АО «Издательство „Просвещение“»

АО «Издательство «Просвещение» внедрило единую ИТ-платформу управления предприятием на базе «1С:Корпорация»

Предпосылки

Группа компаний «Просвещение» (АО «Издательство „Просвещение“) — ведущий российский холдинг, работающий с 1930 года.

Издательство предлагает 30 тысяч интегрированных продуктов для обучения, развития и досуга, в том числе материалы для учителей и родителей, сервисы для учеников и решения для школ. 3,5 тысячи экспертов и ученых принимают участие в создании продукции, которую используют более 25 миллионов человек. Центральный офис компании находится в Москве.

С целью повышения эффективности управления холдингом руководство приняло решение перевести существующие информационные системы и бизнес-процессы на единую современную платформу „1С:Предприятие 8“. В состав целевой архитектуры вошли „1С:ERP. Управление холдингом“ и „1С:Документооборот 8 КОРП“ (ред. 3.0), объединенные в комплекс „1С:Корпорация“.

По результатам тендера генеральным подрядчиком выбрали центральный офис 1С-Рарус» в Москве. Субподрядчиками на проекте стали офисы компании в Нижнем Новгороде, Казани и Челябинске.

Учитывая организационную структуру компании, масштаб предстоящих работ и ограниченные сроки реализации, проект разделили на три параллельно выполняемые очереди:

1. Перейти с «1С:Управление производственным предприятием» на 1С:ERP. Запустить ведение регламентированного учета и расчета прямых производственных расходов с 1 января 2025 года.
2. Полностью отказаться от иностранной ERP-системы и перейти на единую платформу «1С:Предприятие» с 1 января 2026 года.
3. Выполнить работы по обеспечению стабильной производительности системы.

Чтобы обеспечить эффективное управление проектом и оперативное решение задач, на старте проекта «1С-Рарус» расширил команду управления. В команду вошли руководители по каждому из трех направлений работы и менеджер портфеля проектов.

Для централизованного хранения требований, проектных решений и ведения технической документации по проекту, а также для обеспечения качественного контроля выполнения задач использовали систему проектирования прикладных решений (СППР) и «1С:Документооборот». Решения стали удобной платформой для быстрого взаимодействия участников проекта, особенно в контексте удаленной работы команды, распределенной по регионам России.

Благодаря гибкому подходу к управлению изменениями, удалось успешно реализовать проект, несмотря на появление новых требований в связи с параллельным развитием заказчиком сопутствующих систем.

Цели

В кратчайшие сроки перейти с децентрализованных систем на единую архитектурную платформу учета и управления на базе комплекса решений «1С:Корпорация». Повысить эффективность операций бизнеса и безопасность; снизить риски, связанные с использованием иностранного ПО и отсутствием обновления критически важного функционала ERP-систем, в том числе связанного с изменением законодательства РФ.

Задачи проекта:

• Разработать архитектуру единой платформы управления предприятием.
• Реализовать интеграцию с 8 информационными системами.
• Модернизировать процессы регламентированного учета и расчета прямых производственных расходов.
• Повысить эффективность сбора и анализа данных компании.
• Автоматизировать формирование бухгалтерской и налоговой отчетности.
• Сократить сроки формирования управленческой отчетности на 80%.
• Уменьшить объем неавтоматизированных процессов.
• Ускорить интеграцию в ERP-систему новых юридических лиц с другими направлениями деятельности.
• Обеспечить готовность системы к адаптации под новые виды бизнеса.
• Централизовать ключевые классификаторы и процессы стратегического уровня.
• Обеспечить работоспособность системы для 1 000 и более пользователей.

Уникальность и инновационность проекта

Команда «1С-Рарус» создала уникальные инструменты, адаптированные под особенности крупного издательского холдинга. С нуля разработан блок по учету и расчёту прямых производственных расходов; реализован сценарный анализ управленческой отчетности; созданы автоматизированные рабочие места, учитывающие специфику учета, и отдельный интерфейс по интеграциям — монитор обмена.

Учет прямых производственных расходов

Разработан оригинальный блок по учету прямых производственных расходов. Блок включает в себя функционал по расчёту и анализу прямых производственных расходов. Настроены специфические отчеты, учитывающие различные условия производственных показателей.

