17 июля 2025
1C-RarusTechDay 2025
8-я открытая техническая конференция для специалистов 1С
Зарегистрироваться
Как отразить аренду автомобиля сотрудника?
Как отразить аренду автомобиля сотрудника?

Как отразить аренду автомобиля сотрудника?

21.06.2023
19 мин
81638

Статья будет полезна бухгалтерам, сотрудникам кадровых служб и руководителям.

Организации могут заключать договоры аренды транспортных средств с сотрудниками. В новом выпуске разберем, как отражать такое действие в налоговом и бухгалтерском учете в программах 1С.

Что входит в состав договора?

Объектом договора может выступать любое транспортное средство. Например, автомобиль, автобус или водное транспортное средство.

Условиями договора является предоставление одной стороной транспортного средства на определенный срок во временное владение и пользование или во временное пользование, а другой — плата за такое право.

Сторонами договора в данном случае являются арендатор — организация, и арендодатель — сотрудник.

Обратите внимание: сотрудник должен являться собственником передаваемого в аренду имущества или быть уполномоченным собственником на такие действия.

Какие виды договора бывают?

Существуют два вида договора аренды транспортных средств:

  1. С экипажем. В этом случае сотрудник предоставляет организации транспортное средство за плату во временное владение и пользование и оказывает услуги по управлению им и его технической эксплуатации.
  2. Без экипажа. Сотрудник предоставляет организации транспортное средство за плату во временное владение и пользование без оказания услуг по управлению им и его технической эксплуатации.

Как отражать аренду в налоговом учете?

НДФЛ

Доходы, которые получает сотрудник от сдачи в аренду своего автомобиля, должны облагаться НДФЛ.

Обратите внимание: к этому же правилу относятся оказание услуг по управлению транспортным средством и его техническая эксплуатация.

Работодатель должен удержать налог и перечислить его в бюджет по месту своего учета не позднее дня, следующего за днем выплаты арендной платы.

Страховые взносы

  • ТС без экипажа. Выплаты в пользу сотрудника не облагаются страховыми взносами на обязательное пенсионное и медицинское страхование, а также страхование по временной нетрудоспособности и материнству.
  • ТС с экипажем. Страховыми взносами облагаются только выплаты за услуги по управлению автомобилем и его технической эксплуатации.

Обратите внимание: страхование от несчастных случаев предполагает взносы с арендной платы за услуги по управлению и эксплуатации транспорта только если такая обязанность установлена договором аренды.

Налог на прибыль

Такие затраты относятся к прочим расходам, связанным с производством и (или) реализацией, а плата за услуги по управлению транспортным средством — в расходы на оплату труда.

Организация может учесть всю сумму по договору аренды при исчислении налога на прибыль.

Как отражать аренду в бухгалтерском учете?

Затраты отражаются в составе расходов по обычным видам деятельности.

Обратите внимание: затраты также могут учитываться в составе прочих расходов.

Как отразить аренду автомобиля сотрудника в программах «1С:Предприятие 8.3»?

1С:Зарплата и управление персоналом

Для отражения аренды автомобиля сотрудника необходимо выполнить в 1С:ЗУП следующие действия:

  1. Перейти в раздел «Настройка», затем «Расчет зарплаты».
  2. Установить флажок «Регистрируются прочие доходы физических лиц, не связанные с оплатой труда».

    Раздел «Расчет зарплаты»

  3. Перейти в раздел «Выплаты», затем «Виды прочих доходов физлиц».
  4. Перейти в документ.
  5. Указать наименование. Например, «Аренда транспорта».
  6. Выбрать вид дохода «Доходы, не являющиеся объектом обложения страховыми взносами».
  7. В поле «Вид дохода (исполнительные листы)» выбрать значение «1 — Заработная плата и иные доходы с ограничением взыскания».
  8. Установить переключатель в положение «Облагается НДФЛ» и указать код дохода НДФЛ — «2400».
  9. В поле «Строка раздела 2 Расчета 6-НДФЛ» указать «Включать только в строку 110».

    Указать наименование «Аренда транспорта»

  10. Перейти в раздел «Зарплата», затем в блоке «См. также» перейти по ссылке «Начисления прочих доходов».
  11. Нажать кнопку «Создать».
  12. Указать месяц, в котором отражается в учете выплаченный доход по договору аренды.
  13. Указать организацию.
  14. Выбрать дату регистрации документа в информационной базе.
  15. Выбрать вид дохода «Аренда транспорта».

    Обратите внимание: программа автоматически заполняет поля «Код НДФЛ», «Вычет» и «Страховые взносы», учитывая настройки вида дохода.

