Как отразить аренду автомобиля сотрудника?

Статья будет полезна бухгалтерам, сотрудникам кадровых служб и руководителям.

Организации могут заключать договоры аренды транспортных средств с сотрудниками. В новом выпуске разберем, как отражать такое действие в налоговом и бухгалтерском учете в программах 1С.

Что входит в состав договора?

Объектом договора может выступать любое транспортное средство. Например, автомобиль, автобус или водное транспортное средство.

Условиями договора является предоставление одной стороной транспортного средства на определенный срок во временное владение и пользование или во временное пользование, а другой — плата за такое право.

Сторонами договора в данном случае являются арендатор — организация, и арендодатель — сотрудник.

Обратите внимание: сотрудник должен являться собственником передаваемого в аренду имущества или быть уполномоченным собственником на такие действия.

Какие виды договора бывают?

Существуют два вида договора аренды транспортных средств:

1. С экипажем. В этом случае сотрудник предоставляет организации транспортное средство за плату во временное владение и пользование и оказывает услуги по управлению им и его технической эксплуатации.
2. Без экипажа. Сотрудник предоставляет организации транспортное средство за плату во временное владение и пользование без оказания услуг по управлению им и его технической эксплуатации.

Как отражать аренду в налоговом учете?

НДФЛ

Доходы, которые получает сотрудник от сдачи в аренду своего автомобиля, должны облагаться НДФЛ.

Обратите внимание: к этому же правилу относятся оказание услуг по управлению транспортным средством и его техническая эксплуатация.

Работодатель должен удержать налог и перечислить его в бюджет по месту своего учета не позднее дня, следующего за днем выплаты арендной платы.

Страховые взносы

• ТС без экипажа. Выплаты в пользу сотрудника не облагаются страховыми взносами на обязательное пенсионное и медицинское страхование, а также страхование по временной нетрудоспособности и материнству.
• ТС с экипажем. Страховыми взносами облагаются только выплаты за услуги по управлению автомобилем и его технической эксплуатации.

Обратите внимание: страхование от несчастных случаев предполагает взносы с арендной платы за услуги по управлению и эксплуатации транспорта только если такая обязанность установлена договором аренды.

Налог на прибыль

Такие затраты относятся к прочим расходам, связанным с производством и (или) реализацией, а плата за услуги по управлению транспортным средством — в расходы на оплату труда.

Организация может учесть всю сумму по договору аренды при исчислении налога на прибыль.

Как отражать аренду в бухгалтерском учете?

Затраты отражаются в составе расходов по обычным видам деятельности.

Обратите внимание: затраты также могут учитываться в составе прочих расходов.

Как отразить аренду автомобиля сотрудника в программах «1С:Предприятие 8.3»?

1С:Зарплата и управление персоналом

Для отражения аренды автомобиля сотрудника необходимо выполнить в 1С:ЗУП следующие действия:

1. Перейти в раздел «Настройка», затем «Расчет зарплаты».
2. Установить флажок «Регистрируются прочие доходы физических лиц, не связанные с оплатой труда».

   

3. Перейти в раздел «Выплаты», затем «Виды прочих доходов физлиц».
4. Перейти в документ.
5. Указать наименование. Например, «Аренда транспорта».
6. Выбрать вид дохода «Доходы, не являющиеся объектом обложения страховыми взносами».
7. В поле «Вид дохода (исполнительные листы)» выбрать значение «1 — Заработная плата и иные доходы с ограничением взыскания».
8. Установить переключатель в положение «Облагается НДФЛ» и указать код дохода НДФЛ — «2400».
9. В поле «Строка раздела 2 Расчета 6-НДФЛ» указать «Включать только в строку 110».

   

10. Перейти в раздел «Зарплата», затем в блоке «См. также» перейти по ссылке «Начисления прочих доходов».
11. Нажать кнопку «Создать».
12. Указать месяц, в котором отражается в учете выплаченный доход по договору аренды.
13. Указать организацию.
14. Выбрать дату регистрации документа в информационной базе.
15. Выбрать вид дохода «Аренда транспорта».

