Александр Заржецкий, ВЦ «1С-Рарус»
Управленческий учет для предприятий розничной торговли во всем мире используется уже много лет. Широкое применение на российском рынке он приобрел с выпуском программы «1С:Торговля и склад». Там, 5 лет назад, я впервые увидел «галочку» в заголовке документов – соответствующий документ отражается в управленческом учете. С того времени информационные системы сделали серьезные шаги в сторону организации полноценного управленческого учета. Далее я попытаюсь очень кратко рассказать: что такое управленческий учет, и какие возможности дают современные информационные системы для его полноценного ведения.
Можно сказать, что управленческий учет – это набор числовых показателей, используемых для операционного и стратегического управления фирмой. В отличии от бухгалтерского учета, требования и нормативные документы по ведению управленческого учета отсутствуют: все определяется потребностями менеджмента компании. Данными управленческого учета могут быть денежные значения (например, оборот магазина в рублях), натуральные значения (например, среднее количество посетителей магазина в день) или проценты (например, процент средней наценки к цене закупки по группе товаров).
Современный менеджмент предлагает оценивать работу организации в четырех аспектах: финансовом, маркетинговом, операционном и кадровом аспектах. Логично будет разбить данные управленческого учета именно на эти четыре группы. Такое разбиение весьма условно, однако серьезно помогает структурировать данные для последующего анализа.
Данные финансового учета основываются на двух основных показателях: обороте (объеме реализации) и маржинальной прибыли (наценке, разнице между закупочной и розничной ценой реализованного товара). Для целей эффективного управления розницей в первую очередь необходимо знать эти два показателя применительно к организационно-территориальной структуре и товарным категориям. Какой оборот приносит отдельный магазин, отдел в магазине, торговый стеллаж, какая маржа от продажи продуктовой группы, товаров того или иного бренда или поставщика – вот далеко не полный перечень финансовых показателей любого розничного предприятия.
Гораздо сложнее получить маркетинговые данные. Большинство магазинов ограничиваются средней суммой чека: считается, что этот показатель в первую очередь определяет «лицо среднего покупателя». Фирмы, уделяющие большее значение работе с покупателями, как правило, могут сказать о соотношении постоянных и случайных покупателей. Еще более «продвинутые» торговые предприятия ведут развернутую статистику и знают о своем покупателе гораздо больше: соотношение мужчин и женщин, средний возраст покупателя, принадлежность к той или иной социальной группе и т.д. К этой же группе показателей относят данные об эффективности рекламы: процент увеличения оборота после рекламной статьи в газете или увеличение числа покупателей после «запуска» дисконтной программы.
Теперь самое время вспомнить о ресурсах, которыми обладает любое торговое предприятие: торговые площади, оборотные средства, кадры. Если вы попытаетесь разделить финансовые показатели на количество используемых ресурсов, вы получите основные операционные данные. Они будут говорить об эффективности торгового бизнеса: оборот с квадратного метра торговой площади в том или ином магазине, маржинальная прибыль на один рубль, вложенный в товар определенной категории, количество продаж на одного продавца в день и т.д.
Вспомнив ленинский лозунг «кадры решают все», вы наверняка займетесь кадровым учетом, и помимо выручки на одного продавца (этот параметр я отнес к операционным данным), захотите мониторить среднюю зарплату, фиксировать «текучку кадров», вести статистику о профессиональной подготовке сотрудников.
Я перечислил только основные данные, которые необходимо фиксировать и анализировать для правильного управления торговой организацией. Наверняка любой руководитель сможет привести еще немало показателей, которые помогают ему понять насколько хорошо или плохо работает магазин и какие необходимы действия для развития торговли. В общем случае мы получим десятки, сотни и даже тысячи цифр, которые и составляют данные управленческого учета предприятия.
