Система, созданная на основе 1С:ERP помогла нам объединить в одной информационной базе работу всех салонов нашей сети. В итоге наша система оперативно отражает всю информацию, связанную с деятельностью компании, позволяя детально анализировать результаты работы, например, объемы продаж линз через вендинговые автоматы. Теперь мы в любое время можем точно и быстро оценить рентабельность каждой нашей торговой точки, а ранее нам требовалось несколько дней для получения достоверных данных. Мы на 5% снизили складские запасы без сокращения ассортимента товаров, по максимуму исключили человеческий фактор при оформлении заказов покупателей и расчете скидок, вдвое ускорили расчет зарплаты сотрудникам. В итоге мы получили хороший потенциал для дальнейшего совершенствования бизнес-процессов и развития бизнеса в целом.
Специалисты нижегородского офиса «1С-Рарус» завершили проект комплексной автоматизации крупнейшей сети оптик в Приволжском федеральном округе — «Оптики Кронос». Информационная система, созданная на основе решения «1С:ERP Управление предприятием 2», охватила 250 рабочих мест в 83 салонах компании.
Оптимизирован учет товаров и комплектующих на складе, более рационально планируются заказы поставщикам, складские запасы снижены на 5% в денежном эквиваленте без сокращения ассортимента товара. Усилен контроль за рентабельностью каждого салона. Унифицированы правила работы менеджеров и консультантов, упростился и ускорился расчет стоимости заказов с учетом различных скидок и акций, исключены ошибки в расчетах, в разы ускорилось обслуживание покупателей. В итоге лояльность более 2 млн клиентов сети повысилась: увеличилось количество повторных покупок, возросло число новых клиентов, пришедших по рекомендации знакомых.
«Оптика Кронос» работает на российском рынке уже более 23 лет. За годы работы клиентами компании стали свыше 2 миллионов человек. Сеть объединяет 83 салона оптики: в Нижнем Новгороде, Кирове, Казани, Чебоксарах, Нижегородской, Кировской и Владимирской областях. Численность компании на текущий момент — более 600 человек, в том числе около 200 врачей-офтальмологов и оптометристов. Каждый час в мастерских компании изготавливаются 42 новые пары очков по заказам клиентов.
Для дальнейшего развития компании и удержания лидерских позиций на рынке необходимо было упростить и ускорить решение ежедневных задач каждого салона сети — сократить время на оформление и расчет стоимости заказов покупателей с учетом персональных скидок и текущих акций, повысить точность планирования потребностей в товарах, обеспечить гибкое и рациональное управление ассортиментом и ценовой политикой.
Кроме того, требовалось автоматизировать расчет заработной платы сотрудникам по различным мотивационным схемам и ускорить оформление кадровых документов. Руководству нужны были инструменты для оперативного планирования и контроля деятельности салонов.
Для решения поставленных задач руководство компании выбрало систему «1С:ERP Управление предприятием 2». Партнером по внедрению стал нижегородский филиал «1С-Рарус».
Игорь Юров отмечает: «Для нашей компании главное в работе — качество обслуживания клиентов, но его невозможно обеспечить без эффективных инструментов управления предприятием. Мы поставили цель — максимально сократить время ожидания покупателями информации о заказах и выписки документов, полностью исключить ошибки при расчёте стоимости заказов, обеспечить руководство компании оперативной информацией о текущей деятельности каждого салона нашей сети. В непростой экономической ситуации очень важно непрерывно отслеживать все изменения деятельности компании и быстро принимать управленческие решения. Выбранная нами система управления предприятием 1С:ERP обеспечивает решение поставленных задач и, что очень важно, позволяет получить все необходимые данные в любой точке мира и в любое время суток».
Проект комплексной автоматизации был реализован за 12 месяцев. Новая система объединила работу 83 салонов оптики, центрального офиса, включая склад, бухгалтерию, кадровую службу. Автоматизировано 250 рабочих мест.
Ключевые итоги проекта
Оптимизированы запасы товара в торговых точках и на центральном складе. Закупки теперь планируются на основании заказов покупателей. Это помогло снизить объемы хранящихся на складах товаров с низкой оборачиваемостью и пересмотреть объемы закупок товаров по каждой ценовой категории. Складские запасы по всей сети сокращены на 5% в денежном эквиваленте, при этом богатство ассортимента сохранилось: сеть по-прежнему продает 84 тысячи наименований различных очков, оправ, линз, аксессуаров и оптических приборов. В результате компания уменьшила затраты на хранение излишков складских запасов и повысила эффективность использования оборотных средств, сделав акцент на выпуске продукции под собственной торговой маркой. - Автоматизирована работа консультантов. Сотрудники салонов теперь быстрее обрабатывают заказы, принимают авансы от покупателей, выдают карты лояльности, оформляют продажи товара, подарочных сертификатов и т. д. Скорость оформления продаж увеличилась в 2 раза, клиентам больше не приходится терять время в ожидании нужной информации или документов на покупку.
