Цифровая трансформация: новые возможности 1С:Документооборот

Статья будет полезна администраторам, бухгалтерам, юристам, делопроизводителям, руководителям.

Программный продукт «1С:Документооборот» — это современная ECM‑система для автоматизации документооборота, включая создание, согласование и подписание документов. Подходит для учета входящих, исходящих, договорных, кадровых и организационно‑правовых документов.

В статье познакомим вас со следующими темами:

• Что представляет собой 1С:Документооборот?
• Функциональные возможности новых версий программы.

Что представляет собой 1С:Документооборот?

«1С:Документооборот» — это обширная система, позволяющая закрыть потребности организации в области создания, согласования и подписания документов.

Познакомимся с возможностями программного продукта ближе.

1. Управление документами

• Хранение документов: все документы хранятся в структурированном виде, что упрощает поиск и доступ. Документы можно просмотреть по видам, можно настроить фильтр:
  • По периоду создания документа.
  • По тематикам документа.
  • По организации, если учет ведется по нескольким организациям.
  • По контрагентам, чтобы увидеть, сколько документов создано по каждому контрагенту.
  • По проекту, если организация ведет проектную деятельность.

• Поиск документов: быстрый поиск по реквизитам, содержимому или ключевым словам.

  

Ключевые функции:

• Доступность: разграничение прав доступа к документам для разных пользователей.

Доступ можно расширить с помощью расширения прав на определенный вид документа. Например, юристы организации должны видеть все договоры, которые созданы в 1С:Документооборот, независимо от того, находятся ли документы в процессе согласования или нет.

Обратите внимание: по умолчанию происходит расширение для пользователей, которые создают документ, указаны в карточке документа или участвуют в обработке документа.

• Контроль версий: возможность отслеживать изменения в документах и возвращаться к предыдущим версиям.

Когда создается проект договора, пользователь прикладывает файл проекта. В процессе согласования в него могут вноситься правки. В 1С:Документооборот можно посмотреть все версии договора и при необходимости вернуться к одной из них.

Обратите внимание: в программе показываются сами изменения, их автор и дата изменения.

2. Настройка обработки документов

Основные функции:

• Маршрутизация документов:настройка маршрутов движения документов между отделами и сотрудниками.
• Автоматизация процессов:настройка сценариев обработки документов.

В 1С:Документооборот ред. 3.0 есть возможность настроить обработку каждому виду документа. В каждой обработке можно настроить необходимых сотрудников, которые в ней участвуют. Также обработку можно изменить — расширить или уменьшить, в зависимости от условий.

Обратите внимание: обработку можно поделить по тематикам или организациям, в зависимости от условий работы клиента.

Обработки могут запускаться вручную или автоматически при создании или регистрации документа.

• Шаблоны документов: использование шаблонов для быстрого создания стандартных документов.

Пользователь может настраивать автозаполнение документов с помощью шаблонов. Эта функция позволяет минимизировать ошибки пользователя при ручном заполнении документа. Например, если организация работает со всеми контрагентами только по одному договору, то можно автоматически вносить изменяемые данные (название контрагента, сумма и т. д.), оставляя основные условия неизменными.

3. Контроль исполнения

Ключевые функции:

• Назначение сроков: установка сроков исполнения для задач и документов.

В каждом документе или обработке пользователь может установить сроки исполнения. Срок может быть выражен в днях или часах. Такой функционал облегчает процесс контроля исполнения и минимизирует вероятность нарушения установленных сроков.

Обратите внимание: при настройке обработки можно выбрать определенный срок исполнения, который по умолчанию будет устанавливаться во всех документах этого типа.

• Отчеты по исполнению: формирование отчетов о выполнении задач и документов.

Все отчеты находятся в программе «1С:Документооборот» и представлены в виде множества шаблонов, чтобы пользователь мог самостоятельно выбрать подходящий для него вид отчетности, исходя из потребностей.

В программе можно настроить ежедневную, еженедельную или ежемесячную рассылку с текущим состоянием процессов.

• Контроль статусов: отслеживание текущего состояния задач (выполнено, в работе, просрочено).

В программе есть отчет‑справка об исполнительской дисциплине, в которой собраны все организации, подразделения и сотрудники. В отчете указано общее количество задач и их статус на текущий момент. Отчет может быть полезен руководителям для отслеживания динамики выполнения задач, например, по итогам месяца.

