Дальневосточный федеральный университет (ДВФУ)

Модернизация системы финансово-хозяйственного учета в ДВФУ

Информация об учреждении

В университете обучается 26 000 студентов, преподавательский состав насчитывает 5 600 сотрудников. Смарт-кампус ДВФУ первым в России оснащен системой «электронный университет», это целый микрогород с обширной инфраструктурой.

Центральный учебный корпус и кампус университета.
Источник фото: Дальневосточный федеральный университет.

Центральный учебный корпус и кампус университета.
Источник фото: Дальневосточный федеральный университет.

из

Ситуация до внедрения

На момент старта проекта в ДВФУ для бухгалтерского, налогового, кадрового учета и расчетов заработной платы использовались программные продукты «1С:Бухгалтерия государственного учреждения», ред. 1.0, и «1С:Зарплата и кадры бюджетного учреждения».

Создание цифровой инфраструктуры — ключевой приоритет ДВФУ в рамках государственной программы поддержки университетов «Приоритет 2030».

Для оптимизации управления процессами университета было решено модернизировать систему финансово-хозяйственной деятельности, учитывая развитие используемых программных продуктов:

• перейти с редакции 1.0 на современную редакцию 2.0 «1С:Бухгалтерия государственного учреждения»;
• заменить «1С:Зарплата и кадры бюджетного учреждения» на «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения», редакция 3.1.

По результатам конкурсного отбора исполнителем проекта выбран новосибирский офис «1С‑Рарус», имеющий многолетнюю экспертизу в сфере автоматизации учреждений государственного сектора.

Цели и задачи проекта

Цель: модернизировать информационную систему для ведения бухгалтерского, налогового и кадрового учета, расчета заработной платы и стипендий.

Задачи:

• Перевести бухгалтерский и налоговый учет на «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8» (1С:БГУ), ред. 2.0.
• Осуществить перевод кадрового учета, расчета заработной платы и стипендий на «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения 8 КОРП» (1С:ЗКГУ), ред. 3.1.
• Адаптировать программные продукты 1С:БГУ и 1С:ЗКГУ под потребности учета в ДВФУ, сохранив возможность оперативного внедрения изменений законодательства в информационные системы.
• Интегрировать 1С:БГУ и 1С:ЗКГУ между собой и адаптировать интеграции с существующими информационными системами университета.

Архитектура решения и масштаб проекта

Архитектура системы финансово-хозяйственной деятельности ДВФУ

В ходе проекта 1С:БГУ и 1С:ЗКГУ адаптированы с информационными системами вуза:

1. Личный кабинет на портале ДВФУ:
   • начисления и оплата студентам;
   • данные по плановому и фактическому отпуску сотрудника;
   • данные по расчетным листкам сотрудника и студентов.
2. Сайт ДВФУ — в части информации об оплате по договорам на образовательные услуги.
3. 1С:Университет:
   • договоры студентов, информация об оплате по договорам;
   • данные о сотрудниках, местах работы, работодателях;
   • данные о структуре групп обучающихся, движении контингента.
4. 1С:Отель:
   • информация об оплате;
   • договора и реализации.
5. 1С:Медицина.Больничная аптека:
   • договоры с контрагентами;
   • приход, списание, перемещение медикаментов.
6. Система автоматизации финансового учета на базе «1С:Предприятие» (собственная разработка ДВФУ):
   • справочная информация: договоры, контракты, КБК, подразделения, проекты, программы развития, мероприятия, виды целевых средств, направления деятельности, лицевые счета, статьи оборотов по бюджетам, ЦФО, сотрудники, места работы;
   • графики исполнения договоров;
   • заявки на оплату;
   • реестры командировок;
   • плановые назначения по доходам и расходам;
   • принимаемые и принятые обязательства;
   • факты исполнения планов расходов;
   • командировки;
   • надбавки;
   • данные о начислениях сотрудников.
7. Система управления НСИ — в части справочной информации, перечисленной выше.

Уникальность и инновационность проекта

Амбициозные цели и масштаб задач университета требовали высокого уровня цифровой зрелости ИТ-системы.

Проект в цифрах:

• 23 000 студентов — расчет стипендий;
• 5 500 сотрудников — расчет заработной платы;
• 310 доработок системы, в том числе 24 аналитических отчета, 91 печатная форма;
• 7 интеграций с внешними системами вуза.

Мушатенко Андрей Владимирович,

директор по цифровой трансформации ДВФУ:

«Мы создали комплекс взаимодействующих информационных систем финансово-хозяйственного учета университета. Обеспечено оперативное получение данных для бухгалтерии, налогов, учета сотрудников, расчета зарплат 5,5 тысячи сотрудников и стипендий 23 тысяч студентов.