- Создана единая для всей сети оптик база данных о рекламных акциях (а их в среднем проводится 5–7 ежемесячно). Это помогает эффективно реализовать ценовую политику компании. Расчет всех видов скидок унифицирован и автоматически выполняется в системе. Исключены ошибки при расчете итоговой стоимости заказов с учетом скидок и акций. Недоразумения при расчёте стоимости «акционных» товаров полностью исключены, и покупатель теперь точно знает, сколько стоит приглянувшийся ему товар.
- Все это помогло повысить лояльность клиентов к компании. Увеличилось количество повторных обращений клиентов, возросло число покупателей, пришедших «по рекомендации». С помощью новой системы ведется активная работа по дальнейшему наращиванию объема продаж и повышению рентабельности в каждом из салонов оптик.
- Кроме того, повысилась скорость и точность расчета заработной платы сотрудникам с учетом различных критериев, премий и надбавок. Мотивационные схемы просты и полностью понятны сотрудникам, уровень их доверия к компании вырос. Появилась возможность более оперативно и рационально планировать занятость сотрудников, составлять графики отпусков. Сокращено время на оформление первичных кадровых документов, запросы сотрудников в кадровую службу обрабатываются быстрее. Скорость расчета заработной платы для персонала всей сети оптик сокращена вдвое — с 10 до 5 дней.
Проект стал лучшим ERP-проектом в конкурсе ИТ-портала «Проект года» Global CIO | Digital Experts* в 2015 году. В 2016 году проект получил номинацию «Лучший проект в области: Торговля» в конкурсе «1С:Проект года 2016»**.
* Конкурс «Проект года» Global CIO | Digital Experts — это полноценная коммуникационная площадка для ИТ-директоров и топ-менеджеров, которые используют автоматизацию и цифровизацию в своей ежедневной практике.
** Конкурс «1С:Проект года» — уникальное событие, имеющее большое значение для пользователей и партнерской сети «1С». Компаниям, успешно использующим решения «1С:Предприятие 8», площадка конкурса позволит обменяться передовым опытом внедрения.
Отзыв
«Оптика Кронос» — это крупнейшая сеть салонов оптики в Приволжском федеральном округе. Предприятие объединяет 83 салонов оптики: в Нижнем Новгороде, Кирове, Казани, Чебоксарах, Нижегородской, Кировской и Владимирской областях. Численность Компании на текущий момент более 600 человек.
В каждом салоне «Оптики Кронос» работает кабинет диагностики зрения, что позволяет пройти полный качественный осмотр врача-офтальмолога прежде, чем осуществить заказ очков. Всего в компании работают около 200 врачей-офтальмологов и оптометристов.
За 22 года работы компании накоплен богатейший экспертный опыт в сфере коррекции зрения.
Благодаря широкому ассортименту, в любом салоне есть возможность подобрать очки, контактные линзы, солнцезащитные очки, очки для вождения автомобиля разной ценовой категории и на любой вкус.
До недавнего времени в компании ООО «Кронос» использовалась связка из обособленных информационных систем. Существовала проблема обмена и анализа информации. Активное развитие бизнеса привело к необходимости модернизации существующих инструментов ведения учёта.
-
Перед началом проекта были сформулированы следующие цели:
- Обеспечение руководства Компании оперативной и достоверной информацией, необходимой для принятия управленческих решений;
- Перевод работы компании на новую информационную платформу, позволяющую развиваться бизнесу;
- Повышение эффективности работы сотрудников за счет автоматизации трудоемких рутинных операций и не автоматизированных ранее функций:
- Упорядочивание работы с клиентскими заказами;
- Анализ продаж по всем салонам для определения стратегий по продажам, в том числе организации акций и распродаж;
- Управление ассортиментом магазинов с помощью товарных матриц и форматов магазинов;
- Автоматический расчет заработной платы продавцов-консультантов, врачей, оптометристов, мастеров с учетом всех видов бонусов и премий.
В 2014 году было принято решение о необходимости создания единой корпоративной информационной системы. Для решения поставленных задач был выбран программный продукт «1С:ERP Управление предприятием 2.0», так как данная система отвечает таким важным требованиям, как распространенность на отечественном рынке автоматизированных систем, высокое быстродействие и открытость кода, надежность фирмы-разработчика и перспективы дальнейшего развития функционала системы.
Партнером по реализации данного проекта выбрали нижегородский филиал компании «1С-Рарус», поскольку он обладает штатом квалифицированных специалистов, имеет успешный опыт автоматизации крупнейших предприятий разных сфер деятельности, занимает лидирующие позиции в рейтинге ERP по Нижегородскому региону.
-
Специалистами проектной команды «1С-Рарус-НН» были выполнены следующие этапы проекта:
- Экспресс-обследование предприятия,
- Поставка программного обеспечения,
- Разработка Технического задания,
- Конфигурирование,
- Конвертация,
- Обучение и тестовая эксплуатация,
- Опытно-промышленная эксплуатация.
