1С:Проект года
Gulliver подвел итоги проекта внедрения ERP-системы
Специфика учета
Торговая марка Gulliver — лидер в производстве одежды на российском рынке. Компания реализует одежду и игрушки под своими брендами, а также является дистрибьютором известных лицензионных брендов. Сегодня ГК Гулливер — это более 1 000 профессионалов, более 300 магазинов на территории России, Белоруссии и в Казахстане, собственные торговые марки Gulliver и Button Blue.
Ежедневно менеджерами Gulliver обрабатывается более 1 000 заявок, как от мелкооптовых магазинов, так и от крупных федеральных торговых сетей. Важна оперативность реакции на запросы, возможность прогнозирования спроса, планирование и проведение маркетинговой активности — акции, специальные предложения, системы лояльности.
Источник: https://www.gulliver.ru/
История сотрудничества
Сотрудничество ГК «Гулливер» с «1С‑Рарус» началось в 2016 году с проекта комплексной автоматизации учета с помощью решений «1С:ERP Управление предприятием», «1С:ITIL Управление информационными технологиями предприятия» и «1С:Документооборот». «Гулливер» победил в конкурсе «1С:Проект года 2016» в номинации «Лучший проект в предметной области: Комплексное управление ресурсами предприятия (ERP)».
В 2020 году совместная работа продолжилась — был реализован проект разделения бухгалтерского и оперативного учета в «1С: ERP» и «1С:Бухгалтерия» в компании.
Цели проекта
- Создание единой информационной среды управления бизнесом, повышение эффективности бизнес‑процессов.
- Увеличение оборачиваемости товаров.
- Сокращение времени на подготовку управленческой отчетности, повышение точности показателей.
- Снижение трудозатрат персонала на работу с документами, исключение необходимости дублирования информации и ручного расчета показателей работы.
Ситуация до внедрения
В разных структурных подразделениях компании использовались обособленные системы учета. Показатели для управленческой отчетности консолидировались из 32 разных программных продуктов.
На подготовку и сверку данных по финансовой отчетности требовался месяц работы экономической службы. Планирование и контроль были затруднены отсутствием оперативной информации. Договора согласовывались в бумажном виде, в случае отсутствия ответственных лиц, сроки затягивались.
Для эффективной работы бизнес‑процессов компании необходимо создание единой информационной системы, которая обеспечит управление товарооборотом, позволит организовывать оперативное резервирование товара под заказы, усовершенствует работу с собственными и франчайзинговыми торговыми точками. Руководство компании получит механизм анализа и управления деятельностью компании.
Основой для построения системы решено использовать программный продукт «1С:ERP Управление предприятием 2», для организации документооборота приобретен «1С:Документооборот». Партнером по внедрению выбрана компания «1С‑Рарус», имеющая большой опыт работы реализации проектов внедрения «1С» на корпоративном рынке.
Уникальность проекта
- В рамках проекта реализована информационная безопасность. Операции с данными фиксируются в журнале изменений.
- Разработана структура нормативно‑справочной информации, позволяющая без преобразования предоставлять данные как на собственные интернет‑площадки, так и в системы партнеров.
- Максимальная вовлеченность персонала в настройку АРМов. Организация работы с учетом индивидуальных предпочтений и удобства. Необходимость самостоятельно выполнить настройки стимулировала сотрудников к более глубокому изучению системы.
- Выполнены интеграции ERP — интернет‑магазин, ERP — EDI Wildberries и другие крупные сети.
Результаты проекта
Единая система «1С:ERP Управление предприятием» объединила работу всех подразделений компании, ежедневно в информационной базе работают 650 сотрудников. Автоматизированы операции закупки, управление предзаказами, учет ТМЦ, продажи, процессы обеспечения заказов клиентов, управление взаиморасчетами, документооборот, казначейство, учет налогов и формирование отчетности, планирование и финансовый анализ. Проект окупился за 6 месяцев опытной эксплуатации.
- Работа бизнес‑процессов компании стала эффективнее, производительность труда персонала на разных участках выросла от 300 до 2 400 %.
- Время формирования финансовой отчетности сократилось в 2 раза.
- Время на сдачу регламентированной отчетности тратится на 30 % меньше.
