Автоматизация 4 700 рабочих мест РУДН с помощью 1С:Документооборот государственного учреждения.
Цели проекта
РУДН является участником национальной программы 5–100.
Цель проекта 5–100 — улучшить позиции группы ведущих российских университетов на глобальном рынке образовательных услуг и исследовательских программ.
Выполняя задачи программы 5–100, РУДН развернул 40 проектов развития. Для прозрачного управления этими стратегическими проектами была нужна современная информационная система. Также руководство университета нуждалось в упорядочивании административной работы: сотни документов и рутинных операций могли быть сокращены с помощью цифровизации.
Задачи проекта:
- Решение операционных задач.
- Унификация выходных форм документов.
- Унификация процессов движения документов.
- Сокращение времени на подготовку документов.
- Увеличение прозрачности движения документов по процессу.
- Установка сроков выполнения каждого этапа жизненного цикла документа.
- Повышение доступности документов.
- Обеспечение работы пользователей из любой географической точки.
- Повышение прозрачности и управляемости стратегических проектов развития университета.
- Облегчение организации, проведения и распространения решений собраний различного типа.
- Повышение результативности управления поручениями.
Уникальность проекта
- В авторизированной системе работает около 4 700 человек.
- Проведено онлайн- и офлайн- обучение более 1,5 тысяч человек, организована горячая линия для поддержки пользователей.
- Благодаря методологии Agile организовано постепенное, бесконфликтное вовлечение сотрудников университета в использование новых информационных технологий.
- Автоматизированный документооборот объединен с привычными способами наложения резолюций и передачи поручений. Для этого разработано и интегрировано с СЭД мобильное приложение для ректора.
- Особенности бизнес-процессов классического университета описаны и стандартизированы. Настроены бизнес‑процессы для создания, маршрутизации и хранения потоков более 100 тысяч документов в год.
- Автоматизированы специфические процессы: закупки, оформление заявок на командирование, ротация профессорско-преподавательского состава и др.
Ситуация до внедрения
Российский университет дружбы народов был основан 5 февраля 1960 года.
Сегодня РУДН — один из лучших российских университетов, входит в мировые рейтинги THE, QS и RUR.
РУДН — первый университет в России, который получил 5 звезд в 5 категориях рейтинга QS Stars.
Объединяя знанием людей разных культур, РУДН формирует лидеров, которые завтра сделают мир лучше.
РУДН — сложный административный организм, структура которого включает институты, факультеты, кафедры, научные объединения, центры и лаборатории, филиалы в других городах. Действует система довузовского и послевузовского образования, куда входит аспирантура, докторантура и ординатура.
Университет ведет активную международную работу, поддерживая связи с зарубежными образовательными и научными центрами. Всего в составе РУДН — более 1 000 административных единиц, связанных вертикально и горизонтально.
Сложная, разноплановая деятельность университета требует эффективного управления сквозными и локальными процессами, в которые вовлечены тысячи участников. Для этого используются различные инструменты учета и управления.
По мере развития видов деятельности и технологий университет внедрил программное обеспечение разной функциональности, от разных вендоров. Ключевыми продуктами для интегрированного управления деятельностью университета стали программы платформы «1С:Предприятие»:
- 1С:Документооборот государственного учреждения,
- 1С:Зарплата и кадры государственного учреждения 8,
- 1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8,
- 1C:Управление холдингом.
Также использовались другие информационные системы на различных платформах.
Согласованная работа тысяч людей стала важным условием для роста и развития университета.
Работа по старинке — с передачей бумаг из рук в руки, телефонными согласованиями, долгими паузами между этапами принятия решений — ограничивала РУДН в его стремлении в будущее.
Идея автоматизации управленческой, административной и образовательной деятельности, включая документооборот организации была инициирована и поддерживается ректором университета, академиком Владимиром Михайловичем Филипповым и руководством вуза.
Результаты проекта
Внедрение программного продукта решило следующие задачи:
- делопроизводство;
- учет и хранение документов;
- постановка и решение тактических задач с использованием мобильного приложения;
- организация доступа из любой точки мира в зоне покрытия сети интернет;
- планирование проектов и управление задачами в их рамках;
- анализ деятельности в разрезе проектов;
- управление совещаниями;
- учет и контроль исполнения поручений;
- управление заявками на внутренние работы.
Управление документооборотом
Ежегодно в университете создается и утверждается более 75 тысяч приказов различного типа и десятки тысяч других документов. В результате автоматизации:
- Проекты документов (приказов, протоколов, служебных записок) подготавливаются на базе унифицированных форм, процессы согласования запускаются на основании шаблонов бизнес-процессов.
- Задачи согласования, утверждения, подписания, рассмотрения и регистрации выполняются в электронном виде.
- За счет ограничения количества повторных согласований сроки согласования документов сократились примерно в 2,5 раза.
- Повысилась достоверность прогнозов сроков издания документов.
- Выросло качество подготовки документов благодаря стандартизации форм.
- Для ректора университета создана удобная мобильная рабочая среда: в специальном приложении можно просматривать, править и накладывать резолюции, используя стилус или клавиатуру.
- Ежемесячно в системе ЭД разрабатываются новые шаблоны документов.
Учет и хранение документов
В результате внедрения программного продукта «1С:Документооборот государственного учреждения 8» университет обеспечен единой базой данных хранения документов. Электронная база документов и бумажный архив дубликатов, сохранения которого требует законодательство, объединены с помощью технологии штрихкодирования.
Сотрудники университета, независимо от их должности и территориального расположения, могут быстро найти необходимый документ, используя его идентификационные признаки.
Для повышения эффективности управления административными процессами: оборотом документации, ведения проектов, согласования и контроля выполнения решений был выстроен и автоматизирован процесс документооборота. Эффект от использования новой системы, построенной на базе решения «1С:Документооборот», очевиден. В прошлом остались неудобные электронные таблицы и телефонные согласования. РУДН обеспечен единой базой данных хранения документов. Снизились затраты на управление проектной деятельностью. Создано специальное мобильное приложение, в котором можно оперативно просматривать, править и накладывать резолюции. Плодотворное сотрудничество с компанией «1С‑Рарус» принесло положительные результаты, в наших ближайших планах продолжение работы по интеграции с другими информационными системами, развертывания системы контроля исполнительской дисциплины, дальнейшая стандартизация форм документов и процессов движения информационных потоков, создание специализированного мобильного приложения для всех сотрудников университета.
Характеристики проекта
 |
Масштаб проекта |
Внедренные программные продукты
Архитектура решения и масштаб проекта:
Три фактора определили успех проекта:
Интеграция СЭД с прочими информационными базами университета: Одна из задач внедрения «1С:Документооборот» — объединить в единой системе потоки документов, генерируемые в разных информационных базах университета. На сегодняшний день выполнена интеграция с другими системами на базе «1С:Предприятие»:
|
 |
Оптимальность трудозатрат и эффективность внедрения |
|