Говоря о бизнесе, люди часто вспоминают о «самолетной» тематике: про очень успешную компанию говорят, что она «взлетает вверх», другую фирму сравнивают с самолетом, который не может выйти «из пике». Я же хотел вспомнить про пилотов, которые управляют современными лайнерами. Моя первая ассоциация: кабина, полностью «напичканная» приборами: именно они обеспечивают пилотов всей информацией, необходимой для успешного полета. Все приборы удобно размещены и командир корабля может моментально узнать температуру за бортом, скорость и высоту полета, остаток топлива в баках и еще десятки цифр, которые складываются в единую картину, оценив которую пилот говорит пассажирам в микрофон: «наш полет проходит нормально». Руководство крупной фирмой сродни управлению самолетом: «экипаж» должен своевременно получать информацию, анализировать ее и «рулить» компанией, что бы она ни сбилась с курса. «Приборной доской» в этом случае будут данные управленческого учета и очень важно, что бы все показания были точны и доступны.
Теперь вернемся «на землю». Большинство розничных торговых предприятий уже давно выбрали программу оперативного учета и фиксируют в ней все хозяйственные операции. Похожая ситуация в бухгалтерии – балансы сдаются в налоговую инспекцию без ошибок и в срок: бухгалтерская программа работает точно. А что с управленческим учетом? Я думаю, что не ошибусь, сказав, что 90% торговых компаний используют для этой цели MS Excel. Бесконечные таблицы, которые постоянно заполняют менеджеры всех уровней, перенося цифры из одной ячейки в другую, специальные сотрудники, которые «обрабатывают» информацию, строя консолидированные отчеты. Огромный объем рутинной ручной работы, постоянные ошибки и большая задержка по времени получения отчетов – вот основные беды такого подхода.
Исправить ситуацию поможет «1С:Консолидация» – новый продукт фирмы «1С». Эта, на мой взгляд, не очень сложная программа позволит «собрать» все первичные данные, необходимые для полноценного управленческого учета, рассчитать производные показатели и выдать все это в виде табличных или графических отчетов.
Внедрение данной системы достаточно просто: программа не затрагивает оперативную деятельность предприятия и не касается бухгалтерского учета – все коммерческие и бухгалтерские службы во время внедрения «1С Консолидация» будут работать в «штатном» режиме.
Большая часть работы по внедрению ложится на плечи консультантов-аналитиков, которые строят управленческую модель предприятия: фиксируют все отслеживаемые показатели и определяют связи между ними. На этом же этапе определяется список управленческих отчетов, который необходим для менеджмента компании. Результат работ бизнес-аналитиков, если вернуться к «самолетной» терминологии, проект «приборной доски». Самое важное на этом этапе – учесть все данные, не упустить какие-либо аспекты деятельности, выражаемые в виде цифр.
Следующий этап несколько проще – определяются источники данных. Это могут быть данные из программы оперативного учета (например, выручка по товарным группам будет импортирована из программы «1С:Управление торговлей»), часть данных будет взята из бухгалтерского учета (например, движения денежных средств по банку и кассе можно взять из «1С:Бухгалтерия предприятия». Если на предприятии «работают» другие программы – не страшно, они тоже могут быть источниками информации для новой программы фирмы «1С». Возможно, часть данных вообще не вводится в компьютер: их можно будет ввести непосредственно в «1С:Консолидоции».
Еще один важный этап, который особенно важен для программы, в которой хранятся все данные о предприятии – разграничения прав доступа. Определяется список «ролей» пользователей (например, «менеджер по закупкам» или «финансовый аналитик») и для каждого из пользователей определяется объем информации, который будет ему доступен.
Далее все традиционно: установка программы на компьютеры пользователей, настройка согласно разработанной модели, обучение сотрудников и запуск программы в эксплуатацию.
Если все этапы внедрения пройдут успешно, торговая организация получит в свое распоряжение уникальный инструмент: все данные о компании будут консолидированы в одной программе. В любой момент времени сотрудники смогут получать часть этих данных (согласно установленным правам) в виде табличных отчетов и графиков. Теперь они смогут тщательно следить за динамикой показателей, «отлавливать» малейшие изменения и оперативно на них реагировать. Теперь, подобно пилоту самолета, они смогут с уверенностью утверждать: «развития компании проходит нормально».
.jpg)
.jpg)
