Правила заверения копии трудовой книжки

Статья будет полезна сотрудникам кадровых служб и руководителям.

Сотрудник организации попросил работодателя сделать заверенную копию трудовой книжки. Какие действия должен предпринять отдел кадров, чтобы сделать правильное заверение трудовой книжки? — рассмотрим в статье линии консультаций «1С‑Рарус».

Может ли сотрудник попросить работодателя заверить трудовую книжку?

Часть 1 статьи 62 Трудового кодекса РФ устанавливает, что сотрудник может запросить у работодателя заверенную копию трудовой книжки.

Обратите внимание: работодатель должен на бесплатной основе предоставить заверенную копию в течение трех рабочих дней после получения заявления.

Какие листы трудовой книжки необходимо заверить?

Заверению подлежат только те листы, которые содержат какие-либо записи.

Для заверения копии трудовой книжки, нужно сделать отметку со следующей информацией:

надпись «Верно» или «Копия верна»;
наименование должности лица, заверившего копию;
подпись лица, заверившего копию;
расшифровка подписи (фамилия и инициалы);
дата заверения копии документа.

Обратите внимание: если заверенная копия передается во внешнюю организацию, то в отметке также необходимо указать место хранения документа, с которого была изготовлена копия, а также поставить печать организации.

Как оформить копии документа?

Если работодатель оформляет копию нескольких страниц трудовой книжки, то ему необходимо выбрать один из следующих вариантов:

Заверить каждый лист копии.
Заверить все листы вместе. Для этого нужно:
- сшить листы нитью;
- пронумеровать их;
- сделать надпись «Копия» на первом листе;
- вывести на оборот последнего листа копии концы прошивочной нити и опломбировать их;
- на последнем листе написать «Верно» или «Копия верна»;
- указать «Всего прошито, пронумеровано и заверено __ листов»;
- отразить надпись о месте хранения оригинала документа.

Обратите внимание: работодатель должен проставить печать на копии трудовой книжки так, чтобы она охватывала подпись лица, заверившего копию.

Подписывайтесь на Telegram-канал «ЛК 1С‑Рарус отвечает», чтобы не пропустить новые выпуски.