1c-crm-red
Российский университет дружбы народов (РУДН)

Российский университет дружбы народов (РУДН)

Количество АРМ
4 700
Скорость, АРМ/мес.
470
Оценка клиента
10 из 10
Отклонение по срокам
10%
Отклонение по бюджету
0%
Цели проекта
Прозрачное управление стратегическими проектами с помощью современной информационной системы.
Отрасль
Управление документооборотом
Сроки проекта
Февраль 2018 — Декабрь 2018

О компании

Российский университет дружбы народов — многопрофильный интернациональный университет в Москве, созданный в 1960 году. В состав университета входят 6 факультетов, 10 институтов, 1 академия. Набор ведется по программам бакалавриата, специалитета, магистратуры, аспирантуры и ординатуры (медицинский институт). На выбор предложены очные, очно-заочные и заочные формы обучения. Сегодня РУДН — один из лучших российских университетов, входит в мировые рейтинги THE, QS и RUR. РУДН — первый университет в России, который получил 5 звезд в 5 категориях рейтинга QS Stars.

РУДН является участником национальной программы 5–100. Цель проекта 5–100 — улучшить позиции группы ведущих российских университетов на глобальном рынке образовательных услуг и исследовательских программ.

Выполняя задачи программы 5–100, университет развернул 40 проектов развития. Для прозрачного управления этими стратегическими проектами была нужна современная информационная система. Также руководство вуза нуждалось в упорядочивании административной работы: сотни документов и рутинных операций могли быть сокращены с помощью цифровизации.

История сотрудничества

Впервые руководство РУДН обратилось в «1С-Рарус» в 2018 году с целью цифровизации управления стратегическими проектами с помощью современной информационной системы. В результате проекта автоматизировано 4 700 рабочих мест РУДН с помощью «1С:Документооборот государственного учреждения».

В начале 2020 года в РУДН началось создание в многофункционального центра. «1С-Рарус» стал исполнителем проекта по автоматизации работы МФЦ на базе 1С:CRM КОРП.

Автоматизация 4 700 рабочих мест РУДН с помощью 1С:Документооборот государственного учреждения.

Цели проекта

  • Прозрачное управление стратегическими проектами с помощью современной информационной системы.

Задачи проекта

  • Решение операционных задач.
  • Унификация выходных форм документов.
  • Унификация процессов движения документов.
  • Сокращение времени на подготовку документов.
  • Увеличение прозрачности движения документов по процессу.
  • Установка сроков выполнения каждого этапа жизненного цикла документа.
  • Повышение доступности документов.
  • Обеспечение работы пользователей из любой географической точки.
  • Повышение прозрачности и управляемости стратегических проектов развития университета.
  • Облегчение организации, проведения и распространения решений собраний различного типа.
  • Повышение результативности управления поручениями.

Уникальность проекта

  • В авторизированной системе работает около 4 700 человек.
  • Проведено онлайн- и офлайн- обучение более 1,5 тысяч человек, организована горячая линия для поддержки пользователей.
  • Благодаря методологии Agile организовано постепенное, бесконфликтное вовлечение сотрудников университета в использование новых информационных технологий.
  • Автоматизированный документооборот объединен с привычными способами наложения резолюций и передачи поручений. Для этого разработано и интегрировано с СЭД мобильное приложение для ректора.
  • Особенности бизнес-процессов классического университета описаны и стандартизированы. Настроены бизнес-процессы для создания, маршрутизации и хранения потоков более 100 тысяч документов в год.
  • Автоматизированы специфические процессы: закупки, оформление заявок на командирование, ротация профессорско-преподавательского состава и др.

Ситуация до внедрения

РУДН — сложный административный организм, структура которого включает институты, факультеты, кафедры, научные объединения, центры и лаборатории, филиалы в других городах. Действует система довузовского и послевузовского образования, куда входит аспирантура, докторантура и ординатура.

Университет ведет активную международную работу, поддерживая связи с зарубежными образовательными и научными центрами. Всего в составе РУДН — более 1 000 административных единиц, связанных вертикально и горизонтально.