На данный момент в системе зарегистрировано более 11 250 действующих договоров.

Сценарный анализ отчетности

Формирование отчетности для руководства выполняется с помощью сценарного анализа управленческих данных. На первом этапе анализ проводится после предварительного закрытия отчетного периода, на втором — после окончательного закрытия и проведения сверки данных.

Система позволяет сформировать отчет по расхождениям и ошибкам пользователей с указанием конкретных документов, где они были допущены. После внесения необходимых корректировок система автоматически генерирует корректный отчет.

Автоматизированные рабочие места (АРМ)

Спроектирована миграция данных с иностранной системы на типовое решение 1С:ERP. Благодаря разработке широкого спектра специализированных рабочих мест сохранен привычный функционал для пользователей.

Созданы автоматизированные рабочие места:

• АРМ «Консоль заказов» — для управления потребностями клиентов. Не нужно переключаться между разделами системы, настроено обособленное резервирование товаров для отслеживания запасов.
• АРМ «Управление ассортиментом» — для адаптации предложений различным каналам сбыта (B2B, B2C, B2G). Разработан функционал для формирования печатных форм «Бланка заказа» с возможностью оперативной настройки макетов.
• АРМ «Единое окно» — для работы пользователей с «1С:ERP. Управление холдингом» и «1С:Документооборот 8 КОРП ред. 3.0» без необходимости дополнительной регистрации.
• АРМ «Управление производством» — для отслеживания производственного цикла, от планирования до учета выпущенной продукции.

Специалистами «1С-Рарус» выполнены настройки специфических процессов холдинга:

• Распределение тиража на склад в соответствии с планом выпуска: новый механизм обособленного обеспечения помогает гибко распределять товары без блокировки работы пользователей.
• Отслеживание сроков хранения запасов по заказам с момента поступления на склад: реализован эффективный контроль запасов, что минимизирует риски устаревания продукции, позволяет повышать оборачиваемость продукции и предлагать клиентам актуальную продукцию.
• Управление закупками: настроены тендерные процедуры и выбор полиграфкомбинатов для размещения тиражей на основе коммерческих предложений, а также управление материальными ресурсами.

Монитор обмена

Создан удобный интерфейс для администратора, который позволяет централизованно управлять всеми процессами интеграции с внешними системами — от транспортных сервисов до интернет-магазина. На данный момент реализован обмен с 11 внешними системами. В дальнейшем планируется подключить еще 8 систем и сервисов.

Интерфейс «Монитора обмена»

За месяц в низкий сезон через интеграционные потоки прошли более 33 000 документов, в среднем по 1200 документов в день.

Данные очереди из «Монитора обмена»

Монитор обмена построен по модульному принципу, где каждый этап работы чётко разделён: данные конвертируются, сериализуются, транспортируются, отслеживаются и протоколируются. Благодаря такой структуре система легко адаптируется к любым форматам обмена данными и способам подключения.

Правила конвертации объектов представлены в простой и доступной форме, что облегчает последующую поддержку и развитие интерфейса. Система подтвердила свою гибкость — уже в процессе внедрения заказчик смог самостоятельно добавить новый интеграционный поток.

