ТПС Недвижимость

Проект года Global CIO

Описание проекта

Цели проекта

Цель проекта — сокращение трудозатрат на расчет и подготовку отчетности по аренде.

Задачи проекта

• Внедрение автоматизированной системы взаиморасчетов с арендаторами.
• Обеспечение полной сопоставимости данных регламентированного и управленческого учета (за исключением отдельных видов операций).
• Обеспечение универсальности механизмов начисления арендной платы.
• Подготовка к оптимизации методологии бухгалтерского учета в части аренды и бухгалтерского плана счетов.

Ситуация до внедрения

АО «ТПС Недвижимость» с 2004 года реализует проекты в области коммерческой недвижимости. В управлении компании 700 000 кв. м. торговых площадей. Объекты находятся в Москве, Краснодаре, Новосибирске и Сочи.

Для оперативного учета в компании использовалась доработанная конфигурация на базе программных продуктов фирмы «1С». Часть расчетов проводилась в электронных таблицах. Уровень автоматизации не соответствовал потребностям бизнеса:

• Часть показателей в договорах рассчитывались вручную, процесс занимал много времени, возникал риск ошибок.
• Появлялась проблема в отражением новых условий в договорах. Конфигурация требовала доработки. Возникала серьезная нагрузка на ИТ-подразделение.
• Для корректного ведения бухгалтерского учета требовалось вести десятки субсчетов.
• Требовались более эффективные инструменты для контроля дебиторской задолженности, сроки оплаты в договоре часто не совпадали с информацией в программе.

Трудозатраты на развитие и поддержку программы превышали экономическую эффективность.

Руководством АО «ТПС Недвижимость» было решено начать проект, задачи которого — создание и внедрение цифрового решения, отвечающего задачам бизнеса. Партнером выбрана компания «1С-Рарус». Основой для построения информационного пространства стало решение на базе «1С:Бухгалтерия КОРП» и «1C:Управление холдингом».

Уникальность и инновационность проекта

Разработана система для полноценного управления договорами аренды, а также дополнительных соглашений к ним с учетом специфики торгово-развлекательных центров:

• Товарооборота арендаторов.
• Заполняемости торгово-развлекательных центров (далее — ТРЦ).
• Простоев арендаторов (по вине арендатора, по вине арендодателя, в связи с законодательными ограничениями).
• Количества проданных билетов (для кинотеатров) и иных натуральных показателей.

Программа умеет автоматически рассчитывать и начислять арендную плату с учетом специфики условий каждого договора, а также отражать вновь возникшие изменения, которые повлияли на расчет. Количество одновременно действующих договоров — свыше 2 000. Количество возможных алгоритмов расчёта всех составных частей арендной платы и коммунальных платежей — свыше 20 000 вариантов. Ежемесячное количество расчетов (начислений) по различным алгоритмам — свыше 30 000.

В период законодательных ограничений ввиду распространения пандемии вируса COVID-19, количество дополнительных соглашений выросло в 4 раза (до 1 000 штук в квартал). В программе корректно отразились и были учтены нестандартные условия дополнительных соглашений.

Таким образом, на практике удалось проверить гибкость настройки алгоритмов расчета арендной платы в пользовательском режиме без выполнения дополнительных доработок.

Результаты проекта

Разработана конфигурация, позволяющая:

• Хранить информацию по каждому помещению ТРЦ и историю изменений.
• Регистрировать договоры аренды и дополнительные соглашения к ним с учетом условий и событий, влияющих на начисление арендной платы.
• Рассчитывать арендную плату с учетом специфики каждого вида начисления, учитывая возможные факторы:
  • Ставки арендной платы.
  • Скидки.
  • Товарооборот арендаторов.
  • Автоматические индексации ставок арендной платы и иных фиксированных показателей.
  • Тарифы поставщиков коммунальных услуг и объем предоставленных услуг.
  • Площадь помещений и площадь ТРЦ.
  • Произвольные события, влияющие на дату начала/окончания действия начислений или изменения отдельных параметров начислений.
  • Зависимость суммы начислений от параметров, измеряемых по шкалам.
• Рассчитывать арендную плату в зависимости от источников данных (как автоматически, так и по выбору пользователя):
  • Алгоритм расчета текущего вида начисления, указанный в договоре аренды.
  • Алгоритмы расчета смежных видов начислений, указанных в договоре аренды.
  • Исторические данные прошлых начислений по договору.
  • Исторические данные среднего/максимального размера арендной платы по всем договорам за определенный период.
  • Данные сторонних программ.
• Получать подробную расшифровку полученного расчета арендной платы.
• Начислять пени и штрафы.
• Формировать счета на оплату арендаторам.
• Вести пролонгацию договоров в автоматическом режиме.
• Автоматизировать алгоритм формирования документов реализации и счет-фактуры к ним в бухгалтерском учете.
• Вести бухгалтерский учет с детализацией до вида начисления и периода взаиморасчетов без необходимости модификации плана счетов бухгалтерского учета, что обеспечивает сопоставимость с управленческим учетом.
• Отражать переуступки прав по договорам аренды в управленческом и бухгалтерском учетах.
• Усилить контроль за дебиторской задолженностью и сократить ее.
• Формировать управленческую отчетность с детализацией по договорам аренды, видам начислений и периодам взаиморасчетов.

Эффект:

• Цифровое решение позволяет без выполнения доработки и без потери аналитики задолженности по бухгалтерскому учету сократить число субсчетов:
  • По счету 62 сократить количество субсчетов на 91 (со 102 субсчетов до 11).
  • По счету 76.АВ отказаться от всех субсчетов (32 субсчета).
• Усовершенствована работа с дополнительными соглашениями — без увеличения объема привлекаемых трудовых ресурсов, количество дополнительных соглашений выросло с 300 до 1 000 в год, причем вариативность вносимых изменений стала выше. В денежном выражении экономия составила 2 180 880 руб. за 2020 год.
• Снизились трудозатраты на расчет и начисление арендной платы. Экономия составляет 1 335 000 руб. в год.
• За счет доступности настройки алгоритмов начисления арендной платы исключена необходимость доработки конфигурации при внедрении новых способов расчета. Экономия составляет 780 000 руб. в год.
• За счет снижения затрат на параллельный расчет арендной платы в стороннем ПО достигнута экономия 445 000 руб. в год.
• За счет гибкости и детализации отчетов достигнута экономия 300 000 руб. в год.
• За счет развития функционала по работе с обеспечительными платежами (в т. ч. с гарантиями) достигнута экономия 445 000 руб. в год.
• За счет решения проблемы с параллельным вводом корректировок взаиморасчетов по БУ и УУ достигнута экономия 890 000 руб. в год.
• За счет функции формирования расшифровок к начислениям достигнута экономия 110 000 руб. в год.

Характеристики проекта

	Масштаб проекта
	Внедренные программные продукты: 1С:Управление холдингом Архитектура решения и масштаб проекта Выполнены интеграции с программными продуктами сторонних фирм.

	Сроки и качество
	Соответствие функциональных возможностей внедренных решений и задач пользователя, баллов по 10‑балльной системе: 10. Общая удовлетворенность пользователя услугами партнера, баллов по 10‑балльной системе: 10.

	Экономический эффект от внедрения
	Cокращение трудозатрат в подразделениях: в 1,5 раза. Ускорение получения управленческой отчетности: в 2 раза. Ускорение обработки заказов: в 3 раза.