О компании
Российский университет дружбы народов — многопрофильный интернациональный университет в Москве, созданный в 1960 году. В состав университета входят 6 факультетов, 10 институтов, 1 академия. Набор ведется по программам бакалавриата, специалитета, магистратуры, аспирантуры и ординатуры (медицинский институт). На выбор предложены очные, очно-заочные и заочные формы обучения. Сегодня РУДН — один из лучших российских университетов, входит в мировые рейтинги THE, QS и RUR. РУДН — первый университет в России, который получил 5 звезд в 5 категориях рейтинга QS Stars.
РУДН является участником национальной программы 5–100. Цель проекта 5–100 — улучшить позиции группы ведущих российских университетов на глобальном рынке образовательных услуг и исследовательских программ.
Выполняя задачи программы 5–100, университет развернул 40 проектов развития. Для прозрачного управления этими стратегическими проектами была нужна современная информационная система. Также руководство вуза нуждалось в упорядочивании административной работы: сотни документов и рутинных операций могли быть сокращены с помощью цифровизации.
История сотрудничества
Впервые руководство РУДН обратилось в «1С-Рарус» в 2018 году с целью цифровизации управления стратегическими проектами с помощью современной информационной системы. В результате проекта автоматизировано 4 700 рабочих мест РУДН с помощью «1С:Документооборот государственного учреждения».
В начале 2020 года в РУДН началось создание в многофункционального центра. «1С-Рарус» стал исполнителем проекта по автоматизации работы МФЦ на базе 1С:CRM КОРП.
Автоматизация 4 700 рабочих мест РУДН с помощью 1С:Документооборот государственного учреждения.
Цели проекта
- Прозрачное управление стратегическими проектами с помощью современной информационной системы.
Задачи проекта
- Решение операционных задач.
- Унификация выходных форм документов.
- Унификация процессов движения документов.
- Сокращение времени на подготовку документов.
- Увеличение прозрачности движения документов по процессу.
- Установка сроков выполнения каждого этапа жизненного цикла документа.
- Повышение доступности документов.
- Обеспечение работы пользователей из любой географической точки.
- Повышение прозрачности и управляемости стратегических проектов развития университета.
- Облегчение организации, проведения и распространения решений собраний различного типа.
- Повышение результативности управления поручениями.
Уникальность проекта
- В авторизированной системе работает около 4 700 человек.
- Проведено онлайн- и офлайн- обучение более 1,5 тысяч человек, организована горячая линия для поддержки пользователей.
- Благодаря методологии Agile организовано постепенное, бесконфликтное вовлечение сотрудников университета в использование новых информационных технологий.
- Автоматизированный документооборот объединен с привычными способами наложения резолюций и передачи поручений. Для этого разработано и интегрировано с СЭД мобильное приложение для ректора.
- Особенности бизнес-процессов классического университета описаны и стандартизированы. Настроены бизнес-процессы для создания, маршрутизации и хранения потоков более 100 тысяч документов в год.
- Автоматизированы специфические процессы: закупки, оформление заявок на командирование, ротация профессорско-преподавательского состава и др.
Ситуация до внедрения
РУДН — сложный административный организм, структура которого включает институты, факультеты, кафедры, научные объединения, центры и лаборатории, филиалы в других городах. Действует система довузовского и послевузовского образования, куда входит аспирантура, докторантура и ординатура.
Университет ведет активную международную работу, поддерживая связи с зарубежными образовательными и научными центрами. Всего в составе РУДН — более 1 000 административных единиц, связанных вертикально и горизонтально.
Сложная, разноплановая деятельность университета требует эффективного управления сквозными и локальными процессами, в которые вовлечены тысячи участников. Для этого используются различные инструменты учета и управления.
По мере развития видов деятельности и технологий университет внедрил программное обеспечение разной функциональности, от разных вендоров. Ключевыми продуктами для интегрированного управления деятельностью университета стали программы платформы «1С:Предприятие»:
- 1С:Документооборот государственного учреждения,
- 1С:Зарплата и кадры государственного учреждения 8,
- 1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8,
- 1C:Управление холдингом.