Сложная, разноплановая деятельность университета требует эффективного управления сквозными и локальными процессами, в которые вовлечены тысячи участников. Для этого используются различные инструменты учета и управления.

По мере развития видов деятельности и технологий университет внедрил программное обеспечение разной функциональности, от разных вендоров. Ключевыми продуктами для интегрированного управления деятельностью университета стали программы платформы «1С:Предприятие»:

Также использовались другие информационные системы на различных платформах. Согласованная работа тысяч людей стала важным условием для роста и развития университета. Работа по старинке — с передачей бумаг из рук в руки, телефонными согласованиями, долгими паузами между этапами принятия решений — ограничивала РУДН в его стремлении в будущее.

Идея автоматизации управленческой, административной и образовательной деятельности, включая документооборот организации была инициирована и поддерживается ректором университета, академиком Владимиром Михайловичем Филипповым и руководством вуза.

Результаты проекта

Внедрение программного продукта решило следующие задачи:

  • делопроизводство;
  • учет и хранение документов;
  • постановка и решение тактических задач с использованием мобильного приложения;
  • организация доступа из любой точки мира в зоне покрытия сети интернет;
  • планирование проектов и управление задачами в их рамках;
  • анализ деятельности в разрезе проектов;
  • управление совещаниями;
  • учет и контроль исполнения поручений;
  • управление заявками на внутренние работы.

Управление документооборотом

Ежегодно в университете создается и утверждается более 75 тысяч приказов различного типа и десятки тысяч других документов. В результате автоматизации:

  • Проекты документов (приказов, протоколов, служебных записок) подготавливаются на базе унифицированных форм, процессы согласования запускаются на основании шаблонов бизнес-процессов.
  • Задачи согласования, утверждения, подписания, рассмотрения и регистрации выполняются в электронном виде.
  • За счет ограничения количества повторных согласований сроки согласования документов сократились примерно в 2,5 раза.
  • Повысилась достоверность прогнозов сроков издания документов.
  • Выросло качество подготовки документов благодаря стандартизации форм.
  • Для ректора университета создана удобная мобильная рабочая среда: в специальном приложении можно просматривать, править и накладывать резолюции, используя стилус или клавиатуру.
  • Ежемесячно в системе ЭД разрабатываются новые шаблоны документов.

Учет и хранение документов

В результате внедрения программного продукта «1С:Документооборот государственного учреждения 8» университет обеспечен единой базой данных хранения документов. Электронная база документов и бумажный архив дубликатов, сохранения которого требует законодательство, объединены с помощью технологии штрихкодирования.

Сотрудники университета, независимо от их должности и территориального расположения, могут быстро найти необходимый документ, используя его идентификационные признаки.

Р. Р. Аглямов, архитектор системы: «Для повышения эффективности управления административными процессами: оборотом документации, ведения проектов, согласования и контроля выполнения решений был выстроен и автоматизирован процесс документооборота. Эффект от использования новой системы, построенной на базе решения „1С:Документооборот“, очевиден. В прошлом остались неудобные электронные таблицы и телефонные согласования. РУДН обеспечен единой базой данных хранения документов. Снизились затраты на управление проектной деятельностью. Создано специальное мобильное приложение, в котором можно оперативно просматривать, править и накладывать резолюции. Плодотворное сотрудничество с компанией „1С-Рарус“ принесло положительные результаты, в наших ближайших планах продолжение работы по интеграции с другими информационными системами, развертывания системы контроля исполнительской дисциплины, дальнейшая стандартизация форм документов и процессов движения информационных потоков, создание специализированного мобильного приложения для всех сотрудников университета».

Характеристики проекта

Масштаб проекта

Масштаб проекта

Внедренные программные продукты

  • 1С:Документооборот государственного учреждения:
    • приказы,
    • служебные записки,
    • протоколы,
    • заявки,
    • управление мероприятиями.

Архитектура решения и масштаб проекта:

  • Количество пользователей системы: 4 700.
  • Количество активных пользователей: 1 500.
  • Количество одновременно работающих пользователей: 500.