    Обратите внимание: программа автоматически заполняет поля «Код НДФЛ», «Вычет» и «Страховые взносы», учитывая настройки вида дохода.

16. При необходимости заполнить поле «Счет, субконто», чтобы уточнить способ отражения регистрируемого вида дохода в учете.

    Обратите внимание: значение подтягивается из справочника «Способы отражения зарплаты в бухгалтерском учете».

17. При необходимости заполнить поле «Подразделение».
18. Указать дату выплаты арендной платы в соответствующем поле.

    Обратите внимание: именно этой датой будет зафиксирован исчисленный и удержанный НДФЛ.

19. Выбрать дату перечисления налога и указать реквизиты платежного поручения.
20. Нажать кнопку «Добавить».
21. Заполнить в табличной части следующие колонки:
    • Получатель дохода — сотрудника, которому выплачивается арендная плата.
    • Начислено — сумму дохода, полученного от предоставления в аренду автомобиля.

    Обратите внимание: программа автоматически рассчитывает суммы НДФЛ и страховых взносов, если они предусмотрены для этого вида дохода.

    • Сумма вычета — сумму вычета по доходу.

    Обратите внимание: Договор аренды имущества не является договором возмездного оказания услуг, по которому можно предоставить сотруднику вычет по НДФЛ на основании п. 2 ст. 221 НК РФ. Осторожным налогоплательщикам рекомендуем в данном случае не предоставлять вычет. Если налогоплательщик все же решился на этот шаг, рекомендуем обеспечить себе аргументы для возможных вопросов со стороны налоговых органов.

    • НДФЛ — данные рассчитанного налога.

    Обратите внимание: дважды кликнув по ячейке, можно увидеть более подробную информацию об исчислении НДФЛ.

    • К выплате — сумму выплаты по договору аренды.
22. Открыть блок «Подписи не указаны», в поле «Исполнитель» выбрать исполнителя и его должность.
23. Нажать кнопку «Провести».
24. По кнопке «Печать» можно сформировать справку о регистрации прочих расходов, которую можно оформить и хранить в качестве первичного документа.

    

25. Перейти в раздел «Зарплата», затем «Отражение зарплаты в бухучете».
26. Программа автоматически заполнит данные:
    • На вкладке «Начисленная зарплата и взносы» операцию вида «Доходы контрагентов». После синхронизации в бухгалтерской программе будет сформирована проводка по кредиту счета 76.10 «Прочие расчеты с физическими лицами» и дебету счета затрат, указанного в «способе отражения» на той же вкладке документа.
    • На вкладке «Начисленный НДФЛ» запись на сумму удержанного НДФЛ с видом операции «НДФЛ с доходов контрагентов». После синхронизации на стороне бухгалтерской программы будет сформирована проводка дебет 76.10 «Прочие расчеты с физическими лицами» и кредит 68.01.1 «НДФЛ исчисленный налоговым агентом».

    Обратите внимание: перечисление денежных средств в бюджет на сумму НДФЛ и сотруднику в сумме арендной платы оформляется и проводится в программе «1С:Бухгалтерия».

    

1С:Бухгалтерия

Для отражения расходов по арендной плате в целях налога на прибыль, а также для формирования проводок по бухгалтерскому учету арендной платы, кредиторской задолженности и НДФЛ, выполните следующие действия:

1. Перейти в раздел «Операции», затем «Операции, введенные вручную».
2. Нажать кнопку «Создать», затем «Операция».
3. Внести проводки:
   • Начисление арендной платы — Дт 26 (20, 44 и т. д.) Кт 76.10 «Прочие расчеты с физическими лицами».
   • Удержание НДФЛ с начисленной арендной платы — Дт 76.10 «Прочие расчеты с физическими лицами» Кт 68.01.1.

   

4. Перейти в раздел «Операции», затем блок «Единый налоговый счет».
5. Выбрать «Уведомления» и создать «Уведомление об исчисленных суммах налогов» по сроку уплаты (28 число соответствующего месяца).
6. Указать дату регистрации документа в системе.
7. Выбрать организацию-арендатора.
8. По кнопке «Заполнить» выбрать в списке налогов «НДФЛ исчисленный налоговым агентом» и/или «НДФЛ с доходов свыше предельной величины, исчисленный налоговым агентом».
9. Нажать кнопку «Выбрать».
10. Программа автоматически заполнит сумму, ориентируясь на соответствующее сальдо на счете 68.01.
11. Нажать кнопку «Провести и закрыть».

