Автоматизация финансового управления в нашей компании позволила исключить рутинные операции, выполняемые ранее нашими сотрудниками вручную, и дала возможность выполнять значительно большие объемы административной работы без расширения штата сотрудников управления.
Компания «Нефтегазкомплектмонтаж» (ООО «НГКМ») с момента основания в 2005 году построила более 500 километров магистральных газопроводов, ввела в эксплуатацию компрессорные станции и другие объекты их инфраструктуры, отремонтировала более 1000 километров газопроводов, построенных ранее.
Динамичное развитие компании в последние годы потребовало совершенствования ряда применявшихся ранее методов управления финансами. Ситуация, при которой бюджеты 11 подразделений компании составлялись в электронных таблицах, далее так же вручную консолидировались, а сотрудники центров финансовой ответственности не имели возможности самостоятельно контролировать исполнение бюджета своего подразделения, стала уже неприемлемой. Также требовался инструмент, позволяющий сделать более оперативной и эффективной процедуру согласования исходящих платежей, количество которых постоянно росло и в 2013 г. составило около 2500 в месяц. Ранее согласование платежей происходило на основании бумажных заявок. Отсутствовал инструмент, позволяющий контролировать ход согласования и определять, в каких контрольных точках он тормозится. За информацией о состоянии дел по исходящим платежам сотрудники были вынуждены всякий раз обращаться в казначейство.
 |
 |
Контроль поступления средств, заложенных в бюджеты, также выполнялся вручную, что делало эту работу все менее и менее эффективной. Отмечался рост дебиторской задолженности.
Для предотвращения нежелательных задержек в работе компании и непроизводительного разрастания штата сотрудников, нужно было автоматизировать формирование, согласование и утверждение бюджетов, а также заявок на платежи. Кроме того, требовалось создать инструменты автоматизированного контроля исполнения бюджетов, как в части расходов, так и в части поступлений, и формирования финансовой отчетности перед головной организацией по формам, утвержденным в рамках группы компаний.
Для решения этих задач руководство компании «Нефтегазкомплектмонтаж» решило задействовать функциональность управления финансами системы «1С:Управление строительной организацией 8», которая с 2011 года уже успешно использовалась в компании для автоматизации ряда задач управления и учета. Исполнителем проекта стала компания «1С-Рарус», ранее выполнившая аналогичный проект в головной организации группы компаний, в которую структурно входит ООО «Нефтегазкомплектмонтаж».
В результате проекта:
- Оптимизирован процесс формирования, согласования и утверждения бюджетов. Персонал центров финансовой ответственности самостоятельно формирует в программе бюджеты в соответствии с установленными статьями доходов и расходов. Финансовые контролеры получили возможность оперативно корректировать, отклонять и согласовывать бюджет каждого центра финансовой ответственности. Затем бюджеты подразделений автоматически консолидируются в общие бюджеты компании и в форме, установленной в рамках группы компаний, отправляются в головную организацию на утверждение. Изменения в консолидированном бюджете, полученные в процессе его согласования и утверждения, отражаются в соответствующих статьях бюджетов подразделений. В результате утверждение бюджетов ускорилось вдвое.
- Ускорилось согласование исходящих платежей. Система электронного согласования заявок на расходование денежных средств позволяет в любой момент определить точку, в которой заявка находится на согласовании в настоящий момент. Сотрудники, ответственные за согласование заявок, теперь получают оповещения о заявках, поступивших к ним. Система поддерживает групповую обработку заявок, назначение дат платежей и формирование реестров оплат, на основании которых автоматически формируются платежные поручения.
- Сотрудники теперь могут получать оперативную информацию о включении в реестр оплат каждой оформленной ими заявки на расход денежных средств, а затем самостоятельно, не обращаясь в казначейство, получать из системы информацию о дате оплаты своей заявки и о номере платежного поручения.
- Система позволяет контролировать лимиты по статьям бюджетов при согласовании заявок на платежи. Это помогает избежать необоснованного перерасхода средств.
- Появилась возможность анализировать динамику, состав и причины возникновения дебиторской задолженности. При работе с платежными документами автоматически осуществляется контроль дебиторской задолженности, исключая тем самым ее рост. В результате дебиторская задолженность сократилась на 67%.
- Проводимый с помощью системы план-фактный анализ исполнения бюджетов позволил усилить бюджетную дисциплину. Это укрепило финансовую стабильность компании.
- Формы финансовой отчетности для предоставления в головную организацию формируются теперь в системе за считанные минуты. Ранее этот процесс занимал несколько часов.
Квон Гюзель Миннерашитовна, начальник отдела казначейства, комментирует результаты внедрения:
«Согласование исходящих платежей в нашей компании стало происходить слишком долго. Между тем, задержка платежа может привести к срыву сроков сдачи объекта и штрафным санкциям. А платить вне согласованных лимитов — значит повысить риск перерасхода бюджета и уменьшить прибыль. Новая система позволила сократить срок от формирования заявки на расход денежных средств до формирования платежного поручения. При этом контроль за расходом и дебиторской задолженностью усилился. Сокращение сроков согласования платежей и дебиторской задолженности в полтора раза увеличили коэффициент оборачиваемости оборотных средств нашей компании.
Автоматизация финансового управления в нашей компании позволила исключить рутинные операции, выполняемые ранее нашими сотрудниками вручную, и дала возможность выполнять значительно большие объемы административной работы без расширения штата сотрудников управления».
Общество с ограниченной ответственностью «Нефтегазкомплектмонтаж» (ООО «НГКМ») с 2005 года успешно работает в сфере строительства и капитального ремонта газо — и нефтепроводов.
