Альянс, ГКС

1С:Проект года

О компании

Промышленная группа «ГКС Альянс» — лидер среди компаний, поставляющих материалы и оборудование в нефтегазовой и энергетической отрасли. Контрагентами компании стали 4 700 предприятий, в числе которых: РЖД, «ЛокоТех», «Газпром нефть».

В группу «ГКС Альянс» входят департаменты, поставляющие: металлопрокат, строительные материалы, вентиляцию, оборудование для электрохимической защиты и т. д., а также изготавливающие металлоконструкции, металлоизделия, буровой инструмент.

Ситуация до внедрения

В ГК работает 500 сотрудников. Компании группы связаны общими интересами и работают в едином информационном решении, которое на текущий момент включает 40 юрлиц. Учет в «ГКС Альянс» велся в доработанном решении «1С:Управление производственным предприятием». Переход на «1С:ERP Управление предприятием» запланирован по следующим причинам:

• Из-за многочисленных доработок 1С:УПП не обновляется и снижает скорость работы сотрудников, новые релизы программы с изменениями законодательства недоступны для компании.
• Невозможно проследить сквозную цепочку тендерной сделки от победы в конкурсе до продажи и расчета премий сотрудников с учетом внутригрупповых оборотов. Часть информации теряется, сбор показателей занимает много времени. Заявки обрабатываются не в приоритетном порядке, действия сотрудников отдела продаж не согласованы, подготовка к тендеру трудоемка и каждый раз ведется с нуля.
• Разрозненный учет затрудняет работу сотрудников: информация хранится в различных программах и электронных таблицах.
• Не автоматизирован расчет премий для коммерческого отдела, на который влияют десятки показателей. Информация для расчета агрегируется из 1С, электронных таблиц и сторонних программ, сбор показателей занимает 3-4 дня.
• Невозможно связать мотивацию проектных команд со стратегией бизнеса и управлять качеством услуг.

Проект реализован совместно с ИТ-компанией «Онлайн Коммуникации» — заказчиком системы для аутсорсинга для «ГКС Альянс».

Цели проекта

• Организовать взаимодействие группы компаний в единой цифровой экосистеме — создать решение для бизнеса с единым входом, чтобы сотрудники работали в режиме «одного окна».
• Оптимизировать стоимость владения ИТ-решением. Перенести информацию из 1С:УПП в 1C:ERP, используя типовой функционал и сохраняя конфигурацию вендора на поддержке, выполняя доработки расширениями.
• Автоматизировать сквозной процесс тендерных продаж и закупок, начиная с планирования и обработки тендеров и заканчивая получением итоговых отчетов с необходимыми показателями по сделкам и расчетом премий.

Уникальность проекта

• Компании группы «ГКС Альянс» получили единую экосистему за счет связи 1С:ERP и CRM с электронными торговыми площадками, интегрированными через Seldon. Создана система управления тендерными заявками, благодаря которой приоритетные заявки обрабатываются в первую очередь. По каждой заявке ведется строгое управление и согласование этапов подготовки тендерной документации. Шаблоны заявок и наработки используются в дальнейшей работе, что экономит время и трудозатраты отдела продаж. Благодаря структурированной работе сотрудников в системе управления тендерным каналом продаж от ЭТП до взаимодействия с поставщиками выросла конверсия побед в тендерах. Обработка тендеров ускорилась в 3 раза.

• Автоматизирован расчет управленческой премии сотрудников коммерческого департамента, составляющего 75% штата группы компаний. «ГКС Альянс» получила систему вознаграждения, которая соответствует организационной структуре и стратегическим целям и помогает предприятию адаптироваться под быстро меняющиеся условия рынка и взаимодействия с клиентами. Премии рассчитываются как для каждого сотрудника, так и для проектных команд, объединенных по кросс-функциональному признаку на основе:

  • фиксированных показателей;
  • понижающих и повышающих коэффициентов;
  • 20-25 переменных, которые собираются в составляющие формулы (скидки, наценки, выручка, себестоимость и т. п.).

• С помощью составной мотивации руководители проектов выставляют проектным командам приоритеты, соответствующие стратегии бизнеса, и закладывают в формульный калькулятор нужную мотивацию. В результате сотрудники наглядно видят составляющие премии, это стимулирует проектные команды лучше и быстрее работать с клиентами.

  

• Проект реализован в тесном сотрудничестве с командой Заказчика. Функциональные блоки и зоны ответственности разделены между двумя командами. Над частью бизнес-процессов по очереди работали обе команды. Обе проектные команды обучали сотрудников «ГКС Альянс» работе с цифровой экосистемой.
• Создана система сбалансированных противовесов, которая учла потребности каждого руководителя проекта в построении сквозного процесса продаж. Для каждого автономного проекта, выделенного под клиента, автоматизировано закрытие периодов и разработан механизм для контроля внутригрупповых оборотов. Разногласия, возникшие на этапе обсуждения, направлены в конструктивное русло для достижения общих целей и соответствия стратегии бизнеса.