Также использовались другие информационные системы на различных платформах. Согласованная работа тысяч людей стала важным условием для роста и развития университета. Работа по старинке — с передачей бумаг из рук в руки, телефонными согласованиями, долгими паузами между этапами принятия решений — ограничивала РУДН в его стремлении в будущее.
Идея автоматизации управленческой, административной и образовательной деятельности, включая документооборот организации была инициирована и поддерживается ректором университета, академиком Владимиром Михайловичем Филипповым и руководством вуза.
Результаты проекта
Внедрение программного продукта решило следующие задачи:
- делопроизводство;
- учет и хранение документов;
- постановка и решение тактических задач с использованием мобильного приложения;
- организация доступа из любой точки мира в зоне покрытия сети интернет;
- планирование проектов и управление задачами в их рамках;
- анализ деятельности в разрезе проектов;
- управление совещаниями;
- учет и контроль исполнения поручений;
- управление заявками на внутренние работы.
Управление документооборотом
Ежегодно в университете создается и утверждается более 75 тысяч приказов различного типа и десятки тысяч других документов. В результате автоматизации:
- Проекты документов (приказов, протоколов, служебных записок) подготавливаются на базе унифицированных форм, процессы согласования запускаются на основании шаблонов бизнес-процессов.
- Задачи согласования, утверждения, подписания, рассмотрения и регистрации выполняются в электронном виде.
- За счет ограничения количества повторных согласований сроки согласования документов сократились примерно в 2,5 раза.
- Повысилась достоверность прогнозов сроков издания документов.
- Выросло качество подготовки документов благодаря стандартизации форм.
- Для ректора университета создана удобная мобильная рабочая среда: в специальном приложении можно просматривать, править и накладывать резолюции, используя стилус или клавиатуру.
- Ежемесячно в системе ЭД разрабатываются новые шаблоны документов.
Учет и хранение документов
В результате внедрения программного продукта «1С:Документооборот государственного учреждения 8» университет обеспечен единой базой данных хранения документов. Электронная база документов и бумажный архив дубликатов, сохранения которого требует законодательство, объединены с помощью технологии штрихкодирования.
Сотрудники университета, независимо от их должности и территориального расположения, могут быстро найти необходимый документ, используя его идентификационные признаки.
Характеристики проекта
 |
Масштаб проекта |
Внедренные программные продукты
Архитектура решения и масштаб проекта:
Три фактора определили успех проекта:
Интеграция СЭД с прочими информационными базами университета: Одна из задач внедрения «1С:Документооборот» — объединить в единой системе потоки документов, генерируемые в разных информационных базах университета. На сегодняшний день выполнена интеграция с другими системами на базе «1С:Предприятие»:
|
 |
Оптимальность трудозатрат и эффективность внедрения |
|
РУДН создал МФЦ на базе 1С:CRM КОРП
Цели проекта
Повышение качества и скорости предоставления услуг за счет цифровизации многофункционального центра РУДН.
Задачи проекта
- Реализация единого инструмента оператора МФЦ для работы с заявками;
- Обеспечение максимально высокой скорости обработки заявок операторами МФЦ;
- Создание сквозных процессов работы с заявками МФЦ;
- Обеспечение хранения заявок и всех сопроводительных документов и файлов
- Обеспечение обмена данными со сторонними программными продуктами, исключая хранение этих данных в системе;
- Реализация инструментов контроля работы операторов руководством МФЦ.
Ситуация до внедрения
В начале 2020 года руководство РУДН решило создать в университете многофункциональный центр по аналогии с городскими МФЦ. Цель открытия МФЦ — получение в одном месте различных услуг: заключение договора на обучение, постановка на регистрационный и миграционный учет, оплата обучения и т.д. МФЦ позволит избавить студентов, абитуриентов и сотрудников от необходимости посещения нескольких кабинетов, по максимуму сократить очереди и сроки получения документов.
При выборе подрядчика РУДН обратились в «1С-Рарус», с которым успешно сотрудничали ранее. В качестве решений для автоматизации рассматривались программы 1С. Критерии выбора следующие: удобное автоматизированное рабочее место для оператора МФЦ, достаточное количество готовых инструментов, чтобы минимизировать доработки решения, а также легкая интеграция с другими программами 1С, с электронной очередью, мобильным приложением и личными кабинетами пользователей. Разработчиками «1С-Рарус» был подготовлен контрольный пример и подробно продемонстрирован процесс заключения договора на обучение. В результате решением для автоматизации был выбран продукт 1С:CRM КОРП, а подрядчиком «1С-Рарус».