Предприятие укомплектовано аттестованными специалистами, необходимой строительной техникой для выполнения комплекса работ.
В последнее время Заказчиками «Нефтегазкомплектмонтаж» являлись ООО «Газпромтрансгаз Москва», ООО «Газпромтрансгаз Саратов», ООО «Балтнефтепродукт» и т. д.
За период 2005−2008 годы были построены и введены в эксплуатацию: участок магистрального газопровода «СРТО-Торжок» Ду1400мм км2568,9; МНПП «Кстово-Кириши-Приморск» 1 очередь ППС «Быково» — ППС «Песь» км 560 — км 580 Новгородская область, капитально отремонтированы более 200 км магистральных газопроводов: САЦ-1, САЦ-2, САЦ-3, САЦ-4-1, Сторожовка-Петровск, Степное-Балаково, Степное-Сторожовка; реконструирован участок газопровода КРП-14 — Серпухов.
Нефтегазкомплектмонтаж, ООО
Отзыв о работе компании ООО «1С-РАРУС»
в ООО «НЕФТЕГАЗКОМПЛЕКТМОНТАЖ»
Общество с ограниченной ответственностью «Нефтегазкомплектмонтаж» (ООО «НГКМ) с 2005 года успешно работает в сфере строительства и капитального ремонта га-зо — и нефтепроводов. Заказчиками «Нефтегазкомшгектмонтаж» являлись ООО «Газпром-трансгаз Москва», ООО «Газпромтрансгаз Саратов», ООО «Балтаефтепродукт» и т. д.
До выполнения проекта наша компания вела бюджетирование денежных средств с помощью электронных таблиц. Составление бюджета занимало продолжительное время, в основном за счет трудоемких процессов анализа и внесения изменений.
Контроль исполнения бюджета велся также с помощью электронных таблиц. Сотрудники центров финансовой ответственности (ЦФО) не имели возможности самостоятельно контролировать исполнение своего бюджета, оплата происходила по бумажным заявкам, для контроля приходилось переносить вручную данные в таблицы из бухгалтерского учета.
Динамичное развитие компании повлекло за собой рост документооборота и движения денежных средств (ДДС) в несколько раз. Возникла потребность минимизировать на даннЩи участке Количество «бумажных» документов, и снизить число обращений сотрудников в отдел Казначейства при согласовании платежей и за информацией по оплате.
Для достижения этой цели необходимо было решить следующие задачи:
- планирование оперативного бюджета ДДС;
- формирование в электронном виде заявок на планирование и платежи;
- оперативный контроль превышения плановых сумм по статьям бюджета при формировании заявок на платеж;
- план-фактный анализа исполнения БДДС;
- получение финансовых отчетов оперативного бюджета в различных аналитических срезах (например, по объектам строительства);
- реализовать механизм электронного согласования/утверждения документов.
В нашей головной организации ООО «СТРОЙГАЗМОНТАЖ» была внедрена подсистема Казначейство на программе «1С:Предприятие 8. Управление строительной организацией» компанией «1С-Рарус». На этой программе работали и мы для ведения бухгалтерского, налогового и оперативного учета. Исходя из вышеизложенного, мы обратились в компанию «1С-Рарус» для решения наших задач. Это позволило автоматизировать формирование управленческой отчетности в рамках группы компаний и снизить риски внедрения за счет уже отработанного функционала.
В результате выполненного проекта автоматизированы следующие бизнес-процессы:
- Формирование, согласование, утверждение оперативного БДДС.
- Формирование согласование, утверждение исполнения бюджета (формирование заявок на оплату).
- Формирование реестра платежей.
- Формирование платежных поручений на основании реестров оплат и отражение поступления денежных средств.
- Формирование альбома форм финансовой отчетности.
В процессе работы над проектом были выполнены следующие работы:
- Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе;
- Планирование этапов работ, составление календарного плана работ;
- Методическое обеспечение специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (требования к адаптации);
- Создание интерфейсов и наборов прав пользователей;
- Техническая реализация специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (адаптация);
- Индивидуальное обучение в офисе заказчика.
Обучение в группе в офисе заказчика Руководители и сотрудники подразделений:
- Административно-хозяйственное управление,
- Бухгалтерия,
- Менеджер по качеству,
- Отдел главного сварщика,
- Отдел-информационных технологий,
- Отдел комплектации оборудования,
- Отдел комплектации С ДМ и AT,
- Отдел логистики,
- Отдел по охране труда и промышленной безопасности,
- Отдел подрядной деятельности,
- Отдел экологической безопасности.
получили возможность планировать оперативный бюджет ДЦС, формировать в электронном виде заявки на планирование и платежи, оперативно контролировать превышение плановых сумм по статьям бюджета при формировании заявок на платеж, согласовывать/утверждать документы в электронном виде.
Руководители и сотрудники подразделений:
- казначейство,
- финансовый отдел,
- планово-экономический отдел.
получили возможность формировать финансовые отчеты оперативного бюджета в различных аналитических срезах (например, по объектам строительства), план-фактный анализа исполнения БДДС для комплексной оценки результатов деятельности и динамики финансовой устойчивости предприятия.
В результате выполненного проекта оптимизирован процесс работы с бюджетами. Время на подготовку и обработку заявок сократилось в 5 раз и в 2 раза ускорился процесс согласования бюджета. На сегодняшний день автоматизировано 50 рабочих мест, среднее количество одновременно работающих с базой — 27. Ввод в промышленную эксплуатацию выполнен в мае 2013 года.
Вдовин С. А., Заместитель генерального директора по экономике и финансам
Бабаков С. С., Координатор проекта по автоматизации бизнес-процесса «Казначейство»
Дата 06.02.2014 года
