Ответы на ТОП-10 вопросов по 1С:Архив

Статья будет полезна бухгалтерам, делопроизводителям, сотрудникам архивного отдела.

Не так давно «1С‑Рарус» выпустил статью по новым возможностям программного продукта «1С:Архив». Выпуск вызвал большой отклик среди читателей, поэтому специалисты компании решили ответить на самые интересные из них.

Предусмотрена ли в 1С:Архиве интеграция с системами электронного обмена документами с контрагентами, такими как Контур.Диадок и СБИС?

Прямой интеграции с данными системами не предусмотрено и не планируется. Если любая из этих систем интегрирована с 1С:Документооборотом или другой учетной программой «1С», то документы, поступившие по 1С‑ЭДО, Контур.Диадок или СБИС, могут быть переданы по интеграции на хранение в 1С:Архив.

Какие форматы подписей при приеме усовершенствуются до Cades‑A?

Все форматы подписей линейки Cades усовершенствуются до формата архивного хранения Cades‑A v.3, независимо от срока действия сертификата электронной подписи.

Требуется ли хранить оригиналы документов на бумаге, если в 1С:Архив загружены их скан-копии?

Уничтожение оригинала документа в бумаге при условии хранения его скан-копии в СХЭД на данный момент не допускается. Законопроект по замещающему сканированию, предполагающий изготовление электронных копий с бумажных подлинников документов с последующим уничтожением бумажного оригинала и продолжением хранения только электронных копий на правах полноценных дубликатов, еще не принят.

Как происходит «перештамповка» документов в 1С:Архиве?

Для всех подписей, срок действия которых истекает менее, чем через год, 1С:Архив добавляет новую архивную метку, обновляет подпись в контейнере и обновляет информацию о подписи в специальном регистре.

Служба штампов времени, к которой обращается 1С:Архив при простановке метки, также имеет свой сертификат с ограниченным сроком действия — обычно это 10‑15 лет. До того, как этот срок истечет, необходимо получить еще одну метку, то есть осуществить так называемую «перештамповку». Информация о последней метке времени и о следующей «перештамповке» отображается в карточке электронной подписи документа.

Как выглядит документ в 1С:Документообороте после передачи в 1С:Архив?

Карточка принятого на хранение в 1С:Архив документа открывается в 1С:Документообороте только на чтение. Файлы документа удаляются по истечении времени, указанного в настройках программы в реквизите «Отсрочка данных уничтоженных или переданных в 1С:Архив документов».

На вкладке «Обзор» карточки документа появляется ссылка на скачивание контейнера документа из 1С:Архива.

Где создаются запросы информации в архив: на стороне 1С:Документооборота или в 1С:Архиве?

На данный момент все запросы информации формируются на стороне 1С:Архива ответственным сотрудником, ответы на запросы также формируются внутри 1С:Архива.

Можно ли вручную загрузить «исторические данные» — документы прошлых лет, которые хранятся вне информационных систем, в локальной папке?

На каждый документ в 1С:Архиве сотрудником создается карточка, заполняются реквизиты, добавляется файл и подписи при их наличии. Файлы могут быть загружены в систему массово с помощью штрихкодирования и потокового сканирования. Возможен вариант доработки массовой загрузки документов из папки.

Поддерживается ли системой функционал штрихкодирования дел для быстрого поиска документов в бумажном архиве?

Начиная с релиза 1.0.9, 1С:Архив поддерживает функционал штрихкодирования дел и документов, который полезен в быстром поиске документа или дела, которые хранятся на бумаге где-то в архиве. Если в системе-источнике документу, переданному в архив, был присвоен штрихкод, то он также передастся в 1С:Архив. Положение и наличие цифр в штрихкоде подлежит настройке.