Работа с 1С:ИТС: 1С:Кабинет сотрудника для кадров на удаленке

Статья будет полезна бухгалтерам, сотрудникам кадровых служб и руководителям.

На сегодняшний день многие организации разрешают сотрудникам работать из дома. В новом выпуске линия консультаций «1С-Рарус» познакомит читателей с новым сервисом ИТС — «1С:Кабинет сотрудника».

Подробнее о сервисе

На данный момент сервис развивается в области бесконтактного подписания кадровых документов.

Основные функции сервиса

• Заявка на изменение личных данных с прикреплением сканов подтверждающих документов.
• Запрос справок с выбором унифицированных форм или нового образца.
• Формирование расчетных листков и просмотр начислений за любой период.
• Отправка заявки на согласование, отражение графика отпусков и его остатка.
• Уведомление об отсутствии и оформление больничного или отпуска за свой счет.
• Согласование заявок руководителем по кадровым вопросам.
• Работа с запросами в программе.
• Доступ к данным/хранение и передача.

Механизм подписания документов

1. Пользователь выписывает в информационной базе документы.

2. Сотрудник заходит в личный кабинет.

   Обратите внимание: сотрудники могут установить приложение «1С:Кабинет сотрудника» на свой смартфон или получить доступ к личному кабинету на компьютере, чтобы производить кадровый электронный документооборот без необходимости посещения офиса.

3. Документы выписываются из базы и попадают в личный кабинет сотрудников.
4. Сотрудника подписывает документ. Документооборот считается завершенным.

Выпуск ЭЦП

Для того, чтобы обмениваться в электронном виде документами, нужно руководствоваться следующим:

• Для тех, кто отправляет документы из информационной базы, потребуется усиленная квалифицированная ЭЦП со стороны работодателя.

  Обратите внимание: ее можно получить либо в ФНС, либо заказать сервис «1С-Подпись» и выпустить подпись. Любая подпись, выпущенная удостоверяющим центром, подходит для этих целей.

• Получатель документов (сотрудник) может использовать усиленную неквалифицированную ЭЦП.

  Обратите внимание: сотрудник может получить ее в своем личном кабинете бесплатно. В ней нужно будет периодически менять пароль. Сама подпись хранится в облачной части сервиса «1С:Кабинет сотрудника».

Подключение «1С:Кабинет сотрудника»

Сервис подключается из конфигураций, выпущенных фирмой «1С».

Рассмотрим подключение на примере «1С:Зарплата и управление персоналом».

Для подключения пользователю необходимо:

1. Перейти в раздел «Кадры», затем «Сервис 1С:Кабинет сотрудника».

   

2. Происходит первичное подключение к сервису.
3. Указать адрес сервиса вашего предприятия в Интернете.
4. Отразить название организации.

5. Выбрать из базы ответственного сотрудника.

   Обратите внимание: в базе у сотрудника должны быть указаны телефон и e-mail.

   

6. Нажать кнопку «Подключить». Происходит регистрация сервиса.

   

7. На телефон ответственного лица, который был указан при регистрации в базе, приходит код подтверждения, который необходимо вписать в строку и нажать кнопку «Продолжить».
8. Придумать пароль для входа в облачную часть сервиса.

9. Нажать «Продолжить». Происходит подключение к сервису.

   

10. Перейти в публикацию сотрудников.
11. Указать подразделение, сотрудников которого необходимо публиковать.
12. Проставить галочки.

13. Нажать «Обновить публикацию». Происходит связь облачной части сервиса «1С:Кабинет сотрудника» с информационной базой. Сотрудники публикуются в кабинете сотрудника.

    Обратите внимание: если сотрудник увольняется, его личный кабинет можно удалить.

    

14. Перейти в облачную часть сервиса.

15. На вкладке «Администрирование» выбрать сотрудников, которых нужно опубликовать.

    Обратите внимание: сотрудники перенеслись из конфигурации в облачную часть, но личный кабинет на них еще не создан.

16. Нажать кнопку «Выполнить» и выбрать пункт «Создать кабинеты».

17. Нажать «Отправить приглашение».

    Обратите внимание: В Google Play или AppStore можно скачать мобильное приложение «1С:Кабинет сотрудника».

    

    

    

18. В настройках раздела «Администрирование» установить галочку «Использовать кадровый ЭДО».

    Обратите внимание: без этой галочки кадровые документы не будут передаваться сотрудникам. Возможность заказывать справки и отпуска останется, но документы не будут приходить в личный кабинет.

19. Ответственным сотрудникам необходимо скачать и установить корневой сертификат для работы с ЭЦП. Сертификат скачивается на компьютер.

20. Необходимо нажать правой клавишей мыши по сертификату, выбрать пункт «Установить сертификат».

    

21. Установить флажок «Поместить все сертификаты в следующее хранилище».
22. Нажать кнопку «Обзор».
23. Выбрать пункт «Доверенные корневые сертификаты».

24. Нажать «ОК». Сертификат устанавливается, и дальше можно работать с кабинетом сотрудника.

    

Настройка личного кабинета администратора сервиса

Работа с мобильным приложением

В мобильном приложении сервиса можно:

• ввести отсутствия;

  

• подать заявление на отпуск;

  Обратите внимание: в программе появилась функциональная возможность указания, кто будет замещать сотрудника, а также функционал согласования.

  

• получить информацию по зарплате, когда приходят расчетные листки;
• заказать справку.

Обратите внимание: аналогичный функционал реализован и в компьютерной версии.

При необходимости можно приложить документы и отправить на согласование.

После синхронизации облачной части информационной базы ответственному лицу в «Мои задачи» поступает задача на оформление отпуска. Он может принять задачу к исполнению или перенаправить на другое ответственное лицо.

1. В разделе «Администрирование», затем «Органайзер» назначаются ответственные лица, которые будут:

   • отвечать за работу кабинета сотрудника;
   • выполнять необходимые действия по принятию заявок, отправке справок и т. д.

2. Необходимо проставить галочки «Бизнес-процессы и задачи».

   

3. Перейти по ссылке «Роли и исполнители задач».

4. Выбрать ответственные лица, которые будут отвечать за работу сервиса.

   Обратите внимание: пользователей может быть несколько. Между ними можно перераспределять задачи.

   

Настройка отправки кадровых документов в самой базе

Для этого необходимо:

1. Выбрать «Настройка», затем «Кадровый учет».
2. Установить флажок «Используется интеграция с порталом Работа в России с кабинетом сотрудника».
3. Теперь документы из базы будут отправляться в личный кабинет сотрудника, где он сможет их подписать усиленной неквалифицированной ЭЦП и прислать обратно в базу.

Обратите внимание: документы доступны только владельцу личного кабинета. Никто другой не может посмотреть эти документы. При настройке можно настроить, что расчетные листки может просматривать руководитель.

Готово! В новом выпуске мы рассмотрели возможности сервиса, настроили подключение сервиса «1С:Кабинет сотрудника» к информационной базе и создали личный кабинет администратора сервиса.

В следующем выпуске ответим на вопросы читателей.

Чтобы не пропустить, подписывайтесь на Telegram-канал «ЛК 1С‑Рарус отвечает».