Интернет-магазин Доставка и оплата

Мы выбрали для Вас офис в Москве.

Вы можете изменить его на офис в другом городе.

1c-crm-red
ФГАОУ ВО «РУДН»

ФГАОУ ВО «РУДН»

Цели проекта
Прозрачное управление стратегическими проектами с помощью современной информационной системы.
Отрасль
Управление документооборотом
Сроки проекта
Февраль 2018 — Декабрь 2018
Количество АРМ
4 700
Трудозатраты, чел.-ч
10 000
Скорость, АРМ/мес.
470
Оценка клиента
10 из 10
Отклонение по срокам
10%
Отклонение по бюджету
0%

Автоматизация 4 700 рабочих мест РУДН с помощью 1С:Документооборот государственного учреждения.

Цели проекта

РУДН является участником национальной программы 5–100.

Цель проекта 5–100 — улучшить позиции группы ведущих российских университетов на глобальном рынке образовательных услуг и исследовательских программ.

Выполняя задачи программы 5–100, РУДН развернул 40 проектов развития. Для прозрачного управления этими стратегическими проектами была нужна современная информационная система. Также руководство университета нуждалось в упорядочивании административной работы: сотни документов и рутинных операций могли быть сокращены с помощью цифровизации.

Задачи проекта:

  • Решение операционных задач.
  • Унификация выходных форм документов.
  • Унификация процессов движения документов.
  • Сокращение времени на подготовку документов.
  • Увеличение прозрачности движения документов по процессу.
  • Установка сроков выполнения каждого этапа жизненного цикла документа.
  • Повышение доступности документов.
  • Обеспечение работы пользователей из любой географической точки.
  • Повышение прозрачности и управляемости стратегических проектов развития университета.
  • Облегчение организации, проведения и распространения решений собраний различного типа.
  • Повышение результативности управления поручениями.

Уникальность проекта

  • В авторизированной системе работает около 4 700 человек.
  • Проведено онлайн- и офлайн- обучение более 1,5 тысяч человек, организована горячая линия для поддержки пользователей.
  • Благодаря методологии Agile организовано постепенное, бесконфликтное вовлечение сотрудников университета в использование новых информационных технологий.
  • Автоматизированный документооборот объединен с привычными способами наложения резолюций и передачи поручений. Для этого разработано и интегрировано с СЭД мобильное приложение для ректора.
  • Особенности бизнес-процессов классического университета описаны и стандартизированы. Настроены бизнес‑процессы для создания, маршрутизации и хранения потоков более 100 тысяч документов в год.
  • Автоматизированы специфические процессы: закупки, оформление заявок на командирование, ротация профессорско-преподавательского состава и др.

Ситуация до внедрения

Российский университет дружбы народов был основан 5 февраля 1960 года.

Сегодня РУДН — один из лучших российских университетов, входит в мировые рейтинги THE, QS и RUR.

РУДН — первый университет в России, который получил 5 звезд в 5 категориях рейтинга QS Stars.

Объединяя знанием людей разных культур, РУДН формирует лидеров, которые завтра сделают мир лучше.

РУДН — сложный административный организм, структура которого включает институты, факультеты, кафедры, научные объединения, центры и лаборатории, филиалы в других городах. Действует система довузовского и послевузовского образования, куда входит аспирантура, докторантура и ординатура.

Университет ведет активную международную работу, поддерживая связи с зарубежными образовательными и научными центрами. Всего в составе РУДН — более 1 000 административных единиц, связанных вертикально и горизонтально.

Сложная, разноплановая деятельность университета требует эффективного управления сквозными и локальными процессами, в которые вовлечены тысячи участников. Для этого используются различные инструменты учета и управления.

По мере развития видов деятельности и технологий университет внедрил программное обеспечение разной функциональности, от разных вендоров. Ключевыми продуктами для интегрированного управления деятельностью университета стали программы платформы «1С:Предприятие»:

Также использовались другие информационные системы на различных платформах.

Согласованная работа тысяч людей стала важным условием для роста и развития университета.

Работа по старинке — с передачей бумаг из рук в руки, телефонными согласованиями, долгими паузами между этапами принятия решений — ограничивала РУДН в его стремлении в будущее.

Идея автоматизации управленческой, административной и образовательной деятельности, включая документооборот организации была инициирована и поддерживается ректором университета, академиком Владимиром Михайловичем Филипповым и руководством вуза.

Результаты проекта

Внедрение программного продукта решило следующие задачи: 

  • делопроизводство;
  • учет и хранение документов;
  • постановка и решение тактических задач с использованием мобильного приложения;
  • организация доступа из любой точки мира в зоне покрытия сети интернет;
  • планирование проектов и управление задачами в их рамках;
  • анализ деятельности в разрезе проектов;
  • управление совещаниями;
  • учет и контроль исполнения поручений;
  • управление заявками на внутренние работы.