Результаты проекта

• Руководители проектов и подразделений управляют Портфелем заказов с помощью разработанного АРМ, в котором прослеживается цепочка взаимодействий с клиентами, тендеры и завершение сделки. Результаты сделки — объем продаж, скидки, доп. услуги, рентабельность и другие показатели — собраны в едином интерфейсе. До проекта информация собиралась вручную по отделам из разрозненных источников. Портфель заказов создан, чтобы помочь топ-менеджерам:

  • Взаимодействовать с банками для получения займов и финансирования сделок.
  • Мониторить возможные простои, чтобы балансировать ресурсов группы компаний.
  • Контролировать график выполнения обязательств перед клиентами для сокращения рисков невыполнения обязательств по договорам.

  Теперь компании лучше управляют ликвидностью, ресурсами и рисками проектов.

• В результате автоматизации расчета премий коммерческого департамента на основании сделок и сквозной цепочки продаж у руководителей проектов высвободилось 20 часов в месяц на работу с клиентами. В формуле расчетов участвуют до 25 переменных, фиксированные показатели, коэффициенты и т. п. Финансовый департамент получил инструмент для аудита сделок, перекрестных проверок и контроля — это улучшило финансовую дисциплину группы компаний и сократило риски кассовых разрывов.

• Реализовано стратегическое управление продажами на год вперед с план-фактом отклонений. Автоматизировано планирование продаж с аналитиками «клиенты», «регионы», «номенклатурные группы» с закреплением персональных ответственных за выполнение планов продаж. Разработано операционное планирование продаж на квартал в разрезе конкретных номенклатурных позиций, артикулов, плановой стоимости — это помогает точнее подать документацию и рассчитать показатели для тендеров. Информация для планирования выгружается в 1С:ERP из ЭТП.
• Менеджеры коммерческого блока контролируют заказы, тендеры, платежи, строят аналитические отчеты, быстро формируют документы по закрепленным проектам с помощью специально разработанного АРМ.
• Создан программный робот для управления внутренними оборотами между компаниями группы. Автоматически формируется цепочка, в которой указаны: компания продавец, покупатель, трансферная наценка и другие параметры для расчета оптимума. Для управления цепочкой корректируются условия, и робот автоматически обновляет результат. Теперь менеджерам не нужно вручную корректировать внутренние накладные и восстанавливать последовательность. С помощью программного робота необходимый оптимум достигается в разы быстрее.
• Реализована экосистема закупок и взаимодействий с поставщиками: согласование условий заказа поставщикам, контроль и отслеживание этапов закупок, календарь оплат поставщикам. В результате условия заказа и этапы закупок проходят согласование и утверждение руководителями, а поставщики предоставляют льготные условия закупок.
• Автоматизирован регламентированный учет, в том числе расчет зарплаты и кадровый учет.
• 1С:ERP интегрирована с решением «Управление тендерным отделом», разработанным командой Заказчика для управления тендерными сделками. Теперь менеджеры отдела продаж работают с конкурсами с тендерных площадок и рассчитывают выгоду участия компании в тендере в 1С:ERP, а не в разрозненных электронных таблицах.
• Команда заказчика автоматизировала блок казначейства и финансов. Создан платежный календарь, который учитывает специфику проектов и отслеживает остатки ДС на счетах юрлиц с привязкой к проектам, собственные и кредитные средства, займы между проектами, приоритеты сделок для оплаты. На основе календаря 2 раза в неделю на платежном комитете руководители проектов и финансовый директор распределяют финансовые ресурсы. Также реализован учет кредитов и займов, факторинг.
• Команда заказчика автоматизировала блок логистики — формирование маршрутов, выдача заданий на перевозку, пакеты печатных форм.
• Автоматизировано более 200 рабочих мест.
• Из 1С:УПП в 1С:ERP перенесена информация по 40 юрлицам.

из

Характеристики проекта

Масштаб проекта

Внедренные программные продукты: 1С:ERP Управление предприятием: Управление продажами, логистикой и транспортом. Планирование продаж. Закупки (снабжение) и управление отношениями с поставщиками. Учет бухгалтерский, налоговый, включая регламентированную отчетность. Управление персоналом и кадровый учет (HRM). Финансы, управленческий учет, мониторинг показателей. Архитектура решения и масштаб проекта: Общее число автоматизированных рабочих мест: 250.

	Сроки и качество
	Соответствие функциональных возможностей внедренных решений и задач пользователя, баллов по 10‑балльной системе: 10. Общая удовлетворенность пользователя услугами партнера, баллов по 10‑балльной системе: 10.

Экономический эффект от внедрения

Сокращение трудозатрат в подразделениях: 20%. Ускорение получения управленческой отчетности: 100%. Ускорение получения регламентированной отчетности: 20%. Ускорение обработки заказов: 30%. Сокращение расходов на материальные ресурсы: 15%. Сокращение операционных и административных расходов: 15%. Сокращение сроков исполнения заказов / оказания услуг: 15%. Снижение себестоимости продукции / услуг: 10%. Сокращение дебиторской задолженности: 10%. Рост прибыли: 15%.