  16. При необходимости заполнить поле «Счет, субконто», чтобы уточнить способ отражения регистрируемого вида дохода в учете.

    Обратите внимание: значение подтягивается из справочника «Способы отражения зарплаты в бухгалтерском учете».

  17. При необходимости заполнить поле «Подразделение».
  18. Указать дату выплаты арендной платы в соответствующем поле.

    Обратите внимание: именно этой датой будет зафиксирован исчисленный и удержанный НДФЛ.

  19. Выбрать дату перечисления налога и указать реквизиты платежного поручения.
  20. Нажать кнопку «Добавить».
  21. Заполнить в табличной части следующие колонки:
    • Получатель дохода — сотрудника, которому выплачивается арендная плата.
    • Начислено — сумму дохода, полученного от предоставления в аренду автомобиля.

    Обратите внимание: программа автоматически рассчитывает суммы НДФЛ и страховых взносов, если они предусмотрены для этого вида дохода.

    • Сумма вычета — сумму вычета по доходу.

    Обратите внимание: Договор аренды имущества не является договором возмездного оказания услуг, по которому можно предоставить сотруднику вычет по НДФЛ на основании п. 2 ст. 221 НК РФ. Осторожным налогоплательщикам рекомендуем в данном случае не предоставлять вычет. Если налогоплательщик все же решился на этот шаг, рекомендуем обеспечить себе аргументы для возможных вопросов со стороны налоговых органов.

    • НДФЛ — данные рассчитанного налога.

    Обратите внимание: дважды кликнув по ячейке, можно увидеть более подробную информацию об исчислении НДФЛ.

    • К выплате — сумму выплаты по договору аренды.
  22. Открыть блок «Подписи не указаны», в поле «Исполнитель» выбрать исполнителя и его должность.
  23. Нажать кнопку «Провести».
  24. По кнопке «Печать» можно сформировать справку о регистрации прочих расходов, которую можно оформить и хранить в качестве первичного документа.

    Начисление прочих доходов

  25. Перейти в раздел «Зарплата», затем «Отражение зарплаты в бухучете».
  26. Программа автоматически заполнит данные:
    • На вкладке «Начисленная зарплата и взносы» операцию вида «Доходы контрагентов». После синхронизации в бухгалтерской программе будет сформирована проводка по кредиту счета 76.10 «Прочие расчеты с физическими лицами» и дебету счета затрат, указанного в «способе отражения» на той же вкладке документа.
    • На вкладке «Начисленный НДФЛ» запись на сумму удержанного НДФЛ с видом операции «НДФЛ с доходов контрагентов». После синхронизации на стороне бухгалтерской программы будет сформирована проводка дебет 76.10 «Прочие расчеты с физическими лицами» и кредит 68.01.1 «НДФЛ исчисленный налоговым агентом».

    Обратите внимание: перечисление денежных средств в бюджет на сумму НДФЛ и сотруднику в сумме арендной платы оформляется и проводится в программе «1С:Бухгалтерия».

    Отражение зарплаты в бухучете

1С:Бухгалтерия

Для отражения расходов по арендной плате в целях налога на прибыль, а также для формирования проводок по бухгалтерскому учету арендной платы, кредиторской задолженности и НДФЛ, выполните следующие действия:

  1. Перейти в раздел «Операции», затем «Операции, введенные вручную».
  2. Нажать кнопку «Создать», затем «Операция».
  3. Внести проводки:
    • Начисление арендной платы — Дт 26 (20, 44 и т. д.) Кт 76.10 «Прочие расчеты с физическими лицами».
    • Удержание НДФЛ с начисленной арендной платы — Дт 76.10 «Прочие расчеты с физическими лицами» Кт 68.01.1.

    Документ «Операция»

  4. Перейти в раздел «Операции», затем блок «Единый налоговый счет».
  5. Выбрать «Уведомления» и создать «Уведомление об исчисленных суммах налогов» по сроку уплаты (28 число соответствующего месяца).
  6. Указать дату регистрации документа в системе.
  7. Выбрать организацию-арендатора.
  8. По кнопке «Заполнить» выбрать в списке налогов «НДФЛ исчисленный налоговым агентом» и/или «НДФЛ с доходов свыше предельной величины, исчисленный налоговым агентом».
  9. Нажать кнопку «Выбрать».
  10. Программа автоматически заполнит сумму, ориентируясь на соответствующее сальдо на счете 68.01.
  11. Нажать кнопку «Провести и закрыть».