Три фактора определили успех проекта:

  • Заинтересованность ректора и руководства университета и в цифровой трансформации вуза.
  • Объединение в команду специалистов РУДН и «1С‑Рарус», имеющих многолетний опыт автоматизации на платформе «1С:Предприятие» и обладающих глубокими знаниями бизнес-процессов университета и его потребностей.
  • Итерационная схема внедрения с непрерывным анализом обратной связи от пользователей и поэтапным вводом в действие объектов и программных модулей. Такой подход обеспечил успех внедрения, несмотря на сложность оргструктуры, многочисленность объектов документооборота и большое количество сотрудников.

Интеграция СЭД с прочими информационными базами университета:

Одна из задач внедрения «1С:Документооборот» — объединить в единой системе потоки документов, генерируемые в разных информационных базах университета. На сегодняшний день выполнена интеграция с другими системами на базе «1С:Предприятие»:

  • «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения 8»: реализован механизм обмена данными об организационной структуре организации и сотрудниках, обмен данными по кадровым приказам;
  • «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8»: реализован механизм обмена данными по финансовым показателям проектов, которые ведутся в «1С:Документооборот государственного учреждения 8»;
  • «1C:Управление холдингом 8»: реализован механизм обмена служебными записками на закупку. Согласование служебных записок производится на стороне «1С:Документооборот государственного учреждения 8», в «1C:Управление холдингом 8» документы поступают на исполнение.

Оптимальность трудозатрат и эффективность внедрения

Оптимальность трудозатрат и эффективность внедрения

  • Скорость автоматизации АРМ/мес: 470.
  • Суммарное кол-во чел.—час. проектной команды: 10 000.
  • Количество АРМ: 4 700.

РУДН создал МФЦ на базе 1С:CRM КОРП

Цели проекта

Повышение качества и скорости предоставления услуг за счет цифровизации многофункционального центра РУДН.

Задачи проекта

  • Реализация единого инструмента оператора МФЦ для работы с заявками;
  • Обеспечение максимально высокой скорости обработки заявок операторами МФЦ;
  • Создание сквозных процессов работы с заявками МФЦ;
  • Обеспечение хранения заявок и всех сопроводительных документов и файлов
  • Обеспечение обмена данными со сторонними программными продуктами, исключая хранение этих данных в системе;
  • Реализация инструментов контроля работы операторов руководством МФЦ.

Ситуация до внедрения

В начале 2020 года руководство РУДН решило создать в университете многофункциональный центр по аналогии с городскими МФЦ. Цель открытия МФЦ — получение в одном месте различных услуг: заключение договора на обучение, постановка на регистрационный и миграционный учет, оплата обучения и т.д. МФЦ позволит избавить студентов, абитуриентов и сотрудников от необходимости посещения нескольких кабинетов, по максимуму сократить очереди и сроки получения документов.

При выборе подрядчика РУДН обратились в «1С-Рарус», с которым успешно сотрудничали ранее. В качестве решений для автоматизации рассматривались программы 1С. Критерии выбора следующие: удобное автоматизированное рабочее место для оператора МФЦ, достаточное количество готовых инструментов, чтобы минимизировать доработки решения, а также легкая интеграция с другими программами 1С, с электронной очередью, мобильным приложением и личными кабинетами пользователей. Разработчиками «1С-Рарус» был подготовлен контрольный пример и подробно продемонстрирован процесс заключения договора на обучение. В результате решением для автоматизации был выбран продукт 1С:CRM КОРП, а подрядчиком «1С-Рарус».

Уникальность и инновационность проекта

Для автоматизации работы МФЦ в РУДН решение 1С:CRM КОРП было модернизировано, после чего получило название «1С:Оператор МФЦ». Специалисты «1С-Рарус» не добавляли новые объекты в программный продукт, а немного изменили существующие. К примеру, базовый компонент «Задача» переделали на инструмент «Заявка», а АРМ оператора — это измененный типовой объект «Мои продажи». Оператор работает в одной программе, без открытия большого количества объектов или баз.

