «Настройки зарплаты».
2. В подразделе «Порядок учета зарплаты» указываем для выбранной организации территориальные условия начисления зарплаты на одноименной вкладке.

Указать действующий тариф по страхованию от несчастных случаев на производстве

1. Переходим в раздел «Главное», затем «Налоги и отчеты».
2. Открываем вкладку «Страховые взносы».
3. Ставим актуальное значение ставки в поле «Ставка взноса от несчастных случаев» с учетом скидки/надбавки, если это необходимо организации.

Проверить настройки видов начислений

1. Переходим в раздел «Зарплата и кадры», затем «Настройки зарплаты».
2. В подразделе «Расчет зарплаты» открываем справочник «Начисления» и проверяем заполнение реквизита «Вид дохода» в блоке «Страховые взносы» по используемым видам начислений.

Проверить заполнение персональных данных физических лиц

1. Переходим раздел «Зарплата и кадры», затем «Отчеты по кадрам».
2. Переходим в отчет «Личные данные сотрудников».
3. Недостающие данные вносятся в карточку физического лица.

Сделать настройки для заполнения данных о трудовой функции, в том числе кодов по ОКЗ

Трудовая функция, в том числе код по ОКЗ, подбирается из справочника «Трудовые функции», к которому можно обратиться из карточки должности (раздел «Зарплата и кадры», затем справочник «Должности»).

После ввода документов кадрового учета и начисления заработной платы можно приступать к формированию формы ЕФС-1.

Общие требования к заполнению формы ЕФС-1

Единая форма объединяет данные, которые раньше содержались в формах СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ, ДСВ-3, а также в расчете 4-ФСС.

Обратите внимание: сведения по форме СЗВ-М не вошли в форму ЕФС-1. С 2023 года их нужно отдельно представлять в налоговый орган по новой форме, которая называется «Персонифицированные сведения о физических лицах».

Единая форма персонифицированного учета состоит из:

• титульного листа;
• раздела 1;
• раздела 2;
• подразделов к каждому разделу.

Обратите внимание: единую форму не нужно представлять сразу в полном объеме со всеми разделами и подразделами, т. к. каждый из подразделов имеет свой срок представления. Титульный лист является обязательным для заполнения при представлении всех разделов и подразделов формы ЕФС-1.

Заполнение титульного листа

В «1С:Бухгалтерии» реализован функционал заполнения титульного листа формы ЕФС-1. При выгрузке на печать/отправку титульный лист также отправляется вместе с соответствующим подразделом.

Титульный лист состоит из двух частей:

• сведения о страхователе;
• сведения о страхователе, за которого представляют сведения. Эта часть заполняется правопреемником за правопредшественника.

Обратите внимание: организация не должна заполнять обе части титульного листа. Нужно выбрать только одну из них.

Какие данные указывать на титульном листе?

• действующий регистрационный номер страхователя, присвоенный ПФР;
• наименование организации;
• ФИО предпринимателя;
• ИНН, КПП по месту нахождения головной организации или обособленного подразделения;
• ОКВЭД по основному виду деятельности;
• ОГРН либо ОГРН ИП.

Обратите внимание: заполнение полей «ОКФС», «ОКОГУ» и «ОКПО» обязательно заполнять только при представлении подраздела 1.3 формы ЕФС-1 (Сведений о трудовой деятельности).

Заполнение Сведений о трудовой (иной) деятельности формы ЕФС-1

С 01 января 2023 года форму СЗВ-ТД заменил подраздел 1.1 подраздела 1 формы ЕФС-1 «Сведения о трудовой (иной) деятельности». Отчетная форма подается в составе:

• титульного листа;
• подраздела 1 раздела 1;
• подраздела 1.1 раздела 1.

Для того чтобы в Сведениях о трудовой (иной) деятельности отразились кадровые мероприятия по сотрудникам, необходимо:

• установить в кадровых документах «Прием на работу», «Увольнение», «Кадровой перевод» флажок «Запись электронной трудовой книжки».
• В документе «Договор подряда» установить флажок «Отразить трудовую деятельность».

Обратите внимание: если флажки не будет установлены, кадровое мероприятие не отразится в сведениях.

Как сформировать подраздел 1.1?

Чтобы сформировать подраздел 1.1 нужно:

1. Перейти в раздел «Зарплата и кадры», затем «Электронные трудовые книжки».
2. Нажать кнопку «Создать», затем «Сведения о трудовой деятельности работников, СЗВ-ТД».
3. Заполнить документ, используя кнопку «Заполнить» или кнопку «Подбор» над табличной частью.
4. Распечатать по кнопке «Печать», затем «ЕФС-1».
5. Отправить документ из программы или воспользоваться кнопкой «Выгрузить» для формирования файла отправки.