Во время проекта команда „1С-Рарус“ делилась знаниями и передавала опыт, что помогает нашей ИТ-службе эффективно поддерживать адаптированную систему, полностью отвечающую нашим потребностям в решении задач учета и управления».

Результаты проекта

1. Модернизирована информационная система ведения бухгалтерского, налогового и кадрового учета, а также расчета заработной платы и стипендий университета путем перехода на современные редакции программных продуктов «1С:Предприятие» и их адаптации.
2. Разработаны и применены механизмы автоматизированного переноса данных остатков и оборотов, адаптированные под особенности учета университета.
3. Организован процесс формирования и учета договоров на образовательные услуги.
4. Благодаря возможностям гибкой настройки типовых отчетов на 30% быстрее формируется управленческая отчетность.
5. На 50% ускорено формирование регламентированной бухгалтерской, персонифицированной и статистической отчетности.
6. Обеспечена возможность оперативного внедрения изменений законодательства в учетные информационные системы университета. В ходе опытно-промышленной эксплуатации выполнено 6 обновлений 1С:ЗКГУ и 4 обновления 1С:БГУ на релизы, выпущенные фирмой «1С».
7. Проведены вебинары для пользователей, подготовлены видеозаписи для новых сотрудников, разработаны текстовые инструкции. Комплекс обучающих материалов позволил оперативно адаптировать сотрудников к работе в модернизированной системе.

В ходе проекта специалисты «1С-Рарус» адаптировали решение 1С:БГУ под требования университета.

Реализован следующий функционал:

• Оперативный учет имущественных операций по основным средствам с хранением информации о пользователях, местонахождении и состоянии имущества.
• Формирование договоров безвозмездного пользования имуществом и материальных пропусков.
• Учет движения денежных средств в разрезе дополнительных экономических аналитик.
• Учет наличных денежных средств в разрезе касс, учет операций инкассации с автоматическим заполнением формы «Инкассация КМ-7».
• Механизмы формирования и согласования заявок на оплату с возможностью пакетного ввода расчетно-платежных документов.
• Помощник загрузки, распределения и отражения в учете реестров по поступлению доходов, полученных от банка.
• Пакетное формирование расчетно-платежных документов по выплате заработной платы.
• Помощник формирования движений по депонированию зарплаты и выплате депонентов.
• Механизм пакетного формирования реестров на перечисление денежных средств подотчетным лицам в соответствии с форматами банка и соответствующих документов на оплату.
• Механизм пакетного изменения реквизитов договоров на образовательные услуги и планов-графиков финансирования.
• Помощник перерасчета начисления доходов будущих периодов по услугам платного образования, а также договорам найма и возмещения коммунальных расходов, медицинских услуг при изменении их стоимости.

Реализация автоматизированных процессов кадрового учета и расчета заработной платы университета потребовала адаптации функционала 1С:ЗКГУ.

Внедрены следующие возможности:

• Автоматическое заполнение графика работы сотрудников в соответствии с занимаемой ставкой.
• Возможность просмотра сведений справочника «Штатное расписание» на рабочую дату.
• Регистрация изменений статьи финансирования сотрудника при помощи разработанных документов «Изменение статей финансирования сотрудников» и «Изменение штатного расписания».
• Механизм приема уволенных сотрудников по данным прошлого учебного года.
• Формирование заявок на перечисление денежных средств по заработной плате, НДФЛ, страховым взносам, удержаниям по исполнительным листам, удержаниям по профвзносам.
• Автоматическое перераспределение между статьями финансирования сумм при расчете резерва отпусков сотрудников, согласно среднего заработка сотрудников.
• Учет расходов будущих периодов по ежегодным отпускам, предоставляемых авансом.
• Создание документов «Отсутствие» по всем местам работы сотрудника, на основании документа по одному из них.
• Возможность загрузки сведений о надбавках медицинских работников на основании файла табличного редактора.
• Формирование выплат сотрудникам в разрезе признака «Банковский резидент», для казначейских платежей в разрезе лицевого счета в казначействе и классификационных признаков счетов (КПС).
• Расчет сумм стипендии нуждающимся в зависимости от назначенных иных начислений.

Продукты и сервисы фирмы «1С», внедренные в ходе проекта:

«1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8», ред. 2.0.

Внедренные подсистемы продукта:

• планирование и санкционирование;
• денежные средства;
• материальные запасы;
• ОС, НМА, НПА;
• услуги, работы, производство;
• платное обучение;
• налоги;
• учет и отчетность.

«1С:Зарплата и кадры государственного учреждения 8 КОРП», ред. 3.1

Внедренные подсистемы продукта:

• кадры,
• зарплата,
• выплаты,
• налоги и взносы,
• отчетность, справки.