4. Работа с электронной почтой

Ключевые функции:

• Импорт писем: автоматический импорт писем из почты в систему.
• Создание писем: возможность создавать и отправлять письма напрямую из программы.

Благодаря этим функциям становится прозрачной работа делопроизводителя, который обрабатывает входящую и исходящую корреспонденцию. Также пользователь может обрабатывать поступающие письма и видеть, на основании чего использованы те или иные документы в письме.

5. Отчеты и аналитика

Ключевые функции:

• Стандартные отчеты: готовые отчеты по задачам, документам, срокам исполнения.

Отчеты заполняются автоматически. В зависимости от установленных пользователю прав, он видит определенное количество документов и обработок.

• Настраиваемые отчеты: возможность создавать собственные отчеты с необходимыми параметрами.

Если пользователь хочет расширить отчет, добавив в него какие‑либо поля, увеличить аналитику, настроить фильтры, то в 1С:Документооборот можно воспользоваться настраиваемыми отчетами.

Обратите внимание: на такие отчеты пользователь также может раздать права ответственным сотрудникам.

6. Интеграция с другими системами

1С:Документооборот легко интегрируется с другими системами, что позволяет создать единое информационное пространство для всех бизнес‑процессов.

В программу добавлены гиперссылки и команды, позволяющие быстро передавать различные элементы 1С:Документооборота: документы, вложенные файлы, процессы, задачи, историю переписки и другие данные.

Бесшовная интеграция с 1С:Документооборотом встроена в следующие типовые решения:

• «1С:Бухгалтерия предприятия 8», редакция 3.0.
• «1С:Зарплата и управление персоналом 8», редакция 3.0.
• «1C:ERP Управление предприятием 2», редакция 2.
• «1C:ERP Управление холдингом», редакция 3.
• «1С:Управление торговлей 8», редакция 11.
• «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8», редакция 2.0.
• «1С:Управление холдингом 8» (все редакции).
• «1С:Комплексная автоматизация 8», редакция 2.
• «Система проектирования прикладных решений».

Такая интеграция позволяет создать единое информационное пространство для всех бизнес‑процессов организации.

Функциональные возможности новых версий программы

Работа с задачами

• Задачи мне: отбор задач по виду приложения.

Благодаря этому функционалу пользователю легче работать с видами документов. С помощью возможностей программы пользователю доступен не только быстрый поиск нужной задачи, но и создание виджетов на основе списка «Задачи мне».

Обратите внимание: режим группировок сохранен в новом функционале продукта.

• Шаблоны задач с исполнителями: создание шаблонов для повторяющихся задач.

Когда пользователь отправляет задачу на поручение, он может создать для своего удобства шаблон задач. В шаблоне отражается:

• Наименование задачи.
• Ответственные, которые всегда участвуют в исполнении данного вида задач.
• Приоритетность задачи.
• Срок исполнения.

• Отображение переписки: входящая и исходящая корреспонденция.

Функционал подойдет для работы с электронной почтой. Если в реестре документов выбрать документ, то справа в окне «Предпросмотр» появится кнопка «Переписка», где можно посмотреть историю переписки. Это позволяет смотреть всю необходимую информацию напрямую из реестра документов.

• Добавление участников: включение сотрудников в обработку документов.

Ранее для того, чтобы добавить дополнительного согласующего в обработку документа, необходимо было из задач переходить в карточку документа, открывать вкладку «Обработка», затем «Согласования» и вручную добавлять пользователя.

В новом функционале соответствующая кнопка появилась в самой задаче, что значительно упрощает бизнес‑процесс.

• Отметка выполнения действий: фиксация выполнения задач вне программы.

Например, если пришел документ и прошел срочное согласование в бумажном виде. В программе необходимо отметить, что документ согласован и подписан. В новом функционале задачи можно выделить в обработке документа, указать статус и нажать кнопку «Отметить выполнение вне программы». В этом случае программа зафиксирует, что действие выполнено.

Таким образом, документ не будет висеть в статусе «Не подписан» или «Не согласован», а статус поменяется на тот, который указал пользователь.

• Отметка об изменении версий файлов: контроль версий документов.

Теперь в листе ознакомления красным шрифтом выделяется отметка об изменении версии файла.

Например, ранее согласовывалась одна версия файла, а на конечном этапе файл был изменен. Программа подсветит пользователю, что версия файла изменилась и отличается от той, что была согласована ранее.

