Система «1С:Управление холдингом» помогла нам упорядочить ежедневную работу с сотнями важных документов — договорами, спецификациями, претензиями, исками. Обмен данными между центральным аппаратом управления и удаленными подразделениями многократно ускорился, вся актуальная информация о договорной и претезионно-исковой деятельности в любой момент времени доступна в системе. Снижен риск утери важной для компании информации. Повысилась исполнительская дисциплина.
Специалисты самарского филиала «1С-Рарус» автоматизировали договорную и претензионно-исковую работу ООО «АРГОС» — крупнейшего российского подрядчика на рынке сервисных услуг нефтегазовой отрасли. Система «1С:Управление холдингом», развернутая на 500 рабочих местах, помогла консолидировать данные: документы и нормативно-справочную информацию — шести филиалов и трех дочерних обществ компании. Оптимизирована работа с более 5 000 ежегодно заключаемыми договорами, а также сопроводительными документами: доп. соглашениями, спецификациями, претензиями и исками. Снижен риск потери информации, на поиск документов в электронном архиве уходит не более 2-х минут.
Сроки согласования документов между филиалами и центральным аппаратом управления сокращены с 14–30 до 1–3 дней. Усилен контроль за взаиморасчетами по договорам. Время на формирование ежегодной корпоративной отчетности по договорной и претензионно-исковой работе подразделений уменьшилось с 20 до 1–2 рабочих дней. Повысилась исполнительская дисциплина сотрудников.
ООО «АРГОС» — одна из крупнейших компаний России, оказывающих полный спектр сервисных работ и услуг на рынке нефтегазовой отрасли страны. Компания состоит из шести филиалов и трех дочерних обществ, в которых работает более 9 000 сотрудников. ООО «АРГОС» входит в состав 500 крупнейших компаний России (РБК-500) и работает на лицензионных участках ПАО «ЛУКОЙЛ», ОАО «Газпром нефть», ОАО «НК Роснефть», ПАО АНК «Башнефть» и других нефтегазовых компаний.
В компании ежегодно заключается свыше 5 000 договоров и более 2 000 дополнительных соглашений и спецификаций, ежедневно более 500 сотрудников участвуют в процессах документооборота и согласования документов. При этом ежегодно фиксируется около 400 входящих/исходящих претензий и исков, возникающих в результате нарушений условий договоров.
Ранее работа с претензиями и исками не была автоматизирована. Учет документов велся на бумаге и в электронных таблицах. Возникали трудности с качественным и своевременным отслеживанием жизненного цикла договоров, претензий по ним, ведением реестра неблагонадежных контрагентов. Поскольку управление филиалами и дочерними обществами осуществляется удаленно, много времени уходило на сбор данных и формирование ежегодной итоговой отчетности по договорам, претензиям и искам. Временные затраты на составление отчетов составляли около 20 рабочих дней. В связи с этим информация об отчетах поступала в ЦАУ (центральный аппарат управления) не своевременно.
Компании стала необходима информационная система, которая позволила бы упорядочить работу с договорами, консолидировать данные (документы и нормативно-справочную информацию) шести филиалов и трех дочерних обществ, упростить и ускорить формирование итоговой отчетности по договорной и по претензионно-исковой работе, ускорить процедуры согласования, снизить риски потери информации.
Для достижения поставленных целей была выбрана система «1С:Управление холдингом». Партнером по внедрению новой системы стал самарский филиал «1С-Рарус».
Новая система охватила 500 рабочих мест во всех подразделениях компании.
Ключевые результаты проекта
- Новая система объединила работу шести филиалов и трех дочерних обществ компании. Организован оперативный учет и хранение более 5 000 ежегодно заключаемых договоров. Вся сопутствующая документация: дополнительные соглашения, спецификации, претензии и иски, протоколы разногласия и спецификации — хранятся в электронном виде в карточке договора и доступны всем задействованным в работе с этими документами сотрудникам. На поиск нужного документа в электронном архиве уходит не более 2-х минут. Снижен риск утери документов. Срок подготовки ежегодной отчетности по договорной и претензионно-исковой работе подразделений уменьшился с 20 до 1–2 дней.
- Настроен обмен данными о договорах и контрагентах между «1С:Управление холдингом» и учетными системами подразделений. Это позволило унифицировать нормативно-справочную информацию и обеспечить ее своевременное обновление во всех подразделениях компании. В результате качество договорной и претензионно-исковой работы повысилось, исключены разночтения и неточности в документах.
- Оптимизировано согласование документов. В компании договора и другие документы согласовываются в 2 этапа: внутри филиала и далее с ЦАУ. Автоматизация ускорила обмен информацией между всеми участниками процесса. В системе настроены маршруты согласования, обновленные данные по каждому документу поступают в центральное управление каждый час. Сроки согласования документов между филиалами и ЦАУ сократились с 14–30 до 1–3 дней.