- Запущен в работу электронный документооборот. Подписание не согласованных документов исключено, сведен к минимуму риски их потери. Отмечается экономия на расходных материалах (картриджи, бумага и т. д.).
- Разработана индивидуальная система резервирования под потребности бизнеса, которая учитывает динамику продаж контрагентам, регулирует объем товарных запасов в резервах под клиентов и дает информацию отделу закупок по оптимальному объему заказа и срокам исполнения. Данная система позволила с первых дней применения увеличить долю свободных остатков, что в целом ведет непосредственно к увеличению товарооборота и минимизации средств, вложенных в товарные запасы на складе. По ожиданиям повышение оборачиваемости товара по направлению торговли игрушками составит не менее 10 %.
- Автоматизированы функции казначейства, в результате финансовая служба в режиме онлайн получает информацию о плановых и фактических движениях денежных средств.
- В результате внедрения удалось полностью автоматизировать все функции казначейства (включая автоматизированное формирование валютных платежей в клиент‑банке через согласованную заявку на оплату), что позволяет в режиме онлайн получать информацию как о плановых, так и о фактических движениях денежных средств.
- Департамент маркетинга может самостоятельно управлять акциями в системе без привлечения специалистов ИТ‑департамента — от продаж конкретному клиенту и сезонности товара до специальных условий покупки товара в одном заказе или за определенный период.
- У компании появилась возможность гибкого ценообразования и своевременной реакции на потребности рынка. Например, можно назначать различные цены на товар в течение одного дня (утром — дешевле!), регулировать минимальную пороговую стоимость и назначать индивидуальные пороги скидок для клиентов.
- Внедренная система позволяет менеджерам и руководителям при необходимости работать из любой точки мира, оперативно согласовывая документы посредством внедренной системы электронного документооборота.
Характеристики проекта
Масштаб проекта |
|
Внедренные программные продукты
|
Сроки и качество |
|
|
Экономический эффект от внедрения |
|
|
Gulliver перевел регламентированный учет в «1С:Бухгалтерия предприятия КОРП»
Цели проекта
- Сокращение трудовых и временных ресурсов, а также исключение ошибок при формировании бухгалтерской и налоговой отчетности в контролирующие органы.
Задачи проекта:
- Вынесение регламентированного контура в систему «1С:Бухгалтерия КОРП».
- Формирование регламентированных бухгалтерских, налоговых и статистических отчетов за 1 квартал 2021 года в «1С:Бухгалтерия КОРП».
Ситуация до внедрения
Группа компаний «Gulliver» — это ведущая российская компания на рынке детских игрушек и одежды. Компания основана в 1997 году. Сегодня ГК Гулливер — это более 1 000 профессионалов, более 300 магазинов, собственные торговые марки Gulliver и Button Blue.
Для ведения оперативного и регламентированного учета использовалось решение «1С:ERP Управление предприятием», интегрированное с «1С:Розница» и «1С:Зарплата и управление персоналом». В связи со сложной схемой бизнес‑процессов компании, система содержала большое количество доработок, что вызывало ряд трудностей при формировании отчетности:
- Задержки при подготовке отчетности из‑за долгого и трудоемкого обновления решения.
- Регламентированная отчетность формировалась с ошибками.
- Отсутствовала возможность просмотра предварительных финансовых результатов и расчета себестоимости товаров в течение отчетного периода, так как проводки в базе формировались только в процессе закрытия при проведении регламентных операций.
- Сложности при внесении регулярных изменений согласно законодательству РФ в части бухгалтерского учета.
- Кастомизация существенно повысила стоимость поддержания «1С:ERP Управление предприятием» в актуальном состоянии для формирования регламентированной отчетности.
Для изменения ситуации руководством заказчика принято решение о вынесение регламентированного контура в программу «1С:Бухгалтерия КОРП» с наименьшим количеством доработок. Исполнителем работ стала компания «1С‑Рарус».
Уникальность и инновационность проекта
На первоначальном этапе проекта экспертами «1С‑Рарус» был проведен анализ ведения регламентированного учета в 1С:ERP и анализ штатного обмена между 1С:ERP и «1С:Бухгалтерия». Далее подготовили описание функциональных разрывов и зафиксировали функциональные требования заказчика. Под индивидуальные потребности «Гулливера» были адаптированы и доработаны следующие операции в «1С:Бухгалтерии»:
- Обмен 1С:ERP и «1С:Бухгалтерия» происходит по расписанию. Периодичность обмена меняется путем внесения соответствующей настройки. Ошибки, возникающие при обмене фиксируются в журнал регистрации. При ошибках выгрузка или загрузка порции обмена не останавливается. Реализован механизм получения уведомлений о проблемах обмена.