Подраздел 1

Здесь указываются общие сведения о застрахованном лице:

• ФИО,
• СНИЛС,
• дата рождения,
• ИНН (при наличии),
• статус застрахованного лица,
• гражданство.

Подраздел 1.1 подраздела 1

Подраздел называется «Сведения о трудовой(иной) деятельности» и представляет собой аналог формы СЗВ-ТД.

Как часто подавать подраздел 1.1?

Периодичность представления подраздела 1.1 зависит от кадрового мероприятия, в связи с которым возникает обязанность представлять эту отчетность.

Подраздел 1.2. подраздела 1

Этот подраздел называется «Сведения о страховом стаже». Представляется в составе:

• титульного листа;
• подраздела 1 раздела 1;
• подраздела 1.2 подраздела 1.

Одновременно с представлением подраздела 1.2 подраздела 1 работодатель представляет подраздел 2 формы ЕФС-1 «Основание для отражения данных о периодах работы застрахованного лица в условиях, дающих право на досрочное назначение пенсии в соответствии с ч. 1 ст. 30 и ст. 31 Федерального закона от 28.12.2013 № 400-ФЗ».

Как сформировать подраздел?

Чтобы сформировать подраздел, нужно:

1. Перейти в раздел «Зарплата и кадры», затем «Пачки, реестры, описи квартальной отчетности».
2. Нажать кнопку «Создать», затем «Сведения о страховом стаже застрахованных лиц, СЗВ-СТАЖ».
3. Указать организацию и отчетный год.
4. Заполнить документ с помощью одноименной кнопки над табличной частью.
5. Проверить (кнопка «Проверить»), распечатать (кнопка «Печать», затем «ЕФС-1») и отправить (кнопки «Отправить» или «Выгрузить») форму.

Что указывать в подразделе?

Подраздел является аналогом ранее действовавшей формы СЗВ-СТАЖ. Работодатель должен заполнить и представить только по тем сотрудникам, которые:

1. В отчетном периоде выполняли работу, дающую право на досрочное назначение страховой пенсии.
2. Работали в сельском хозяйстве на работах, дающих право на повышение размера фиксированной выплаты к страховой пенсии по старости.
3. Работали в период отбывания наказания в виде лишения свободы.
4. Имели периоды простоя или отстранения от работы.
5. Находились в отпуске по уходу за ребенком в возрасте от 1,5 до 3 лет.

Также в подразделе 1.2 указываются результаты специальной оценки условий труда. Это индивидуальный номер рабочего места, класс, подкласс условий труда.

Как часто подавать подраздел 1.2?

Отчет сдается один раз в год. Впервые данный подраздел нужно подать не позднее 25 января 2024 года.

Подраздел 1.3 подраздела 1

Подраздел называется «Сведения о заработной плате и условиях осуществления деятельности работников государственных (муниципальных) учреждений».

Эти сведения заполняют страхователи, являющиеся государственными (муниципальными) учреждениями для мониторинга системы оплаты труда работников бюджетной сферы.

Сведения о заработной плате и условиях осуществления деятельности работников государственных (муниципальных) учреждений подаются в составе:

• титульного листа;
• подраздела 1 раздела 1;
• подраздела 1.3 подраздела 1.

Как сформировать подраздел?

Обратите внимание: на данный момент отчет формируется автоматически только в программе «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения 8» (редакция 3). В программе «1С:Бухгалтерия» не реализовано заполнение данного подраздела.

Что отражать в документе?

В документе нужно отразить:

• сумму выплат сотрудникам учреждения;
• сведения об условиях трудовой деятельности, на основании которых определяется размер этих выплат.

Как часто подавать подраздел 1.3?

Сведения подаются не позднее 25-го числа каждого месяца, следующего за отчетным.

Подраздел 3 раздела 1

Подраздел называется «Сведения о застрахованных лицах, за которых перечислены дополнительные страховые взносы на накопительную пенсию и уплачены взносы работодателя» и является аналогом ныне потерявшей актуальность формы ДСВ-3.

Сведения представляются в следующем составе:

• титульный лист,
• подраздел 3 раздела 1 «Сведения о застрахованных лицах, за которых перечислены дополнительные страховые взносы на накопительную пенсию и уплачены взносы работодателя».

Как сформировать подраздел?

Чтобы сформировать подраздел, нужно:

1. Перейти в раздел «Зарплата и кадры», затем «Добровольное пенсионное страхование».
2. Нажать кнопку «Создать» — «Реестр ДСВ-3».
3. Используйте кнопки «Заполнить», «Проверить», «Печать» (выберите форму для печати «ЕФС-1»), «Выгрузить» или «Отправить».

