Федеральное казенное предприятие «Завод имени Я. М. Свердлова» оптимизировало процессы подготовки, согласования и исполнения договоров с помощью «1С:Документооборота 8 КОРП»
Цели проекта
Основной задачей проекта было совершенствование договорной деятельности на предприятии и оптимизация взаимодействия структурных подразделений в части обмена документами.
А также:
- Классификация договоров по категориям (закупок, продаж, оказания услуг и так далее).
- Создание библиотеки типовых договоров.
- Формирование типовых маршрутов прохождения визирования и утверждения договоров.
- Возможность выбора маршрута визирования договоров.
- Возможность согласования договоров с помощью электронной подписи.
- Отслеживание маршрута визирования договоров.
- Разграничение прав доступа.
- Архивирование.
- Интеграция с действующими на предприятии системами учета.
Описание проекта
«Завод имени Я. М. Свердлова» — крупнейшее в отрасли боеприпасов и спецхимии многопрофильное и градообразующее предприятие.
В течение многих лет предприятие является полигоном для отработки новейших технологий, новых изделий, уникального оборудования, автоматизированных систем управления и их освоения в производстве.
Промышленная площадка предприятия занимает территорию около 1400 га, на которой расположено более 900 зданий и сооружений.
В состав предприятия входит около 50 структурных подразделений, в которых работают более 6,5 тысяч человек. На предприятии ведется интенсивная договорная деятельность, объем документооборота договоров, организационно-распорядительных документов и переписки превышает 80 тыс. единиц документов в год.
Ранее согласование одного договора между подразделениями могло продолжаться от нескольких дней до нескольких недель.
Взаимодействие между подразделениями сильно усложнялось их рассредоточенностью по территории предприятия. Долгая процедура согласования негативно сказывалась на работе с поставщиками и клиентами предприятия, приводила к задержкам в отгрузке товаров, возникновению ошибок и даже утере документов.
Результаты проекта
Совместно со специалистами «1С-Рарус» был реализован пилотный проект в 4 подразделениях, на которые приходится практически 50% всех договоров. За 3 месяца было проведено экспресс-обследование существующих бизнес процессов согласования, утверждения и учета договоров, разработан регламент по работе с договорными документами, проведена установка и настройка системы, настроены шаблоны договоров, проведена интеграция с действующими на предприятии приложениями.
По результатам пилотного проекта руководство предприятия приняло решение о развертывании системы электронного документооборота на все подразделения предприятия. В итоге система охватила более 100 рабочих мест 50 подразделений предприятия.
Благодаря отработанной в рамках пилотного проекта схеме внедрения, удалось менее чем за 1,5 месяца включить оставшиеся 46 подразделений в единую систему электронного документооборота:
- Разработан корпоративный регламент работы с документами.
- Договоры классифицированы по категориям (закупка, поставка, оказание услуг и так далее).
- Создана библиотека типовых договоров.
- Автоматизирована процедура визирования договоров.
- Реализовано отслеживание маршрута визирования договоров.
- Разграничены права доступа.
- Обеспечена интеграция с действующими на предприятии приложениями.
В результате:
- Обеспечен контроль над движением договоров и минимизирована возможность их потери.
- Сокращены потери рабочего времени сотрудников, занимающихся договорной деятельностью.
- Сокращено время на согласование договоров между подразделениями.
- Возможность отслеживания каждого этапа согласования договора позволила усилить контроль сроков согласования документов.
На данном этапе нам удалось достичь поставленных целей, автоматизированы процедуры согласования договоров. В системе работают все наши подразделения. Благодаря ведению договорной деятельности в системе «1С:Документооборот 8» удалось ускорить процедуру согласования договоров. К 2012 году мы планируем полностью перейти на ведение в системе «1С:Документооборот 8 КОРП» приказов, стандартов предприятия и отдельных видов служебных записок.
Характеристики проекта
Масштаб проекта
Внедренные программные продукты:
«Документы стали правильно и грамотно оформляться, сама процедура стала более контролируемой. Результаты проекта смогли оценить и руководители подразделений, которые стали тратить на проверку и согласование договоров меньше времени. Тем самым высвобождено время на принятие управленческих решений».
читать полностью
