Как отразить отпускные в 6-НДФЛ, если отпуск начинается 1 июля 2025 года?

Статья будет полезна бухгалтерам и руководителям.

Работодатель выплатил сотруднику отпускные за 3 дня до начала отпуска — 27 июня. В новом выпуске линии консультаций «1С-Рарус» рассмотрим, как правильно отражать отпускные в расчете 6-НДФЛ, если они были выплачены 27 июня, а отпуск начинается 1 июля.

Учитываются ли отпускные в среднем заработке сотрудника?

Если отпускные выплачиваются до того, как будет известен заработок сотрудника за последний месяц расчетного периода, то после начисления заработной платы за месяц необходимо пересчитать средний заработок.

Следовательно, необходимо руководствоваться следующими правилами:

1. если средний заработок получился больше выплаченной суммы, то работодателю необходимо произвести сотруднику доплату.

   Обратите внимание: поскольку Законодательством РФ не установлены сроки произведения доплаты, рекомендуется закрепить их в локальных нормативных актах организации.

2. если сумма отпускных оказалась больше среднего заработка, то удерживать ее с работника не нужно.

   Обратите внимание: сотрудник может добровольно вернуть переплату в организацию.

Как исчислять НДФЛ с отпускных?

Для определения НДФЛ с отпускных установлены следующие правила:

1. Дата получения дохода в виде отпускных — это дата выплаты дохода.
2. Налог исчисляется на дату получения дохода.
3. Налог удерживается в день фактической выплаты дохода.
4. Налог уплачивается в бюджет в сроки, которые зависят от даты удержания:
   • с 1 по 22 число текущего месяца: уплатить налог в бюджет нужно не позднее 28 числа текущего месяца;
   • с 23 числа по последнее число текущего месяца: налог платится не позднее 5 числа следующего месяца;
   • с 23 по 31 декабря: не позднее последнего рабочего дня года.

Следовательно, если организация выплатила сотруднику отпускные 27 июня 2025 года, то:

• датой получения дохода является 27 июня;
• датой исчисления и удержания налога будет 27 июня;
• уплата налога в бюджет должна быть совершена не позднее 7 июля 2025 года.

Как отразить отпускные в 6-НДФЛ, если отпуск начинается 1 июля 2025 года?

В разделе 1 расчета 6-НДФЛ отражается:

1. сумма исчисленного и удержанного налога, подлежащая перечислению с начала налогового периода;
2. сумма налога, возвращенная с начала налогового периода.

Следовательно, организации должны заполнить в разделе 1 расчета 6-НДФЛ нарастающим итогом строку 020 (удержанный НДФЛ по всем физическим лицам):

• с 1 января по 31 марта включительно: расчет 6-НДФЛ за I квартал;
• с 1 января по 30 июня включительно: расчет 6-НДФЛ за полугодие;
• с 1 января по 30 сентября включительно: расчет 6-НДФЛ за 9 месяцев;
• с 1 января по 31 декабря включительно: расчет 6-НДФЛ за год.

Обратите внимание: сумма, указанная в строке 020, должна быть равна сумме значений всех заполненных строк 021-026 за все периоды.

Поскольку налог был удержан 27 июня 2025 года, его необходимо отразить в строках 020 и 026 расчета 6-НДФЛ за полугодие.

В разделе 2 расчета 6-НДФЛ отражаются обобщенные по всем физическим лицам суммы фактически полученного дохода, исчисленного и удержанного налога нарастающим итогом с начала налогового периода по соответствующей налоговой ставке и соответствующему коду бюджетной классификации.

Так, в разделе 2 заполняются следующие строки:

• Строка 120: общая по всем физическим лицам сумма полученного дохода.
• Строка 131: общая по всем физическим лицам налоговая база по налогу.
• Строка 140: общая по всем физическим лицам сумма исчисленного налога.
• Строка 160: общая по всем физическим лицам сумма удержанного налога.
• Строка 161-166: сумма НДФЛ в зависимости от срока удержания.

Следовательно, если отпускные были выплачены 27 июня, то в разделе 2 необходимо заполнить данные следующим образом:

• Строки 120 и 131: сумма отпускных.
• Строки 140, 160 и 166: сумма НДФЛ с отпускных.

Если сотруднику производилась доплата, то эту сумму и НДФЛ с нее необходимо отразить в расчете 6-НДФЛ за 9 месяцев 2025 года.

Обратите внимание: уточненный расчет 6-НДФЛ за полугодие сдавать не нужно.

Резюмируя

• Если отпускные выплачиваются до того, как будет известен заработок сотрудника за последний месяц расчетного периода, то после начисления заработной платы за месяц необходимо пересчитать средний заработок.
• Поскольку налог был удержан 27 июня 2025 года, его необходимо отразить в строках 020 и 026 раздела 1 расчета 6-НДФЛ за полугодие.
• Если отпускные были выплачены 27 июня, то в разделе 2 расчета 6-НДФЛ за полугодие необходимо заполнить сумму отпускных в строках 120 и 131, а также сумму НДФЛ с отпускных в строках 140, 160 и 166.
• Если сотруднику будет произведена доплата отпускных,, то эту сумму и НДФЛ с нее необходимо отразить в расчете 6-НДФЛ за 9 месяцев 2025 года.

Подписывайтесь на Telegram‑канал «ЛК 1С‑Рарус отвечает», чтобы не пропустить новые выпуски.