Чтобы правильно отразить в отчетности по НДФЛ суммы дохода и налога, выполните следующие действия:

1. Перейти в раздел «Зарплата и кадры», затем «Все документы по НДФЛ».
2. Нажать на кнопку «Создать» и выбрать вид документа «Операция учета НДФЛ».
3. Выбрать организацию.
4. Указать дату регистрации документа в информационной базе.
5. Выбрать арендодателя.
6. Указать дату выплаты по договору аренды, на которую будет удержан налог, в поле «Дата операции».
7. Перейти на вкладку «Доходы».
8. Отразить в табличной части сумму полученного дохода, заполнив следующие колонки:
   • Дата получения дохода — дату перечисления сотруднику арендной платы.
   • Код дохода — 2400.
   • Вид дохода — «Прочие доходы (основная налоговая база)».
   • Сумма дохода — сумму дохода, полученного от предоставления в аренду автомобиля.
   • Строка Раздела 2 Расчета 6-НДФЛ — «Включать только в строку 110».
   • Обособленное подразделение — при необходимости.

   

9. Перейти на вкладку «Исчислено по 13% (30%) кроме дивидендов».
10. Указать в табличной части сумму исчисленного налога, заполнив следующие колонки:
    • Дата получения дохода — дату получения дохода.
    • Вид дохода — «Прочие доходы (основная налоговая база)».
    • Сумма — сумму исчисленного налога с дохода, полученного от предоставления в аренду автомобиля.
    • Обособленное подразделение — при необходимости.

    

11. Перейти на вкладку «Удержано по всем ставкам».
12. Указать сумму удержанного налога, заполнив следующие колонки:
    • Дата получения дохода — дату получения дохода.
    • Ставка налогообложения — 13% (для нерезидента 30%).
    • Ставка — ставку удержанного налога. В общем случае — 13%.
    • Сумма — сумму удержанного налога с дохода, полученного от предоставления в аренду автомобиля.
    • Срок перечисления — «Не позднее следующего за выплатой дохода дня (для прочих доходов)».
    • Код дохода — 2400.
    • Вид дохода — «Прочие доходы (основная налоговая база)».
    • Сумма выплаченного дохода (2016–2020 гг.) — только если регистрируется доход 2016–2020 годов.
    • Обособленное подразделение — заполняется в случае, если арендованный автомобиль используется для нужд обособленного подразделения.
13. Нажать кнопку «Провести и закрыть».

    

14. Переходим в раздел «Банк и касса», затем «Платежные поручения».
15. Создаем платежное поручение на перечисление НДФЛ в бюджет в составе ЕНП.
16. На основании платежного поручения создать документ «Списание с расчетного счета».

    Обратите внимание: зачет ЕНП в счет уплаты НДФЛ, задолженность по которым перенесена на счет 68.90 «Единый налоговый счет», выполняется автоматически регламентной операцией «Зачет аванса по единому налоговому счету» в составе обработки «Закрытие месяца».

17. Чтобы проверить правильность отражения начисленной арендной платы сотруднику в учете по НДФЛ, необходимо перейти в раздел «Зарплата и кадры», затем «Отчеты по зарплате».
18. Сформировать отчет «Регистр налогового учета по НДФЛ».

Резюмируя

• Доходы, которые получает сотрудник от сдачи в аренду своего автомобиля, должны облагаются НДФЛ.
• ТС без экипажа не облагается страховыми взносами.
• Если ТС с экипажем, то страховыми взносами облагаются только выплаты за услуги по управлению автомобилем и его технической эксплуатации.
• Организация может учесть всю сумму по договору аренды при исчислении налога на прибыль.
• Аренду автомобиля сотрудника можно отразить как в бухгалтерском, так и в налоговом учете.

Подписывайтесь на Telegram-канал «ЛК 1С‑Рарус отвечает», чтобы не пропустить новые выпуски.