Интернет-магазин Доставка и оплата

Мы выбрали для Вас офис в Москве.

Вы можете изменить его на офис в другом городе.

Автоматизация документооборота для корпоративных клиентов

Мы автоматизируем документооборот для корпоративных клиентов на «1С», создаём заказные системы электронного документооборота и интегрируем документооборот с другими решениями «1С» (ERP, ЗУП, БП и др.) и решениями иных вендоров — SAP, Oracle.

Автоматизация документооборота на типовых решениях «1С»

Фирма «1С» предлагает для корпоративных клиентов два специализированных решения для автоматизации документооборота:

Для госучреждений есть отдельная версия:

Очень часто для крупных организаций 1С:Документооборот является расширением функционала 1С:ERP Управление предприятием 2.

Типовые решения подходят для компаний, у которых нет явной отраслевой специфики, или компания готова подстроить свои процессы под реализованные в типовом 1С:Документообороте.

Задачи, которые решаются при внедрении типовых продуктов

  • Автоматизация бизнес-процессов (workflow/docflow).
  • Учет рабочего времени.
  • Архивное хранение документов.
  • Управление мероприятиями.
  • Управление договорами.
  • Настройка цепочек согласований.
  • Оповещения о нарушении сроков исполнения бизнес-процессов и достижении контрольных точек.
  • Контроль исполнения поручений.
  • Бесшовная интеграция с 1С:ERP, 1C:ЗУП и 1С:БП.

Преимущества использования типовых решений

Простая поддержка и установка обновлений.
Настройка пути движения документов и их согласований в рамках типовых бизнес-процессов без привлечения программиста.

Разработка систем электронного документооборота под заказ

В организациях со сложными бизнес-процессами или ярко выраженной отраслевой спецификой деятельности применяются доработанные типовые решения или заказные информационные системы.

Принятие решения об использовании доработанной конфигурации Документооборота или создание собственнной разработки должно приниматься с учетом проектных рисков, необходимости поддерживать разработку после ввода ее в промышленную эксплуатацию.

Преимущества использования СЭД, сделанных под конкретную компанию

Информационная система адаптирована под ваши бизнес-процессы.
В любой момент можно доработать любой из блоков информационной системы вслед за изменением бизнес-процессов.

Практические примеры реализации нетиповых процессов в документообороте

Кейс №1 Тендеры

Компания участвует в тендере

СЭД полезен на всех этапах участия в тендере:

  1. Учет составляемой документации.
  2. Автоматизация процессов согласования и обработки тендерной документации.
  3. Выкладка документации на тендерную площадку.
  4. Сбор информации о тендерах.
  5. Ведение статистики по участию в тендерах.
Компания проводит тендер
  1. Подготовка и внутреннее согласование технического задания, требований к претендентам и прочей документации по тендеру.
  2. Размещение информации о тендере на площадке или на сайте.
  3. Предоставление пакета документации претендентам, либо выкладывание на площадке.
  4. Сбор и обработка коммерческих предложений от претендентов.
  5. Проверка претендентов по принятым в компании критериям.
  6. Определение победителя тендера по заданным параметрам.

Кейс №2 Защита документов

Защита документа внутри системы электронного документооборота осуществляется средствами электронной подписи, но на этапе распечатки документа, передачи в архив или физического подписания твердой копии возможны злоупотребления или случайные подмена документа или части его содержимого.

«1С-Рарус» может реализовать защиту документов от изменения множеством способов, выбрав наиболее подходящие совместно с заказчиком.

Например, могут быть использованы такие механики защиты данных:

  1. Автоматическое преобразование файла MS Word в формат pdf после согласования документа.
  2. Автоматическое включение защиты от редактирования собственно файла MS Word.
  3. Автоматическая вставка штампа в текст документа после утверждения.
  4. Запрет открытия файла, только прямая печать.

Интеграция 1С:Документооборот с другими программами «1С» и решениями других вендоров

Интеграция 1С:Документооборот с другими программами 1С и решениями других вендоров

1С:Документооборот штатно интегрируется с типовыми решениями фирмы «1С»:

  • 1С:Управление торговлей 8.
  • 1С:Бухгалтерия 8.
  • 1С:Зарплата и управление персоналом 8.
  • 1С:Управление холдингом 8.
  • 1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8.
  • 1С:Управление производственным предприятием 8.
  • 1С:ERP Управление предприятием.

Для интеграции с нетиповыми решениями «1С» или решениями других вендоров используются шлюзы, обмены или работа через шину данных (MDM). Конкретный механизм выбирается с оглядкой на ингегрируемые информационные системы.

Из чего складывается стоимость автоматизации документооборота?

1 Программный продукт

Это основа, вокруг которой будут производиться работы по настройке, доработке функционала. Например, вот такая стоимость у программ, окторые мы упоминали ранее:

Наименование
Стоимость
1С:Документооборот 8 КОРП
187 000 руб.
1С:Документооборот 8 ПРОФ
36 000 руб.
1С:Документооборот государственного учреждения 8
117 600 руб.
1С:ERP Управление предприятием 2
432 000 руб.

Обычно стоимость программного продукта напрямую отражает его функциональные возможности. Однако, функционал необходимо соизмерять с вашими потребностями, потому что купленная коробка программного продукта еще не означает, что все заработает само собой. Необходимо установить, настроить и при необходимости доработать программу под ваши задачи.

