Миграция данных из 1С:Документооборот 2.1 в 3.0: этапы, риски, решения

Автор

Статья будет полезна ИТ-специалистам и администраторам, руководителям ИТ‑отделов и проект-менеджерам.

Содержание статьи

Зачем нужен 1С:Документооборот 3.0?
Для чего нужна миграция данных?
Пошаговый план миграции
Разбор главных ошибок

Зачем нужен 1С:Документооборот 3.0?

1С:Документооборот 3.0 — это не просто обновление, а переход на новый уровень с улучшенной скоростью, безопасностью и возможностями для бизнеса.

Преимущества:

современный интерфейс и удобство работы;
улучшенная карточка документа;
повышенная производительность;
оптимизированная работа с большими объемами данных;
быстрый поиск;
оптимизация запуска процессов документа;
возможность многопоточности регламентных заданий;
повышенный контроль процессов;
улучшенный механизм индексации и кэширования;
улучшенная гибкость и расширяемость;
улучшенный механизм электронной подписи.

Для чего нужна миграция данных?

Миграция на 1С:Документооборот 3.0 — это организационный процесс, который требует комплексного подхода:

согласование с бизнесом;
аналитика по актуальным документам;
определение ответственных за результаты миграции;
подготовка пользователей;
планирование сроков и ресурсов;
подготовка резервных копий;
оценка рисков.

Успешная миграция данных требует не только технической экспертизы, но и активного участия всех заинтересованных сторон, что обеспечивает согласованность целей и эффективное управление потенциальными рисками в процессе работы.

Пошаговый план миграции

Подготовительный этап

Расчет требований к новой инфраструктуре:

Серверные мощности	Место для выгрузки
	Производительность
Работа с базами данных	Доступ к обеим базам
	Версии платформы и конфигурации
Резервные копии	Обязательные точки сохранения
	Где хранить?
Права и доступы	Кто должен быть в команде?
	Документируйте!

Согласование проекта с заказчиком

Определение критических ролей в проекте (проектный менеджер, технический представитель, ответственный за данные, эксперты).
Определение пунктов в договоре для согласования (сроки миграции на каждом этапе, период тестирования, определение критериев успешности проекта миграции, границы ответственности, необходимость доработок).
Определение инструментов согласования (протоколы решений, чек-лист приемки).

Анализ неиспользуемых объектов

Проведение анализа объектов на предмет используемости (завершенные договоры, выход срока годности документа, черновики или временные файлы, дубликаты, тестовые данные, неактуальные настройки).

Обратите внимание: пользователь не рекомендуется удалять объекты с активными связями, объекты с юридической значимостью и системные настройки.
Пометка объектов на удаление.
Удаление объектов из системы (выгрузка отчета о неиспользуемых объектах, получение согласования об удалении на каждый тип данных, отметка файлов на удаление, проведение бэк-апа, окончательное удаление файлов с помощью стандартных обработок удаления объекта).

Обратите внимание: для поиска объектов на удаление можно пользоваться следующими инструментами в 1С:Документообороте: поиск дублей, обработка и анализ используемых объектов.

Выгрузка данных

Подготовка общей папки для выгрузки данных

Выгрузка данных начинается с подготовки сетевого каталога.

Требования к папке:

расположена на сервере;
имеет достаточный объем памяти для выгрузки данных;
наличие полного контроля папки у пользователя для создания каталогов в процессе выгрузки данных.

Обратите внимание: перед стартом выгрузки рекомендуется провести тестовый запуск на небольшом объеме данных.

Заполнение настроек выгрузки

Ключевыми параметрами при заполнении настроек являются:

Выбор объектов — какие документы и справочники необходимо перенести.
Исключение доработанных объектов путем проставления «галочек» или выбора реквизита «Граница периода» для сортировки по периоду.

Обработка ошибок выгрузки

Выгрузка автоматически отключит регламентные задания. Пользователь должен в режиме реального времени контролировать лог-файл, искать ошибки и предупреждения, проверять заполненность сетевого каталога, чтобы избежать проблем с нехваткой места.

Загрузка данных в 1С:Документооборот 3.0

Подготовка системы-приемника

1С:Документооборот 3.0 должен быть обновлен до актуальной версии.
Проверить наличие свободного места в новой базе.
Закрыть все сеансы пользователей.

Настройка и запуск загрузки

указание пути к сетевой папке;
запуск загрузки.

Выполнение действий при зависании

В процессе загрузки производится ее мониторинг и анализ зависаний из-за возникновения ошибок.

При зависании необходимо предпринимать следующие действия:

анализ лога;
проведение доработок при необходимости или исключение данных с ошибками;
сверка с источником;
проверка ошибок.

Обратите внимание: отсутствие связи с архивным документом не является критической ошибкой при миграции данных.

Настройки системы-приемника

В рамках этого этапа производится настройка объектов в новой системе в соответствии с утвержденным регламентом.

Если настройка изменяет процессы, виды документов и/или другие настройки, рекомендуется отредактировать правила выгрузки в системе-источнике, чтобы автоматическая выгрузка изменения объектов не затерла выполненные изменения.

Порядок проверки результатов миграции

Проверка результатов миграции выполняется в соответствии с перечнем критически важных данных, наличие которых необходимо обеспечить в информационной системе новой версии.

Выделяются следующие этапы проверки:

Количественный контроль — сравнивается количество объектов в старой и новой системах, проверяется правильность связей.
Качественный контроль — выборочная проверка карточек документов, тестирование бизнес-процессов.
Проверка вложений — все файлы в карточках документов должны открываться без нарушений.
Фиксация результатов проверки.

В том случае, если все согласованные с владельцем базы объекты находятся в системе, корректно отображаются, карточки открываются — выгрузка считается успешной.

Порядок нормализации данных

Нормализация данных необходима, если в процессе проверки после миграции данных были обнаружены ошибки. Ошибки могут быть следующих типов:

некорректные данные;
ошибки форматов;
ошибки в новой системе из-за увеличения функционала в сравнении с 1С:Документооборот 2.1.

Чтобы провести нормализацию данных, необходимо выполнить следующий алгоритм:

Выявление проблемных объектов и фиксация данных (для этого используется отчет «Анализ целостности данных» в 1С:Документооборот 3.0).
Согласование списка с заказчиком. Определение критичности (незначительные или блокирующие работу ошибки) и очередности исполнения.
Выбор метода:

ручное исправление (для единичных ошибок);
автоматизация обработки/расширения (для массовых проблем).

Порядок обогащения данных

Обогащение данных производится, если миграция не была проведена в полном объеме. Например, данные, которые были помечены как необходимые, не были переданы полностью из-за ошибок. Обогащение также может потребоваться в процессе эксплуатации.

Типовыми источниками данными могут выступать:

исходная база 1С:Документооборот 2.1;
локальные архивы (Excel, папки с файлами);
внешние системы (CRM, электронная почта).

Для обогащения данных необходимо соблюдать следующую последовательность:

Выявление недостающих данных после миграции или в процессе эксплуатации:
- Что отсутствует?
- Где взять?
Выбор метода переноса:
- стандартные инструменты,
- программные доработки.
Контрольное сопоставление с требованиями:
- проверка полноты,
- анализ корректности.