Уникальность и инновационность проекта
Для автоматизации работы МФЦ в РУДН решение 1С:CRM КОРП было модернизировано, после чего получило название «1С:Оператор МФЦ». Специалисты «1С-Рарус» не добавляли новые объекты в программный продукт, а немного изменили существующие. К примеру, базовый компонент «Задача» переделали на инструмент «Заявка», а АРМ оператора — это измененный типовой объект «Мои продажи». Оператор работает в одной программе, без открытия большого количества объектов или баз.
Интерфейс документа «Заявка» максимально понятный, отображаются только необходимые данные и кнопки. Интеграция с учётными системами РУДН позволяет не хранить данные о заявителях, а запрашивать информацию с помощью настроенных обменов. В «1С:Оператор МФЦ» хранится только документ «Заявка» и его информационное окружение.
Результаты проекта
- Автоматизация работы операторов МФЦ:
Прием и формирование заявки. Студенты и сотрудники РУДН могут записаться в МФЦ через личный кабинет в приложении, после чего в «1С:Оператор МФЦ» автоматически создается заявка на услугу. Также посетители могут прийти в МФЦ и получить талон электронной очереди, после чего будет сформирована заявка на услугу. Заявка лежит в основе работы оператора МФЦ. Поиск заявок осуществляется по данным заявителя, реализован механизм создания заявки вручную. Можно менять статус заявок, перенаправлять их другим операторам. Было автоматизировано 46 услуг, к каждой услуге реализован шаблон заявки в оригинальном стиле с необходимым набором инструментов и кнопок для подготовки документов.
Создание, подпись и печать документов. В решении «1С:Оператор МФЦ» хранятся только заявки, информация о студентах и сотрудниках университета (номера студенческих билетов, паспортные данные), обращающихся за услугами, поступают из других решений, с которыми настроена интеграция. Документы формируются в рамках одного окна, что позволяет выводить на экран готовую печатную форму, упрощает обслуживание решения и исключает дублирование информации. К примеру, если нужно сформировать договор на обучение, оператор в заявке может инициировать процедуру создания договора, заполняет необходимые данные, после чего договор передается в 1С:БГУ, где и будет хранится. При этом у оператора сохраняется возможность детализировано просмотреть этот договор в «1С:Оператор МФЦ», подписать его ЭЦП, распечатать, подготовить счёт на оплату, отправить файлы по электронной почте или в личный кабинет пользователя и отслеживать статус оплаты.
Контроль работы операторов. Разработано три отчета для контроля работы операторов с заявками: отчет по заявкам, время обработки заявки, движение заявок.
Поддержка пользователей «1С:Оператор МФЦ». Для оказания поддержки, в «1С:Оператор МФЦ» реализована форма обратной связи. Через нее операторы и руководство МФЦ передают пожелания, вопросы или сведения об ошибках сотрудникам «1С-Рарус».
- Сокращение очередей и сроков получения услуг.
Возможность получения услуг онлайн и в формате одного окна избавила заявителей от посещения нескольких помещений вуза, а также сократила очереди. Прием одного заявителя уменьшился до 11 минут, до проекта получение документов иногда длилось 2-3 недели. Пропускная способность увеличилась в несколько раз, в среднем до 600 человек в день, а в период приемной кампании в два-три раза больше.
- Развитие системы «1С:Оператор МФЦ».
Сотрудничество с «1С-Рарус» и РУДН продолжается. В ближайшее время планируется увеличить количество предоставляемых МФЦ услуг до 90. Станет возможным автоматическое подписание ЭЦП пакета заявок. Ведется работа в области взаимодействия «1С:Оператор МФЦ» с приложением и личным кабинетом для полного перевода предоставления услуг в онлайн режим. Передавать файлы для получения услуги можно будет из приложения, а также заполнять данные на этапе заказа услуги самостоятельно, чтобы операторы после открытия заявки на основании приложенных документов и полученной информации могли сразу приступить к работе. Это позволит сократить до 1 раза либо полностью избавить студентов и сотрудников от посещения МФЦ.