-
Ключевые итоги проекта:
- В рамках блока НСИ разработана структура номенклатуры по следующим видам номенклатуры – медицинские оправы, линзы, солнцезащитные очки, контактные линзы, наблюдательная оптика. Данная структура позволила получать отчеты с необходимой аналитикой, а также позволила консультантам более оперативно осуществлять поиск товара по заданным параметрам.
- Разработано АРМ консультанта, позволяющее оперативной выполнить продажу необходимого товара, оформить заказ, принять аванс по заказу, выдать карту лояльности, осуществить продажу подарочного сертификата. Доработана процедура закрытия кассовой смены, позволившая до минимума сократить ошибки консультанта. Реализован механизм работы с заказами покупателей. Консультант салона оформляет заказ на очки, а система автоматически формирует документы на перемещение нужных позиций на склад салона.
- При работе с заказами используются статусы, что позволяет в любой момент времени получить информацию о текущем состоянии заказа(принят заказ, не согласован, согласован, заказан у поставщика, пришел на центральный склад, отгружен в мастерскую, скомплектован, изготовлен, перемещен в магазин, выдан).
- В рамках блока работы с заказами поставщикам реализован удобный механизм, позволяющий анализировать потребность в товарах, которых нет на складе и оперативно формировать заказы поставщикам. Реализована оптимизация запасов товара в торговых точках и на центральном складе, что позволило сократить количество товаров с низкой оборачиваемостью. В результате – сокращение складских запасов по всей сети на 5% в денежном эквиваленте, при этом ассортимент не уменьшился. Механизм загрузки приходных накладных основных поставщиков существенно сокращает время оформления поступления товара на центральном складе.
- Реализовано формирование ассортимента по товарным категориям. Используется в случае невозможности, либо нецелесообразности пономенклатурного планирования. Нормативные остатки товаров задаются в системе с помощью документа «Паспорт магазина»
- В рамках внедрения блока ценообразования реализован механизм расчёта скидок по действующим акциям и дисконтным картам. Система хранит всё информацию о проводимых акциях и производит автоматический расчёт всех видов скидок, используемых в компании. Настроены информативные отчеты для оценки эффективности маркетинговых акций. При автоматической простановке скидок исключен человеческий фактор, когда консультанты в салонах забывали или не правильно трактовали ситуации с наложением скидок и акций на продукцию.
- Реализована автоматическая загрузка данных о продажах контактных линз через вендинговые аппараты.
- Реализована загрузка оперативной информации о количестве посещений салонов-магазинов покупателями/посетителями. Настроены отчеты для проведения анализа.
- В рамках блока управления взаимоотношением с клиентами, реализован механизм по формирование задач консультантам по контактам с клиентами.
- Автоматизирован кадровый учет и расчёт заработной платы, реализована возможность применения различных схем мотивации сотрудников, планирования занятости сотрудников, отпусков и других мероприятий. Внедрение данного блока позволило в 2 раза увеличить скорость расчёта заработной платы сотрудникам компании.
- Разработаны отчеты, с помощью которых можно оперативно получить достоверную информацию, необходимую для принятия управленческих решений
Подводя итоги проекта, мы отмечаем, что изначально поставленные цели были выполнены. Мы получили систему, которая позволяет оперативно отражать и анализировать деятельность нашей компании, а, следовательно, принимать грамотные и взвешенные управленческие решения. Кроме этого, новая система дала потенциал для дальнейшего совершенствования бизнес-процессов и развития бизнеса в целом.
Успешную реализацию проекта невозможно было бы достигнуть без хорошо выстроенного взаимодействия между сотрудниками компании «Оптика Кронос» и специалистами «1С-Рарус-НН», что позволило добиться поставленных целей проекта.
В настоящее время сотрудниками «1С-Рарус-НН» оказывается необходимая консультационная поддержка пользователей.
Уникальность проекта
В одной информационной базе работают сотрудники 86 салонов оптики, центральный офис, включая склад, бухгалтерию, кадровую службу. На текущий момент в системе автоматизировано 250 рабочих мест. Вся архитектура построена в виртуальной среде. 31 декабря 2014 года до 22-00 все сотрудники работали в старой информационной системе. До 10-00 2 января 2015 года в новую информационную систему была загружена вся необходимая информация для начала работы салонов (остатки товаров в каждом салоне и на каждом из складов, остатки денежных средств в кассах салонов, невыданные заказы, принятые авансы по заказам и. т.д.). Начиная со 2 января, 2015 года все сотрудники работали в новой информационной системе.
Оценка внедренной информационной системы по шкале от 1 до 5:
Соответствие потребностям нашей организации – 4
Удобство работы в программе – 4
Качество работы партнера 1С – 4
Рекомендация коллегам использовать данное решение для автоматизации деятельности: – Да
Дата начала эксплуатации ПП: январь 2015 г.
