Флит Компани

Создание единой системы управления собственным и привлеченным автопарком

О компании

ООО «Флит Компани» доставляет продукцию в сетевые магазины и оптово-розничные гипермаркеты, в том числе с соблюдением необходимого температурного режима.

Собственный автопарк перевозчика включает 60 транспортных средств грузоподъемностью до 20 тонн, включая автомобили и прицепы. Центральный офис находится в Санкт-Петербурге. «Флит Компани» выполняет перевозки по всей России благодаря долгосрочным контрактам с региональными автотранспортными компаниями.

Ситуация до внедрения

Для наращивания темпов бизнеса и повышения качества обслуживания клиентов возникла необходимость в модернизации используемой IT-системы компании. До проекта «Флит Компани» использовала несколько отраслевых решений:

• «1С:Транспортная логистика, экспедирование и управление автотранспортом КОРП» — для управления парком привлеченного транспорта;
• устаревшее самописное решение, созданное на платформе 1С, — для управления собственным транспортом;
• внешнее решение для автосервиса — для использования в ремонтном подразделении.

Компании не хватало серверных мощностей, росли временные и финансовые затраты на поддержание разрозненных программ. Не было возможности развивать функционал системы для управления собственным автопарком.

Цели проекта

1. Перенести данные по управлению собственным транспортом в единую систему перевозок.
2. Усовершенствовать и доработать функционал системы для повышения эффективности взаимодействия с заказчиками и перевозчиками.
3. Разработать интеграционные механизмы обмена с внешними платформами и сервисами:
   • Мессенджер Telegram — для информирования участников бизнес-процесса об изменениях на каждом этапе перевозки.
   • Электронная почта — для упрощения документооборота с заказчиками и перевозчиками.
   • «Почта России» — для отслеживания текущего состояния и местоположения отправлений.
   • Биржа грузоперевозок SMART-LOGIST — для автоматической публикации тендеров на перевозки.
   • «Транспондер ЗСД» (бесконтактный расчет за проезд по магистрали «Западный скоростной диаметр») — для мониторинга расходов на проезд по платным дорогам.
   • «1С:Аналитика» — для построения BI-отчетов в веб-интерфейсе.
   • Внешнее решение для управления автосервисным подразделением — для загрузки информации по выполненным ремонтным работам.

Описание проекта

Команде офиса «1С‑Рарус» в Санкт-Петербурге поставили задачу централизовать управление и контроль всех направлений деятельности «Флит Компани». Основой для построения единой системы, кастомизированной под процессы предприятия, стало решение совместной разработки фирмы «1С» и компании «1С‑Рарус» — «1С:Транспортная логистика, экспедирование и управление автотранспортом КОРП». Программа уже успешно зарекомендовала себя в управлении экспедиторскими услугами компании.

Проектной командой «1С‑Рарус» перенесен в единую систему и значительно доработан блок управления собственным транспортом. Основные изменения коснулись разработки и внедрения интеграционных взаимодействий с внешними платформами и системами. Автоматизированы процессы контроля каждого этапа перевозки, а также выполнения ремонтов автотранспорта.

Данные из системы управления транспортом загружаются в BI-систему «1С:Аналитика», что позволяет быстро и удобно формировать отчеты по анализу рентабельности услуг, выручке по менеджерам и другим показателям.

Усовершенствован процесс управления рекламациями. Сотрудники могут просматривать созданные рекламации и легко отслеживать статусы операций, создавать заявки на оплату.

Для усиления конкурентных позиций на рынке соискателей в компании создана уникальная система тарификации работы водителей собственного автопарка. В программе фиксируются показатели расчета, от которых зависит оплата. Для отслеживания эффективности введенной тарификации разработан отчет «Анализ заработной платы водителей».

«1С‑Рарус» разработал инструкции и провел обучение персонала, сопровождает и поддерживает систему. В планах развития: полный перенос блока автосервиса в единую систему, доработка подсистемы для службы безопасности, внедрение машинных технологий в работу с документацией.

Уникальность проекта

В процессе разработки функционала интеграции системы с мессенджером Telegram был досконально, вплоть до мелочей, проработан бизнес-процесс работы с заказом на грузоперевозку. Совместно с группой экспертов «Флит Компани» составлена подробная дорожная карта информирования участников процесса.

Уведомления об изменении статусов перевозки приходят как пользователям системы 1С — диспетчерам, логистам, службе безопасности (отвечающей за согласование выбранных перевозчиков), так и сотрудникам, выходящим в рейс.

Прослеживается весь процесс с момента поступления в компанию заказа, поиска, выбора, проверки и утверждения перевозчика, оформления заявки на перевозку и товаросопроводительной документации, мониторинга в пути, а также разбора проблемных ситуаций. Полученные автоматизированные инструменты позволили улучшить уровень качества перевозок собственным транспортом и усилить контроль за работой партнеров-перевозчиков.

Сложность реализации

«1С:Транспортная логистика, экспедирование и управление автотранспортом КОРП» предлагает множество интеграционных возможностей, позволяющих выполнять обмен данными с внешними сервисами и упрощать управление перевозками.

При доработке интеграции с «Почтой России» возникли некоторые организационные сложности, что было обусловлено масштабом структуры и необходимостью сложных согласований с технической поддержкой. Усложняло процесс интеграции то, что требовалось отправлять одновременно несколько сотен трек-номеров посылок.

В результате усилий проектной команды реализована автоматизация отправки пакетных запросов трек-номеров. В программе отображаются данные почтовой отправки с соответствующим статусом. Эта интеграция обеспечила полное представление о текущем состоянии и местоположении каждой посылки и значительно улучшила процесс мониторинга почтовых отправлений.

Реализованные в рамках проекта интеграционные взаимодействия.

Результаты

1. Автоматическая синхронизация данных и интеграция с внешними платформами позволили оптимизировать использование ресурсов компании:
   • В 5 раз ускорен процесс отправок заявок перевозчикам в результате доработки функционала отправки документов по электронной почте.
   • Улучшена дисциплина по предоставлению товарно-сопроводительных документов благодаря автоотправке уведомлений перевозчикам.
   • Существенно упрощен и ускорен процесс поиска деловых партнеров и организации транспортировки грузов за счет автоматической публикации тендеров на биржах грузоперевозок.
   • Значительно улучшен контроль перевозок благодаря интеграции с «Почтой России» и информированию ответственных лиц через Telegram-Бот.
2. Трудозатраты по ведению учета снижены на 50% благодаря централизации информации по собственному автопарку, привлеченному транспорту и автосервису. Исключен множественный ввод данных в разные программы. Создан потенциал для дальнейшего развития ИТ-экосистемы компании.

Продукты и сервисы фирмы «1С», внедренные в ходе проекта:

1С:Транспортная логистика, экспедирование и управление автотранспортом КОРП