1С:Проект года
Проект года Global CIO
«1С-Рарус» провел комплексную автоматизацию инжиниринговой компании ОАО «НИИК»
Крупная российская инжиниринговая компания ОАО «НИИК»
ОАО «НИИК» — крупная российская инжиниринговая компания, выполняющая широкий спектр услуг по проектированию, разработке технологий, комплектной поставке оборудования, обоснованию инвестиций, управлению строительством.
За годы своего развития ОАО «НИИК» заняло одно из ведущих мест на рынке инжиниринговых услуг в области разработок и проектирования производств карбамида и других химических продуктов. Делая ставку на динамичное развитие всех сфер и направлений деятельности, ОАО «НИИК» использует мировой и собственный многолетний опыт уникальных разработок.
Сегодня ОАО «НИИК» принимает самое активное участие в создании новых современных производств минеральных удобрений в России и СНГ.
История сотрудничества
Компания ОАО «НИИК» и «1С-Рарус» сотрудничают с 2017 года. Совместная работа началась с комплексной автоматизации управленческого учета на базе «1С:ERP Управление строительной организацией».
Схема всех внедренных ПП и их взаимодействия друг с другом
Автоматизация на базе «1С:ERP Управление строительной организацией»
Цели проекта
Основная цель проекта — создание комплексной системы управленческого учета в области управления строительством и поставок технологического оборудования. А также:
- Унификация корпоративной информации по партнерам, договорам, проектам и объектам строительства.
- Учет и планирование операций по взаиморасчетам с поставщиками, субподрядчиками и клиентами в рамках проектов строительства.
- Учет и планирование выполненных работ и поставки оборудования.
- Автоматизация складского учета, в т. ч. резервирования ТМЦ под проекты строительства.
- Учет и анализ технико-коммерческих предложений по выбору субподрядчиков и поставщиков оборудования, в т. ч. при проведении конкурсных процедур.
- Учет изготовления сторонними организациями специализированного нестандартного технологического оборудования и аппаратов из собственного давальческого сырья.
- Автоматизированное формирование бюджетов проектов строительства.
- Создание единых справочников номенклатуры оборудования и материалов, используемых при проектировании и поставке.
- Использование данных системы для планирования сроков в системе управления строительными проектами.
Предпосылки проекта
До старта проекта на предприятии существовала проблема учета, планирования и унификации данных. Различные отделы и службы компании осуществляли собственный учет в рамках проекта, а получение сводных экономических показателей по проектам занимало долгое время. Учет велся в электронных таблицах Excel, для каждого проекта структура файлов создавалась заново без общих для всех проектов правил.
Существовала проблема в обеспечении оперативного взаимодействия подразделений организации. Информация о складских остатках имелась только на бумажных носителях.
Уникальность проекта
Для достижения целей проекта был выполнен ряд новых задач:
- Разработаны новые механизмы планирования и резервирования ТМЦ в разрезе проектов и объектов строительства.
- Разработаны новые механизмы управления потоками денежных средств, формирования счетов на оплату и заявок на расход на основании графиков договоров строительства и поставки, адаптирован типовой платежный календарь на отраслевые механизмы «1С:ERP УСО».
- Осуществлен сквозной автоматизированный учет от строительной площадки (формирование сметных документов) до формирования бюджетов проектов (с отражением объектов и стоимости выполненных работ).
- Автоматизировано формирование плановых данных бюджетов с учетом актуализации выполнения строительства.
Проект выполнен в 2 этапа и в короткие сроки (7 месяцев, перерыв между этапами: 3.07.17–2.10.17). При этом полученные результаты позволили без задержек начать учет по масштабному проекту строительства.
Результаты проекта
Результаты проекта по внедрению «1С:ERP Управление строительной организацией 2»:
- С помощью механизмов планирования и резервирования ТМЦ появился электронный учет закупок и состояния складских запасов.
- Инструменты осуществления тендерных процедур позволили сократить время на подготовку лотов и снизить расходы.
- С помощью механизмов планирования и контроля движения денежных средств, сократилось количество ошибок при подготовке платежных документов. Сократился объем просроченных платежей.
- Адаптированная сметная подсистема и подсистема управления строительным производством позволила исключить двойной ввод документов выполнения работ. Данные актов КС‑2 автоматически отражаются в системе и бюджетах.
- Подсистема управления строительным производством позволила не только планировать сами строительные работы в разрезе конструктивных элементов, но и планировать их финансирование и актирование с учетом особенностей контрактов.
- С помощью системы закрыт разрыв между подготовкой технологических спецификаций и планирование поставок.
- Реализована интеграция с системой управления строительными проектами в части формирования первоначальной структуры работ, отражения фактического объема выполнения строительных работ, а также актуализации графиков актирования и финансирования проектов строительства.
- На предприятии сформирована группа экспертов — методологов и программистов, поддерживающих систему.
Экономический эффект от внедрения:
- Автоматизация бизнес-процессов позволила снизить трудозатраты, что привело к снижению численности персонала в управлении капитального строительства, а именно в числе сотрудников финансово-экономической службы, сметном отделе, службе закупок до 20%.
- Получение разнонаправленной управленческой отчетности в оперативном режиме позволили детально и подробно проводить анализ финансово‑экономической деятельности, оценку рисков и, соответственно, своевременно применить корректировочные мероприятия. Срок подготовки управленческих отчетов сократился от 7 дней до 1 часа. Вариативность стандартных форм управленческой отчетности увеличилась в 10 раз. Оценка рисков на раннем этапе их возникновения позволила сократить риск срыва сроков поставки и выполнения СМР.