- Источником данных для справочника «Номенклатурные группы» стал справочник «Марки (Бренды)». Если марка не указана, в «1С:Бухгалтерии» для номенклатуры указывается общая номенклатурная группа «Без бренда».
- Создание отдельных позиций номенклатуры в «1С:Бухгалтерии» на каждую характеристику номенклатуры в 1С:ERP.
- Передача счетов учета расчетов с контрагентами в «1С:Бухгалтерию» в разрезе договоров с контрагентами.
- Ручная настройка счетов учета в регистре сведений «Счета учета номенклатуры».
- Миграция нескольких справочников из 1С:ERP в «1С:Бухгалтерию».
- Разработан механизм сверки данных между 1С:ERP и «1С:Бухгалтерией».
- Адаптировано более 30 механизмов обмена различными видами документов между системами.
Результаты проекта
В 1С:ERP заказчик использовал в работе разные аналитические разрезы, так как программа имела достаточно гибкие настройки с точки зрения процедуры списания остатков со складов и позволяла продавать товары с одного склада нескольким подразделениям компании. В «1С:Бухгалтерии» были выставлены более жёсткие настройки, и привычные операции стали приводить к коллизиям в проводках. Для решения проблемы команда «1С‑Рарус» провела методологическое исследование, в результате которого сделаны небольшие доработки, учитывающие особенности складского и договорного учета компании. Часть задач была передана ИТ‑подразделению «Гулливер», например, выверка остатков, перенос данных об остатках и т. д.
В 1 квартале 2021 года «1С:Бухгалтерию КОРП» запустили в промышленную эксплуатацию. Эксперты «1С‑Рарус», совместно с сотрудниками «Гулливер», осуществили подготовку и формирование отчетности за 1 квартал, а также разработали контрольные точки для сверки выгруженных и загруженных данных. По окончании проекта удалось достичь следующих результатов:
- Рабочий процесс стал более эффективным, так как заказчик сохранил привычную схему работы в системах 1С:ERP, «1С:Розница» и «1С:Зарплата и управление персоналом», но при этом для регламентированного учета было внедрено отдельное решение с полностью идентичными данными по отношению к мастер‑системе 1С:ERP. Таким образом, был организован параллельный регламентированный учет на базе конфигурации «Бухгалтерия предприятия КОРП», максимально приближенной к типовому функционалу.
- Реализован механизм контроля и анализа данных — анализ себестоимости, курсовых разниц, амортизации ОС и НМА.
- Сокращение трудозатрат на обновление форм регламентированной отчетности с 14 до 2 календарных дней, оперативное реагирование на изменение законодательства.
- Внедрение сверочных отчетов между регламентированным с оперативным контуром по разделам: закупки, продажи, денежные средства, склад, заработная плата и резервы, НДС, ОС и НМА, и прочие операции, которые не вошли в разделы (ручные проводки). Для каждого раздела обеспечен контроль отраженных в регламентированном и оперативном учете данных — по сумме, количеству, аналитике.
- Выявлены ошибки при ведении оперативного учета в 1С:ERP, которые влияли на процедуры расчета финансового результата.
- Сокращение трудозатрат и сроков внедрения изменений согласно изменениям законодательства (например ФСБУ 6). Исходная оценка внедрения изменений в оперативный контур составляла от двух календарных месяцев работы ИТ‑отдела, в регламентированном учете внедрение заняло 1 месяц.
- Для формирования подробных отчетов реализован сбора информации как из регламентированного, так и из оперативного контура.
Характеристики проекта
Архитектура решения и масштаб проекта: |
|
Проект включал интеграцию «1С:ERP Управление предприятием» с «1С:Бухгалтерия предприятия КОРП» и «1С:Зарплата и управление персоналом».
|
Продукты 1С, внедренные в ходе проекта: |
|
|
Сроки и качество |
|
|
Экономический эффект от внедрения |
|
|