Управление документооборотом

Ежегодно в университете создается и утверждается более 75 тысяч приказов различного типа и десятки тысяч других документов. В результате автоматизации:

  • Проекты документов (приказов, протоколов, служебных записок) подготавливаются на базе унифицированных форм, процессы согласования запускаются на основании шаблонов бизнес-процессов.
  • Задачи согласования, утверждения, подписания, рассмотрения и регистрации выполняются в электронном виде.
  • За счет ограничения количества повторных согласований сроки согласования документов сократились примерно в 2,5 раза.
  • Повысилась достоверность прогнозов сроков издания документов.
  • Выросло качество подготовки документов благодаря стандартизации форм.
  • Для ректора университета создана удобная мобильная рабочая среда: в специальном приложении можно просматривать, править и накладывать резолюции, используя стилус или клавиатуру.
  • Ежемесячно в системе ЭД разрабатываются новые шаблоны документов.

Учет и хранение документов

В результате внедрения программного продукта «1С:Документооборот государственного учреждения 8» университет обеспечен единой базой данных хранения документов. Электронная база документов и бумажный архив дубликатов, сохранения которого требует законодательство, объединены с помощью технологии штрихкодирования.

Сотрудники университета, независимо от их должности и территориального расположения, могут быстро найти необходимый документ, используя его идентификационные признаки.


 

Для повышения эффективности управления административными процессами: оборотом документации, ведения проектов, согласования и контроля выполнения решений был выстроен и автоматизирован процесс документооборота. Эффект от использования новой системы, построенной на базе решения «1С:Документооборот», очевиден. В прошлом остались неудобные электронные таблицы и телефонные согласования. РУДН обеспечен единой базой данных хранения документов. Снизились затраты на управление проектной деятельностью. Создано специальное мобильное приложение, в котором можно оперативно просматривать, править и накладывать резолюции. Плодотворное сотрудничество с компанией «1С‑Рарус» принесло положительные результаты, в наших ближайших планах продолжение работы по интеграции с другими информационными системами, развертывания системы контроля исполнительской дисциплины, дальнейшая стандартизация форм документов и процессов движения информационных потоков, создание специализированного мобильного приложения для всех сотрудников университета.

Р. Р. Аглямов,
архитектор системы.

Характеристики проекта

Масштаб проекта

Масштаб проекта

Внедренные программные продукты

  • 1С:Документооборот государственного учреждения:
    • приказы,
    • служебные записки,
    • протоколы,
    • заявки,
    • управление мероприятиями.

Архитектура решения и масштаб проекта:

  • Количество пользователей системы: 4 700.
  • Количество активных пользователей: 1 500.
  • Количество одновременно работающих пользователей: 500.

Три фактора определили успех проекта:

  • Заинтересованность ректора и руководства университета и в цифровой трансформации вуза.
  • Объединение в команду специалистов РУДН и «1С‑Рарус», имеющих многолетний опыт автоматизации на платформе «1С:Предприятие» и обладающих глубокими знаниями бизнес-процессов университета и его потребностей.
  • Итерационная схема внедрения с непрерывным анализом обратной связи от пользователей и поэтапным вводом в действие объектов и программных модулей. Такой подход обеспечил успех внедрения, несмотря на сложность оргструктуры, многочисленность объектов документооборота и большое количество сотрудников.

Интеграция СЭД с прочими информационными базами университета:

Одна из задач внедрения «1С:Документооборот» — объединить в единой системе потоки документов, генерируемые в разных информационных базах университета. На сегодняшний день выполнена интеграция с другими системами на базе «1С:Предприятие»:

  • «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения 8»: реализован механизм обмена данными об организационной структуре организации и сотрудниках, обмен данными по кадровым приказам;
  • «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8»: реализован механизм обмена данными по финансовым показателям проектов, которые ведутся в «1С:Документооборот государственного учреждения 8»;
  • «1C:Управление холдингом 8»: реализован механизм обмена служебными записками на закупку. Согласование служебных записок производится на стороне «1С:Документооборот государственного учреждения 8», в «1C:Управление холдингом 8» документы поступают на исполнение.

Оптимальность трудозатрат и эффективность внедрения

Оптимальность трудозатрат и эффективность внедрения

  • Скорость автоматизации АРМ/мес: 470.
  • Суммарное кол-во чел.–час. проектной команды: 10 000.
  • Трудозатраты проектной команды в расчете на 1 АРМ, чел.–час.: 2,13.
Заинтересованы в сотрудничестве?
Нужна консультация?
Свяжитесь с нами!
Заказать обратный звонок
1c@rarus.ru
Для отображения персонализированного контента и рекламных сообщений, а также хранения личных настроек на локальном компьютере веб‑сайты «1С‑Рарус» используют технологию cookie и аналогичные. Продолжив использование наших веб‑сайтов, Вы даете согласие на обработку персональных данных, выражаете согласие с Политикой конфиденциальности rarus.ru и применением этих технологий.
Продолжив использование веб‑сайтов «1С‑Рарус», Вы даете согласие на обработку персональных данных, выражаете согласие с Политикой конфиденциальности.
Facebook Vkontakte Youtube Instagram Telegram