Когда представлять подраздел?

Подраздел нужно представлять по итогам первого квартала, полугодия, девяти месяцев и года не позднее 25 числа месяца, следующего за отчетным периодом. За первый квартал 2023 года нужно подать сведения не позднее 25 апреля 2023 года.

Раздел 2

Этот раздел предназначен для отражения сведений о взносах на травматизм и заменяет собой расчет 4-ФСС.

Сведения о начисленных страховых взносах на травматизм подаются в следующем составе:

• титульный лист;
• раздел 2;
• подраздел 2.1 раздела 2;
• подраздел 2.1.1 подраздела 2.1;
• подраздел 2.2 раздела 2;
• подраздел 2.3 раздела 2.

Обратите внимание: в составе раздела 2 обязательно должны быть представлены подразделы 2.1, 2.3. Если данные для заполнения подразделов 2.1.1 и 2.2 отсутствуют, то они не заполняются и не представляются.

Как сформировать подраздел?

Чтобы сформировать отчет, нужно:

1. Перейти в раздел «Отчеты», затем «Регламентированная отчетность»
2. Нажать кнопку «Создать» и выбрать форму, которая в программе носит название «ЕФС-1: Сведения о начисленных страховых взносах на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний».
3. Указать организацию и отчетный период, нажать кнопку «Создать».
4. Отчет можно заполнить автоматически по нажатию одноименной кнопки.
5. Используйте стандартный функционал работы с регламентированными отчетами по проверке, печати, выгрузке и отправке.

Когда представлять раздел?

Раздел 2 необходимо представлять ежеквартально не позднее 25 числа месяца, следующего за отчетным периодом. Первый раз отчитаться путем подачи раздела 2 формы ЕФС-1 необходимо не позднее 25 апреля 2023 года.

Персонифицированные сведения о физических лицах

В новой форме, помимо сведений, представляемых ранее в составе формы СЗВ-М, отражается сумма выплат, начисленных в пользу физического лица. Если численность физических лиц, в пользу которых начислены выплаты за расчетный период превышают 10 человек, то сведения подаются в электронной форме.

Кто заполняет персонифицированные сведения?

Сведения заполняют плательщики страховых взносов, т. е. лица, производящие выплаты физическим лицам.

Обратите внимание: сведения не нужно подавать индивидуальным предпринимателям, адвокатам, нотариусам иным лицам, занимающимся частной практикой без сотрудников, а также главам крестьянских фермерских хозяйств без сотрудников, плательщикам автоматизированной упрощенной системы налогообложения.

На кого подавать персонифицированные сведения?

Сведения представляются в отношении застрахованных лиц, в том числе в пользу тех, на которых начислены выплаты:

• в рамках трудовых отношений;
• по гражданско-правовым договорам, предметом которых является выполнение работ, оказание услуг;
• по договорам авторского заказа;
• по договорам об отчуждении авторского права на результаты интеллектуальной деятельности, указанные в пп. 1–12 п. 1 ст. 1225 ГК РФ;
• по издательским, лицензионным договорам и лицензионным договорам о предоставлении права пользования на результат интеллектуальной деятельности, указанные в пп. 1–12 п. 1 ст. 1225 ГК РФ.

Как составить отчет?

Отчет «Персонифицированные сведения о физических лицах» формируется в программе с использованием типового функционала регламентированной отчетности.

• Переходим в раздел «Отчеты» — «Регламентированные отчеты».
• Нажимаем кнопку «Создать» и выбираем отчет «Персонифицированные сведения о физических лицах».
• Выбираем организацию, указываем период представления.
• Нажимаем на кнопку «Создать».
• Используем кнопку «Заполнить» для автоматического заполнения отчета.
• Пользуемся кнопками «Записать», «Проверить», «Печать», «Отправить» или «Выгрузить».

Обратите внимание: если после подачи сведений была обнаружена ошибка, то организация должна подать корректировку персонифицированных сведений о физических лицах. На титульном листе проставляется код «1» и отправляются данные только по тем лицам, в отношении которых были совершены ошибки. Если пользователь хочет аннулировать уже поданные данные, то нужно проставить признак аннулирования сведений о физическом лице в поле «010» и поставить код «1».

Когда представлять раздел?

Сведения подаются ежемесячно, не позднее 25 число, следующего за отчетным месяца.

Подписывайтесь на Telegram-канал «ЛК 1С-Рарус отвечает», чтобы не пропустить новые выпуски.