Интерфейс документа «Заявка» максимально понятный, отображаются только необходимые данные и кнопки. Интеграция с учётными системами РУДН позволяет не хранить данные о заявителях, а запрашивать информацию с помощью настроенных обменов. В «1С:Оператор МФЦ» хранится только документ «Заявка» и его информационное окружение.

Результаты проекта

  • Автоматизация работы операторов МФЦ:

Прием и формирование заявки. Студенты и сотрудники РУДН могут записаться в МФЦ через личный кабинет в приложении, после чего в «1С:Оператор МФЦ» автоматически создается заявка на услугу. Также посетители могут прийти в МФЦ и получить талон электронной очереди, после чего будет сформирована заявка на услугу. Заявка лежит в основе работы оператора МФЦ. Поиск заявок осуществляется по данным заявителя, реализован механизм создания заявки вручную. Можно менять статус заявок, перенаправлять их другим операторам. Было автоматизировано 46 услуг, к каждой услуге реализован шаблон заявки в оригинальном стиле с необходимым набором инструментов и кнопок для подготовки документов.

Создание, подпись и печать документов. В решении «1С:Оператор МФЦ» хранятся только заявки, информация о студентах и сотрудниках университета (номера студенческих билетов, паспортные данные), обращающихся за услугами, поступают из других решений, с которыми настроена интеграция. Документы формируются в рамках одного окна, что позволяет выводить на экран готовую печатную форму, упрощает обслуживание решения и исключает дублирование информации. К примеру, если нужно сформировать договор на обучение, оператор в заявке может инициировать процедуру создания договора, заполняет необходимые данные, после чего договор передается в 1С:БГУ, где и будет хранится. При этом у оператора сохраняется возможность детализировано просмотреть этот договор в «1С:Оператор МФЦ», подписать его ЭЦП, распечатать, подготовить счёт на оплату, отправить файлы по электронной почте или в личный кабинет пользователя и отслеживать статус оплаты.

Контроль работы операторов. Разработано три отчета для контроля работы операторов с заявками: отчет по заявкам, время обработки заявки, движение заявок.

Поддержка пользователей «1С:Оператор МФЦ». Для оказания поддержки, в «1С:Оператор МФЦ» реализована форма обратной связи. Через нее операторы и руководство МФЦ передают пожелания, вопросы или сведения об ошибках сотрудникам «1С-Рарус».

  • Сокращение очередей и сроков получения услуг.

Возможность получения услуг онлайн и в формате одного окна избавила заявителей от посещения нескольких помещений вуза, а также сократила очереди. Прием одного заявителя уменьшился до 11 минут, до проекта получение документов иногда длилось 2-3 недели. Пропускная способность увеличилась в несколько раз, в среднем до 600 человек в день, а в период приемной кампании в два-три раза больше.

Директор МФЦ РУДН Рождественская А.А.: «Благодарим компанию „1С-Рарус“ за проделанную работу по автоматизации нашего МФЦ. Безусловно, мы сделали правильный выбор подрядчика. Результаты проекта уже очень ощутимы: в помещениях вуза отсутствуют очереди, процесс получения услуг стал продуманным и комфортным. Мы можем контролировать работу сотрудников, анализировать отчеты и вносить предложения из программы, сотрудники „1С-Рарус“ всегда на связи и помогают с вопросами».
  • Развитие системы «1С:Оператор МФЦ».

Сотрудничество с «1С-Рарус» и РУДН продолжается. В ближайшее время планируется увеличить количество предоставляемых МФЦ услуг до 90. Станет возможным автоматическое подписание ЭЦП пакета заявок. Ведется работа в области взаимодействия «1С:Оператор МФЦ» с приложением и личным кабинетом для полного перевода предоставления услуг в онлайн режим. Передавать файлы для получения услуги можно будет из приложения, а также заполнять данные на этапе заказа услуги самостоятельно, чтобы операторы после открытия заявки на основании приложенных документов и полученной информации могли сразу приступить к работе. Это позволит сократить до 1 раза либо полностью избавить студентов и сотрудников от посещения МФЦ.

Заинтересованы в сотрудничестве?
Нужна консультация?
Свяжитесь с нами!
Заказать обратный звонок
1c@rarus.ru