Результаты проекта

• Настроено получение регламентированной отчетности 3 юридических лиц группы компаний по разным видам деятельности: печатная продукция, цифровые продукты, игры, оборудование и прочее.
• Создана возможность проверки редакторами более 10 000 действующих контрактов в едином хранилище лицензионных договоров. Обновлена функция регистрации и проверки договоров с авторами и художниками, добавлен учет служебных заданий.
• Разработан учет и расчёт прямых производственных расходов , который позволил в 3,5 раза сократить время расчёта — с 14 до 4 часов за счет современной архитектуры решения 1С:ERP и укрупнения аналитики по подразделениям, участвующих в учете прямых производственных затрат.
• Внедрено автоматическое ведение налогового учёта при трех ставках налога на прибыль.
• Организован учет затрат с использованием схемы производства продукции, как из собственных материалов, так и с использованием готовой продукции.
• Система позволяет эффективно контролировать поступления оплат от клиентов, точно рассчитывать себестоимость продукции с учётом всех производственных затрат, заблаговременно прогнозировать расходы при изменении цен на материалы и оценивать возможные финансовые риски, включая затраты на обслуживание оборудования. Внедрен автоматизированный учет более 20 000 нематериальных активов и сокращен период их инвентаризации на 20%.
• Доработан учет факторинга с 5 банками, включая реестры, отчеты и распределение финансов. Созданы инструменты для работы с факторинговыми программами банков.
• Унифицирован процесс продаж интернет-магазина для физических и юридических лиц. Добавлено рабочее место для управления заказами.
• Внедрено автоматизированное управление скидками и наценками в зависимости от категории клиента в соответствии с торговой политикой и иных мероприятий по стимулированию спроса.
• Реализован процесс обработки возвратов товаров с обменом данными и подбором документов.
• На 60% увеличилась скорость формирования отчетности по статьям бюджета доходов и расходов группы компаний. Это стало возможным за счет реализации гибких правил трансформации данных регламентированного учета в управленческий (более 100 000 документов в месяц).
• Скорость формирования отчетности по Центрам финансовой ответственности и проектам выросла на 80% за счет сценарного анализа отчетности и разработки АРМ «Консоль отражения операций по проводкам аналитик».
• Формирование регламентированной отчетности стало проходить быстрее на 70%, благодаря ведению налогового учета в информационной системе и сокращению объема ручного труда при подготовке документов.
• Реализована интеграция с 8 системами.
• Более 500 сотрудников переведены в единую платформу управления предприятием.

Спроектированы новые механизмы и модели для последующего внедрения:

1. Модель бюджетного контроля, охватывающая процесс от заключения договора до формирования заказа. Модель позволит гибко устанавливать лимиты по объектам, критериям и одновременно управлять БДР, БДДС с автоматическим заполнением.
2. Механизм планирования и управления денежными потоками, включающий бронирование средств и упрощение обработки заявок на оплату. Отчеты о платежах помогут учитывать особенности казначейских периодов.
3. Ключевые справочники НСИ для эффективной работы всех функциональных областей. Единая структура справочников «1С:ERP. Управление холдингом» и «1С:Документооборот 8 КОРП ред. 3.0» в архитектуре систем обеспечит «бесшовность» реализации процессов.
4. Справочник «Номенклатура» — объединит данные из всех исторических систем компании с учетом сложной структуры и характеристик продукции. Автоматические обработки помогут снизить ручной труд и исключить ошибки, повысится оперативность и точность управленческой отчетности.

Архитектура решения и масштаб проекта

Схема архитектуры внедренных систем 1С

Функционал «1С:ERP Управление предприятием» и «1С:Управление холдингом» объединён в одну базу «1С:ERP. Управление холдингом». Настроено бесшовное взаимодействие «1С:ERP. Управление холдингом» и «1С:Документооборот 8 КОРП». Исключена необходимость «переключения» пользователей между разными системами в процессе работы.

Настроен обмен с «1С:Зарплата и управление персоналом», а также реализованы интеграциии с иностранной ERP-системой (до полного перехода на 1C:ERP), CRM и WMS-системами, интернет-магазином, системами транспортных компаний, 1С:ITIL и редакторской системой.

Схема технической архитектуры систем 1С

Схема интеграционной архитектуры

Создан отказоустойчивый кластер для повышения надежности и доступности системы на базе 1С и PostgreSQL. Выполнены циклы нагрузочного тестирования с выявлением узких мест и рекомендациями по оптимизации серверов, а также автоматизирован процесс тестирования с помощью СППР.

Характеристики проекта

	Нагрузочное тестирование включило
	Сбор 76 метрик производительности. Анализ 371 ключевой операции. 8 последовательных итераций тестирования. Количество автоматизированных рабочих мест: 500

Масштаб проекта

221 — специалист в проектной команде со сторона заказчика (руководители и ключевые пользователи). 76 — человек в команде исполнителя проекта (единовременно). 4 — офиса Группы компаний «1С-Рарус», участвоваших в проекте: Москва, Нижний Новгород, Казань и Челябинск. 11 — внешних систем и сервисов. 33 000 — документов, прошедших через интеграционные потоки в низкий сезон. 371 — проанализированных ключевых операций. 8 — итераций нагрузочного тестирования. 500 — автоматизированных рабочих мест.