Нарушает ли отправка расчетных листков закон о персональных данных?

Статья будет полезна бухгалтерам и руководителям.

Работодатель отправляет сотрудникам расчетные листки по электронной почте. Не нарушает ли такое действие требование Законодательства РФ о персональных данных? — ответим в статье линии консультаций «1С‑Рарус».

Что относится к персональным данным?

Под персональными данными понимаются любые данные, относящиеся к прямо или косвенно определенному либо определяемому физическому лицу. Так, например, к персональным данным относятся ФИО работника, паспортные данные, информация о месте жительства и сведения о заработной плате.

Работодатель может производить обработку персональных данных только в случае получения от сотрудника письменного согласия. Тем не менее, в некоторых случаях получение такого согласия не требуется. Например, если субъект персональных данных является выгодоприобретателем или поручителем, а также если работодатель исполняет обязанности по Законодательству РФ.

Обратите внимание: в Законодательстве РФ содержится положение, согласно которому организации не нужно получать согласие на обработку персональных данных, если объем обрабатываемых работодателем персональных данных не превышает установленные перечни, а также соответствует целям обработки, предусмотренным трудовым законодательством.

Нарушает ли отправка расчетных листков закон о персональных данных?

Поскольку в расчетных листках содержится информация о работниках и сведения о зарплате, считается, что расчетные листки содержат персональные данные работников.

При этом отмечается, что требования к Законодательству о персональных данных не нарушаются, если расчетные листки отправляются на адрес электронной почты, доступ к которой имеет только сотрудник, вошедший под своим именем и паролем. Отношения с работниками основаны на трудовых договорах. Следовательно, согласие сотрудников на обработку работодателем персональных данных не является обязательным.

Тем не менее, линия консультаций «1С‑Рарус» рекомендует работодателям получить письменное согласие сотрудников на рассылку расчетных листков по электронной почте.

Резюмируя

• Под персональными данными понимаются любые данные, относящиеся к прямо или косвенно определенному либо определяемому физическому лицу.
• По общим правилам работодатель может производить обработку персональных данных только в случае получения от сотрудника письменного согласия.
• Линия консультаций «1С‑Рарус» рекомендует работодателям получить письменное согласие сотрудников на рассылку расчетных листков по электронной почте.
• Работодатель не нарушает требования законодательства о персональных данных при отправке расчетных листков в электронном виде на адреса электронной почты сотрудников, доступ к которым имеют только сотрудники, вошедшие под своим именем и паролем.

Подписывайтесь на Telegram‑канал «ЛК 1С‑Рарус отвечает», чтобы не пропустить новые выпуски.

Вам также может быть интересно:

• Когда получать согласие ИП на обработку персональных данных — до или после заключения договора?
• Удалять ли персональные данные сотрудников при увольнении?
• Обязательно ли при увольнении отзывать согласие на обработку персональных данных?
• Правомерно ли сообщать персональные данные третьей стороне?
• Уведомлять ли Роскомнадзор перед началом обработки персональных данных?
• Предоставлять ли персональные данные директора для заключения договора с контрагентом?
• Нужно ли ИП подавать уведомление в Роскомнадзор при торговле на маркетплейсе?