2 Установка и настройка

Это минимальные действия, которые необходимо выполнить, что бы программа заработала. В зависимости от сложности программы и условий внедрения установка и настройка может занять до нескольких десятков часов. По нашим наблюдениям для Документооборота версии ПРОФ от 8 часов, для КОРП и Документооборота госучреждения от 16 часов.

Для ERP сложно дать даже приблизительную оценку, т. к. функционал ее очень широк.

3 Доработка конфигурации

Действия по внесению изменений в типовой функционал программы или дополнение типового функционала необычными возможностями, признаками, параметрами.

Здесь же выполняются интеграции с внешними информационными системами, встраивание Документооборота в ERP-систему.

Стоимость определяется по результатам предпроектного обследования, подробного документирования целей, объемов работ, определения рисков и параметров приемки проекта заказчиком.

4 Обучение пользователей и сдача в опытную эксплуатацию

При переходе к опытной эксплуатации пользователи, которые работают с документооборотом изучают функционал обновленного документооборота.

Возможно проведение специалистами «1С‑Рарус» обучения в офлайн или онлайн режиме. По договоренности с заказчиком может быть подготовлен комплект материалов для самостоятельного изучения сотрудниками клиента.

Опытная эксплуатация — близкий к финалу этап на проектах по построению заказных информационных систем, в том числе СЭД. Заказчик проверяет корректность выполненных работ. Отдельные подразделения заказчика начинают работать в Документообороте.

5 Промышленная эксплуатация и сопровождение

Созданная информационная система электронного документооборота получает полную реальную нагрузку и мы контролируем, как система на нее реагирует.

Затем внутри «1С-Рарус» проект передается из подразделения, которое внедряло и дорабатывало программу, в Отдел сопровождения корпоративных клиентов.

Отдел сопровождения помогает устранить мелкие недостатки, которые не смогли предусмотреть при постановке технического задания в самом начале проекта, помогает пользователям обжиться в новом программном обеспечении.

Стоимость сопровождения определяется количеством предоплаченных часов, квалификацией привлекаемых специалистов «1С‑Рарус» и индивидуальными договоренностями.

Результаты внедрения системы управления корпоративным документооборотом

Какие ожидания от работы подсистемы управления документооборотом являются оправданными?

Формализация рабочих процессов, повышения уровня безопасности информации, ускорение процессов делопроизводства. А также обеспечение:

  • Эффективной системы хранения информации, основанной на правилах внутреннего документооборота.
  • Унификации и консолидации учетных бизнес-процессов предприятия, оперативное получение информации по учетной деятельности корпорации.
  • Формирования системы ведения документированного учета производства, запасов, закупок, продаж, складской логистики, бухгалтерского и налогового учета.
  • Автоматизации учета взаимодействия сотрудников, контроля и анализа исполнительской дисциплины, организация эффективного взаимодействия между подразделениями.
  • Ускорения процессов рассмотрения и согласования документов.
  • Архивации информации по каждой сделке, ее автонумерация по регламентированным правилам.
  • Ведения финансовой составляющей в разрезе каждого договора, заключенного в рамках сделки, отчеты по исполнению сделки в разрезе каждого договора
  • Автоматизации службы контроля исполнения сделок и автоматизация службы согласования крупных сделок.

Отзывы и истории успеха

«1С:Документооборот» для группы компаний ММЗ Вперед
Система электронного документооборота охватила более 800 рабочих мест. В ходе проекта на 90% удалось отказаться от использования бумажного документооборота и сократить сроки согласования документов в 2,5 раза.
Компании, в которых «1С-Рарус» автоматизировал документооборот

Сроки внедрения документооборота

В зависимости от выбранной методологии, используется типовой продукт или создается заказная информационная система, проводится обучение пользователей и переносятся ли данные из старой системы в новую сроки внедрения документооборота могут отличаться на несколько порядков.

Поэтому, если необходимо определить сроки внедрения Вы можете проконсультироваться с сотрудниками «1С‑Рарус». Мы зададим уточняющие вопросы и поможем понять сколько времени потребуется на реализацию вашего проекта.

Гарантии

Качество выполнения работ удостоверено сертификатом соответствия системы менеджмента качества «1С‑Рарус» международному стандарту ISO 9001:2015.
Программное обеспечение, выпускаемое проектным офисом «1С‑Рарус», полностью соответствует законодательству в сфере оборота коммерческой и государственной тайны, что подтверждено лицензиями ФСТЭК России на деятельность по разработке и производству средств защиты конфиденциальной информации и ФСБ России на осуществление работ, связанных с использованием сведений, составляющих государственную тайну.
На сегодняшний день в нашем портфеле более 500 успешно реализованных корпоративных проектов.
Мы предоставляем корпоративную поддержку по стандартам SLA.
Заинтересованы
в сотрудничестве?
Нужна консультация?
Заказать обратный звонок

Остались вопросы?
Нужна консультация?
Свяжитесь с нами!

Для отображения персонализированного контента и рекламных сообщений, а также хранения личных настроек на локальном компьютере веб‑сайты «1С‑Рарус» используют технологию cookie и аналогичные. Продолжив использование наших веб‑сайтов, Вы даете согласие на обработку персональных данных, выражаете согласие с Политикой конфиденциальности rarus.ru и применением этих технологий.
Продолжив использование веб‑сайтов «1С‑Рарус», Вы даете согласие на обработку персональных данных, выражаете согласие с Политикой конфиденциальности.
Facebook Vkontakte Youtube Instagram Telegram