Создание эффективных механизмов управления на базе «1С:Документооборот» для ГК «ММЗ Вперед».
О компании
Группа компаний АО «ММЗ „Вперед“», включающая предприятия АО «ОКБ „Кристалл“», ООО МФ «Вимант», АО «СМЗ» и АО «АВЭКС», занимается производством и послепродажным обслуживанием авиаагрегатов и парашютных систем. Имеет опыт разработки и изготовления изделий для других отраслей промышленности.
Предпосылки
В связи с объединением ряда компаний в единый управленческий контур возникла необходимость в унификации, регламентации и повышении прозрачности их бизнес-процессов с их последующей автоматизацией.
Для достижения поставленных целей потребовался инструмент, позволяющий осуществлять промежуточный и итоговый контроль состояния документов и задач, управлять развитием бизнес-процессов и предоставлять руководству информацию для оперативного принятия управленческих решений.
Также одной из важных задач являлась оптимизация процессов «Казначейства» и повышение прозрачности процессов ремонта агрегатов.
Цели
- Укрепление исполнительской дисциплины.
- Сокращение трудозатрат и ускорение согласования и поиска документов.
- Повышение качества планирования и контроля за движением финансовых потоков.
- Достижение прозрачности бизнес-процессов.
- Ускорение формирования аналитической отчетности в различных разрезах.
- Разработка и соблюдение единого регламента работ для всех предприятий холдинга.
- Сохранение конфиденциальности документов.
В дополнение к вышеперечисленным целям внедрения СЭД в рамках проекта должны были быть решены две дополнительные задачи:
- Организация управления ремонтами авиационных агрегатов на базе СЭД «1С:Документооборот» и CRM (с последующим тиражированием на другое предприятие холдинга для управления ремонтами рулевых винтов вертолетов семейства Ми).
- Повышение качества планирования и контроля казначейских операций за счет создания в СЭД «1С:Документооборот» подсистемы «Казначейство».
Уникальность проекта
На базе «1С:Документооборот» удалось создать нетиповой для этой системы казначейский и ремонтный функционал, который уже доказал свою эффективность на практике:
- повысилось качество планирования и контроля потока денежных средств;
- сократилось время на согласование и исполнение платежей;
- партнеры АО «ММЗ Вперед» получили эффективные инструменты для контроля исполнения заявок по ремонту авиагрегатов;
- созданный функционал тиражируется на другие предприятия холдинга.
Результаты
Автоматизированы учет и хранение входящей и исходящей корреспонденции, договорной документации, работа с организационно-распорядительными и внутренними документами (доверенности, гарантийные письма и т. д.), первичной финансовой и бухгалтерской документацией.
На 90% удалось отказаться от использования бумажного документооборота, что позволило снизить риски ошибок пользователей, повысить скорость работы и сформировать структурированный электронный архив с развитой системой поиска. Появилась возможность штрихкодирования и использования поточного сканирования документов.
Согласование более 25 видов документов переведено в электронный вид. Разработаны регламенты и оптимизированы маршруты согласования, стандартизированы действия пользователей при работе с документами.
Это существенно ускорило обработку документов и ускорило их согласование в 2,5 раза. Разработка подробных пользовательских инструкций и проектной документации положила начало формированию базы знаний, что облегчает обучение вновь принятых сотрудников.
Созданы инструменты контроля и анализа исполнения поручений для руководителей предприятия. Удалось отказаться от ведения бумажных журналов, в которых вручную фиксировались поставленные задачи. В результате сократилось время на формирование отчетов о загрузке сотрудников, соотношении исполненных и неисполненных поручений (в том числе выполненных с нарушением срока).
Это позволило существенно повысить исполнительскую дисциплину в коллективе и вывести управление предприятием на новый уровень.
Оптимизирована работа с договорной документацией. Специалистами «1С-Рарус» был разработан конструктор протоколов разногласий, в котором согласующие лица могут указать имеющиеся замечания к тем или иным пунктам договора и предложить их новую редакцию.
По итогам анализа сводного протокола разногласий сотрудник, ответственный за процедуру согласования, принимает решение, какие из замечаний необходимо учесть и автоматически формирует окончательную форму протокола. Это значительно снижает трудозатраты на подготовку документов и повышает скорость согласования документов.
Разработанная подсистема «Казначейство» позволила снизить нагрузку на финансовый отдел, повысить качество контроля и планирования потоков денежных средств. Пользователи получили возможность работать в единой системе как при согласовании заявок на расходование денежных средств, так и при их оплате.
Существенно повысилась оперативность согласования и исполнения платежей, качество контроля их обоснованности. Это улучшило платежную дисциплину предприятия без роста сопутствующих трудозатрат.
Ежедневное формирование реестра платежей в СЭД позволило интегрировать его с учетной системой. По итогам согласования реестра создаются платежные поручения, которые с помощью бесшовного обмена экспортируются в «1С:Бухгалтерия» и оплачиваются.
Для осуществления расчетов в рамках государственного оборонного заказа система позволяет выгружать подтверждающие документы-основания в электронный архив для предоставления в уполномоченный банк.
Внедрение нетиповой подсистемы управления ремонтами позволило клиентам в личном кабинете CRM-системы оформлять заявки на текущий или капитальный ремонт авиационного агрегата, а также отслеживать и контролировать их исполнение.
Информация с сайта передается в «1С:Документооборот», где автоматически создается задача куратору ремонтных процессов с вложенной в нее заявкой.
Куратор заполняет карточку проекта ремонта и указывает ключевую информацию: имя и контакты руководителя проекта, заказчика, плановую дату начала и завершения, состояние, состав проектной команды, номер изделия и т. д. Все дальнейшие этапы выполнения ремонтных работ запускаются в системе автоматически в зависимости от заполненных реквизитов и прозрачны для клиентов.
Характеристики проекта
 |
Масштаб проекта |
Внедренные программные продукты
1С:ERP Управление предприятием. Архитектура решения и масштаб проектаНастроена интеграция с системами 1С:ERP, «1С:Бухгалтерия», Системой Планирования и Мониторинга (СПМ) производства и снабжения компании «Райтстеп» в части обмена данными по договорам, заявкам на расходование денежных средств, реестрам платежей. Система «1С:Документооборот» тиражирована на предприятия группы компаний АО «ММЗ „Вперед“»:
Количество автоматизированных рабочих мест: 817. |
 |
Сроки и качество |
|
 |
Экономический эффект от внедрения |
|