• Разные сроки исполнения: гибкие настройки сроков для различных задач.

Ранее, когда отправлялись действия все сразу, срок указывался единым для всех действий. Например, если было задействовано несколько пользователей в процессе согласования, то для них выставлялся единый срок исполнения.

Теперь в настройке обработки можно указывать разные сроки, нажав на соответствующую кнопку.

Таким образом, могут выставляться разные строки в зависимости от пользователя, который должен выполнить то или иное действие.

• Автоматическое заполнение реквизитов: «Контроллер» и «Обрабатывающий результат».

Когда задача приходит на рассмотрение пользователю, использовалась кнопка «Направить на рассмотрение», чтобы указать исполнителя. Нижняя часть экрана оставалась пустой, где пользователь должен был указать, кто будет проверять, в какой срок и кто является контроллером.

Новый функционал автоматически заполняет эту часть, подтягивая данные из самой задачи на рассмотрение.

Обратите внимание: при необходимости пользователь может вручную поменять данные.

• Сервис распознавания документов: автоматическое распознавание и обработка.

В новом функционале сервис работает в полном объеме. С его помощью можно быстро извлекать текст из поступающих в базу сканов документов в ручном или автоматическом режимах.

• Новые разрезы правил обработки: настройку обработки документа можно выполнить через новые разрезы правил обработки.

В новом функционале появились следующие разрезы правил обработки:

• грифы доступа;
• важность;
• организации;
• подразделения;
• тематики документов;
• формы документов.

С помощью этих разрезов пользователь может более точно настроить правила обработки документов.

• Условия проверки выполнения действий: контроль выполнения задач и копирование настроек обработки.

Пользователь может выгружать в файл условия обработки. Например, если он хочет изменить какое‑либо действие в обработке документа. Чтобы заново не набирать эти действия, можно выгрузить их в файл, поставить обработку «Действует до ...» и добавить новую обработку. Пользователь выбирает «Загрузить из файла», затем выбирает необходимую обработку и приступает к ее редактированию.

Таким образом, копируются и правила обработки, и сама обработка. Пользователю необходимо только добавить или убрать определенные действия.

Нормативно-справочная информация

• Основные контактные лица контрагентов: управление контактами.

В новой версии представлена функция «Мастер изменения должности/подразделения сотрудника».

Например, если сотрудник переводится в другое подразделение, можно воспользоваться мастером перевода. Для этого пользователю необходимо перейти в карточку сотрудника, выбрать его подразделение, нажать кнопку «Перевод сотрудника», указать замещающих сотрудников и сохранить изменения.

Программа запишет данные и автоматически внесет правки во все документы, в соответствии с датой изменения данных.

• История изменения ФИО сотрудников: отслеживание изменений в данных.

Аналогично можно изменить фамилию сотрудника, нажав на соответствующую кнопку.

Обратите внимание: для правильной синхронизации данных во всех документах необходимо указать, с какого числа действуют изменения в информации о сотруднике.

• Настройка доступности по состоянию: возможность установить в строке или столбце.

Новый функционал позволяет выбрать одну из двух кнопок — «Установить в строке» или «Установить в столбце».

Ранее пользователь должен быть указывать вручную для каждого действия разрешение или запрет. В новой версии пользователь может выбрать строку или столбец и там внести изменения.

Благодаря этому функционалу упрощается настройка доступности, что ускоряет работу администратора.

Мероприятия

• Автопротоколирование совещаний: использование сервиса «Таймлист».

В последней версии появились новые возможности по мероприятиям. Пользователь может вести запись мероприятия, после чего сервис «Таймлист» распознает всю полученную информацию. Далее можно перенести всю расшифровку в протокол.

Обратите внимание: для корректности использования сервиса необходимо указать количество спикеров на мероприятии.

• Обработка мероприятия: управление событиями и встречами.

По каждому виду мероприятия можно настроить свою обработку так же, как и с документами. Пользователь также может установить ответственных за каждый этап и назначить сроки исполнения.

Обмен документами

• 1С:Share: возможность поделиться документами.

Пользователь может поделиться документами из 1С:Документооборот независимо от того, является ли получатель документа пользователем 1С.

Заключение

«1С:Документооборот» — это функциональная и постоянно улучшающаяся система, необходимая бизнесу для цифровизации документооборота, улучшения качества выполнения задач и сокращения времени на согласование.