- В системе доступна вся связанная с договорами информация — история работы, сроки исполнения обязательств, сведения об участниках, спорных вопросах и т. п. Это помогает сотрудникам ЦАУ оперативно контролировать платежную дисциплину, взаиморасчеты, условия оплат по договорам, вовремя принимать административные решения, оценивать надежность клиентов.
- В системе реализованы отчеты, которые помогают руководству оперативно контролировать договорную и претензионно-исковую работу каждого подразделения компании. Это исключило организационные ошибки. Повысился уровень исполнительской дисциплины в компании.
Отзыв на внедрение программного продута «1C:Управление холдингом 8» в ООО «АРГОС»
ООО «АРГОС» один из крупнейших Российских подрядчиков и па рынке сервисных услуг и нефтегазовой отрасли. Компания имеет Центральный аппарат управления в г. Самара, дочерние общества и филиалы в разных регионах России.
Учитывая большое количество действующих внешних договоров (более 2 000) у нас возникали трудности с отсутствием инструмента, позволяющим качественно и своевременно отслеживать жизненный цикл договоров, претензий по ним, вести реестр неблагонадежных контрагентов.
Для эффективной организации управления на нашем предприятии нам была необходима комплексная автоматизация учета претензий, договоров, исков и платежей по договорам. Мы обратились в самарский филиал компании «1С-Рарус». с помощью специалистов которой нами была выбрана система «1С:Управление холдингом 8». Данная организация имела большой опыт в сфере автоматизации, а система полностью удовлетворяла нашим потребностям в плане соответствия деятельности организации и удобству использования. Специалисты компании доставили и произвели установку программного продукта.
Качество внедрения можем оценить, как отличное. Были автоматизированы основные участки учета на предприятии:
- Блок договорной работы;
- Блок претензионно-исковой работы;
- Блок контроля финансовой дисциплины по договорам;
- Обмен НСИ с бум ад юрскими учетными системами.
Автоматизировано 500 рабочих мест. В ходе работы было проведено обучение приемам, порядку и методикам работы с программой «1C:Управление холдингом 8». Проведена первоначальная настройка. Система была введена в промышленную эксплуатацию 15.02.2018 года. В настоящий момент подписаны на информационно-технологическое сопровождение версии ПРОФ. Обмен данными организован по распределенной базе данных между филиалами и дочерними обществами ООО «АРГОС». Обмен происходит раз в 24 часа.
Также на каждой базе филиала организован обмен НСИ с бухгалтерскими учетными информационными системами.
Выл произведен ряд доработок системы:
- Доработана карточка контрагента и договора под требования клиента;
- Разработан механизм согласования договоров, претензий и исков;
- Создан механизм планирования договорной работы;
- Создан механизм оперативного отражения фактически выполненных объемов по договору;
- Создан механизм контроля обязательств по договору, учета претензий и исков;
- Создай механизм контроля неблагонадежных контрагентов;
- Для руководства созданы отчеты но консолидированной информации со всех филиалов и дочерних обществ ООО «АРГОС» по выполненным обязательствам и оплаченным по договорам;
- Создай механизм контроля условий оплаты по договора.
Внедрение системы и доработки позволили получить следующий результат:
- Повышение качества ведения договорной кампании и претензионно-исковой работы, за счет обеспечения возможности принятия своевременных обоснованных управленческих решений с использованием единственного источника учётной, аналитической, достоверной и проверяемой информации
- Рост эффективности управления и своевременного контроля неблагонадёжных контрагентов за счет ведения единого реестра неблагонадёжных контрагентов компании в единой информационной системе.
- Сокращение сроков подготовка отчётности но договорам и претензиям, за счет использования единственного источника учетной, аналитической, достоверной и проверяемой информации.
- Снижение влияния человеческого фактора и вероятность появления ошибок формирования отчётности за счет предоставления возможности автоматического формирования отчётов в информационной системе.
- Обеспечение возможности оперативного контроля принимаемых и исполняемых обязательств по договорам за счет самостоятельного использования руководством компании отчётов, автоматизированных в информационной системе.
Оценка внедренной информационной системы по следующим параметрам по 5-балльной шкале:
- Соответствие потребностям организации 5.
(где «5» — «в информационной системе реализованы вес необходимые возможности»).
- Удобство работы с программой 5.
(где «5» — «работать с программой легко и комфортно»).
- Оцените качество работы партнера «1C» 5.
(где «5» — «работой партера очень доволен»).
Выражаем благодарность компании «1С-Рарус» за взаимовыгодное сотрудничество, квалифицированную и своевременную помощь. Рекомендуем использовать данное программное решение.
