«1С:Управление холдингом» помогает вести учет свыше 5 000 договоров, претензий и исков в ООО «АРГОС».
ООО «АРГОС» является одной из крупнейших сервисных компаний России, оказывающих полный спектр работ и услуг на рынке нефтегазовой отрасли страны. Компания состоит из 6 филиалов и 3 дочерних обществ, в которых работает более 9 000 сотрудников. ООО «АРГОС» входит в состав 500 крупнейших компаний России (РБК-500) и работает на лицензионных участках ПАО «ЛУКОЙЛ», ОАО «Газпром нефть», ОАО «НК „Роснефть“», ПАО АНК «Башнефть» и других нефтегазовых компаний.
В компании ООО «АРГОС» заключается свыше 5 000 договоров и более 2 000 дополнительных соглашений и спецификаций, ежедневно более 500 сотрудников участвуют в процессах документооборота и согласования документов. При этом ежегодно фиксируется около 400 входящих/исходящих претензий и исков, возникающих в результате нарушений условий договоров. До автоматизации для работы с претензиями и исками не было предусмотрено никакой системы. Учёт документов велся на бумаге и в электронных таблицах. Возникали трудности с качественным и своевременным отслеживанием жизненного цикла договоров, претензий по ним, ведением реестра неблагонадежных контрагентов. Поскольку управление филиалами и ДО (дочерними обществами) осуществляется удаленно, ответственный специалист сталкивался с высокими трудозатратами на формирование ежегодной итоговой отчетности по договорам, претензиям и искам. Временные затраты на составление отчетов составляли около 20 рабочих дней. Информация об отчетах поступала в ЦАУ не своевременно.
Возникла необходимость сократить время и трудозатраты на формирование итоговой отчетности по договорам и по претензионно-исковой работе, ускорить процедуры их согласования, снизить риски потери информации.
Для достижения поставленных целей был выбран программный продукт «1С:Управление холдингом 1.3», который позволил консолидировать данные (документы и НСИ) 6 филиалов и 3 дочерних обществ в ЦАУ. Партнером по внедрению новой системы стал самарский филиал «1С-Рарус».
В ходе проекта были автоматизированы два основных блока: договорная работа и претензионно-исковая работа.
Ключевые результаты проекта
- Новая система объединила работу шести филиалов и трех дочерних обществ компании. Организован оперативный учет и хранение более 5 000 ежегодно заключаемых договоров. Все сопутствующая документация — дополнительные соглашения, спецификации, претензии и иски, протоколы разногласия и спецификации — хранятся в электронном виде в карточке договора и доступны всем задействованным в работе с этими документами сотрудникам. На поиск нужного документа в электронном архиве уходит не более 2 минут. Снижен риск утери документов. Срок подготовки ежегодной отчетности по договорной и претензионно-исковой работе подразделений уменьшился с 20 до 1–2 дней.
- Настроен обмен данными о договорах и контрагентах между «1С:Управление холдингом» и с учетными системами подразделений. Это позволило унифицировать нормативно-справочную информацию и обеспечить ее своевременное обновление во всех подразделениях компании. В результате качество договорной и претензионно-исковой работы повысилось, исключены разночтения и неточности в документах.
- Оптимизировано согласование документов. В компании договора и другие документы согласовываются в 2 этапа: внутри филиала и далее с ЦАУ. Автоматизация ускорила обмен информацией между всеми участниками процесса. В системе настроены маршруты согласования, обновленные данные по каждому документу поступают в центральное управление каждый час. Сроки согласования документов между филиалами и ЦАУ сократились с 14–30 до 1–3 дней.
- В системе доступна вся связанная с договорами информация — история работы, сроки исполнения обязательств, сведения об участниках, спорных вопросах и т. п. Это помогает сотрудникам ЦАУ оперативно контролировать платежную дисциплину, взаиморасчеты, условия оплат по договорам, вовремя принимать административные решения, оценивать надежность клиентов.
- В системе реализованы отчеты, которые помогают руководству оперативно контролировать договорную и претензионно-исковую работу каждого подразделения компании. Это исключило организационные ошибки. Повысился уровень исполнительской дисциплины в компании.
Соколова Ирина Владимировна, заместитель генерального директора по правовым вопросам ООО «АРГОС», отмечает: «В результате внедрения были решены поставленные задачи по блокам учета договорной и претензионно-исковой работы. Сейчас учет договоров, претензий и исков организован в едином информационном пространстве. Система „1С:Управление холдингом“ позволила сократить время на формирование отчетности, снизить риск потери информации и улучшить контроль над исполнительской дисциплиной сотрудников».