Чтобы правильно отразить в отчетности по НДФЛ суммы дохода и налога, выполните следующие действия:

  1. Перейти в раздел «Зарплата и кадры», затем «Все документы по НДФЛ».
  2. Нажать на кнопку «Создать» и выбрать вид документа «Операция учета НДФЛ».
  3. Выбрать организацию.
  4. Указать дату регистрации документа в информационной базе.
  5. Выбрать арендодателя.
  6. Указать дату выплаты по договору аренды, на которую будет удержан налог, в поле «Дата операции».
  7. Перейти на вкладку «Доходы».
  8. Отразить в табличной части сумму полученного дохода, заполнив следующие колонки:
    • Дата получения дохода — дату перечисления сотруднику арендной платы.
    • Код дохода — 2400.
    • Вид дохода — «Прочие доходы (основная налоговая база)».
    • Сумма дохода — сумму дохода, полученного от предоставления в аренду автомобиля.
    • Строка Раздела 2 Расчета 6-НДФЛ — «Включать только в строку 110».
    • Обособленное подразделение — при необходимости.

    Операция учета НДФЛ

  9. Перейти на вкладку «Исчислено по 13% (30%) кроме дивидендов».
  10. Указать в табличной части сумму исчисленного налога, заполнив следующие колонки:
    • Дата получения дохода — дату получения дохода.
    • Вид дохода — «Прочие доходы (основная налоговая база)».
    • Сумма — сумму исчисленного налога с дохода, полученного от предоставления в аренду автомобиля.
    • Обособленное подразделение — при необходимости.

    Вкладка «Исчислено по 13% (30%) кроме дивидендов»

  11. Перейти на вкладку «Удержано по всем ставкам».
  12. Указать сумму удержанного налога, заполнив следующие колонки:
    • Дата получения дохода — дату получения дохода.
    • Ставка налогообложения — 13% (для нерезидента 30%).
    • Ставка — ставку удержанного налога. В общем случае — 13%.
    • Сумма — сумму удержанного налога с дохода, полученного от предоставления в аренду автомобиля.
    • Срок перечисления — «Не позднее следующего за выплатой дохода дня (для прочих доходов)».
    • Код дохода — 2400.
    • Вид дохода — «Прочие доходы (основная налоговая база)».
    • Сумма выплаченного дохода (2016–2020 гг.) — только если регистрируется доход 2016–2020 годов.
    • Обособленное подразделение — заполняется в случае, если арендованный автомобиль используется для нужд обособленного подразделения.
  13. Нажать кнопку «Провести и закрыть».

    Вкладка «Удержано по всем ставкам»

  14. Переходим в раздел «Банк и касса», затем «Платежные поручения».
  15. Создаем платежное поручение на перечисление НДФЛ в бюджет в составе ЕНП.
  16. На основании платежного поручения создать документ «Списание с расчетного счета».

    Обратите внимание: зачет ЕНП в счет уплаты НДФЛ, задолженность по которым перенесена на счет 68.90 «Единый налоговый счет», выполняется автоматически регламентной операцией «Зачет аванса по единому налоговому счету» в составе обработки «Закрытие месяца».

  17. Чтобы проверить правильность отражения начисленной арендной платы сотруднику в учете по НДФЛ, необходимо перейти в раздел «Зарплата и кадры», затем «Отчеты по зарплате».
  18. Сформировать отчет «Регистр налогового учета по НДФЛ».

Резюмируя

  • Доходы, которые получает сотрудник от сдачи в аренду своего автомобиля, должны облагаются НДФЛ.
  • ТС без экипажа не облагается страховыми взносами.
  • Если ТС с экипажем, то страховыми взносами облагаются только выплаты за услуги по управлению автомобилем и его технической эксплуатации.
  • Организация может учесть всю сумму по договору аренды при исчислении налога на прибыль.
  • Аренду автомобиля сотрудника можно отразить как в бухгалтерском, так и в налоговом учете.

Подписывайтесь на Telegram-канал «ЛК 1С‑Рарус отвечает», чтобы не пропустить новые выпуски.

Вы читаете статью из рубрики:
Ответы ЛК «1С-Рарус»

Есть вопросы по статье? Задайте их нам!

Рассылка «Новости компании»: узнавайте о новых продуктах, услугах и спецпредложениях

Посмотреть все рассылки «1С‑Рарус»

Поле не должно быть пустым
Электронная почта указывается только латиницей, обязательно должен присутствовать знак @, доменное имя не может быть короче двух символов

Посмотреть все рассылки «1С-Рарус»

Иконка «Предупреждение» Отправляя эту форму, Вы соглашаетесь с Политикой конфидециальности и даете согласие на обработку персональных данных компанией «1С-Рарус»

Заинтересованы в сотрудничестве?
Нужна консультация?
Свяжитесь с нами!