- Система складского учета и возможность резервирования складских запасов позволила снизить материальные запасы на 30%.
- Система управления закупок с внедренной системой технологических спецификаций позволила сократить время от возникновения потребности в оборудовании и материалах до оформления заказа поставщикам от 1 месяца до нескольких дней.
- Автоматизация, единое информационное поле и возможность работы сотрудников в удаленном доступе (на строительной площадке в разных регионах страны) позволили осуществлять обмен информацией единовременно.
- Процессы интеграции с бухгалтерскими системами позволили сократить обработку документов, таких как акты выполненных работ, накладные, счета-фактуры, счета на оплату, акты сверок и прочие документы, от среднего срока в 10 дней до 1 дня.
- Системы планирования обеспечили возможность получения актуальной информации по платежам и использование инструментов: бюджета ДДС, графика движения денежных средств и реестра платежей, позволили сократить кассовые разрывы и, как следствие, сократили использование кредитных средств для обеспечения текущей деятельности по СМР и поставке. По расчетным данным в перспективе экономия составит от 1 млн. до 10 млн. рублей.
- Внедрение системы «1С:ERP Управление строительной организацией 2» позволило обеспечить оперативное взаимодействие служб и подразделений, контроль исполнения задач, снижение издержек и минимизировать риски.
Характеристики проекта
Масштаб проекта
Внедренные программные продукты
1С:ERP Управление строительной организацией
- бюджетирование,
- казначейство,
- управление продажами,
- управление закупками,
- управление складом и запасами,
- управление затратами и расчет себестоимости,
- сметная подсистема,
- управление строительным производством,
- управление материальным обеспечением строительства.
Архитектура решения и масштаб проекта
Техническая архитектура решения
Функциональная архитектура решения
Использованное дополнительное ПО, компьютерная техника и оборудование
- Программа для составления сметных расчетов.
- Собственная разработка «Система формирования спецификаций».
- Интеграция с Системой управления строительными проектами.
Схема интеграции готовой системы с системой управления строительными проектами и программой для составления сметных расчетов
Сроки и качество
- Соответствие функциональных возможностей внедренных решений и задач пользователя, баллов по 10‑балльной системе: 10.
- Общая удовлетворенность пользователя услугами партнера, баллов по 10‑балльной системе: 10.
Экономический эффект от внедрения
- Сокращение трудозатрат в подразделениях: 20%.
- Снижение объемов материальных запасов: 30%.
Награды
- Победа в номинации «Лучший проект в отрасли: строительство и девелопмент» в конкурсе «1С:Проект года 2017» совместно с ОАО «НИИК».
- Победа в номинации «Лучшее прикладное решение по автоматизации проектной деятельности в строительстве» в конкурсе «Проект года 2018» по версии портала ИТ‑директоров Global CIO.
Автоматизация зарплаты и кадрового учета на базе «1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП»
Нижегородский филиал «1С‑Рарус» создал единую систему по управлению персоналом, расчета заработной платы сотрудникам, а также ведения кадрового производства
Цели проекта
Основной целью проекта было создать единую систему по управлению персоналом и ведению регламентированного кадрового учета.
Реализация политики компании в области управления персоналом:
- планирование потребностей в персонале;
- работа с вакансиями, загрузка резюме кандидатов;
- поиск и отбор кандидатов;
- формирование кадрового резерва;
- обучение и развитие персонала.
Ведение регламентированного кадрового учета:
- учет движения кадров (прием, перевод, увольнение работников);
- учет персональных данных работников;
- осуществление воинского учета;
- учет прав на ежегодные оплачиваемые отпуска;
- учет рабочего времени;
- ведение штатного расписания.
Предпосылки проекта
Существующая на предприятии система не позволяла реализовать все требования, которые выдвигало к ней руководство компании. В особенности это касалось более детальной проработки кадрового производства: поиск и отбор кадров, обучение и развитие персонала с долгосрочным планированием, работа с вакансиями и т. д. Предприятию была необходима система, которая смогла бы объединить и структуризировать данные по всем сотрудникам компании, а также обеспечить кадровую службу необходимым функционалом.
Результаты проекта
Основные процессы, автоматизированные в рамках настоящего проекта:
- поиск и отбор кандидатов;
- регистрация всех этапов работы с кандидатами;
- старт мероприятий адаптации новых сотрудников на основании решений о приеме одобренных кандидатов;
- долгосрочное планирование обучения;
- оформление и согласование заявок на обучение;
- учет фактических расходов на обучение;
- ведение кадрового делопроизводства в соответствии с требованиями действующего законодательства.
Также в дополнение к основным функциям были реализованы:
- Интеграция с сайтами по подбору персонала (HH.ru, job.ru).
- Разработан механизм по адаптации нового сотрудника компании.
- Доработка печатных форм под специфику работы: трудового договора, кадрового перемещения, приема на работу и т. д.
Характеристики проекта
Внедренные программные продукты
1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП
- кадровый учет,
- расчет зарплаты,
- регламентированная отчетность,
- подбор кадров,
- анализ кадрового состава,
- учет рабочего времени,
- применение различных мотивационных схем,
- оценка и аттестация персонала,
- обучение персонала,
- оценка эффективности службы персонала и аналитическая отчетность,
- управление обучением и повышением квалификации,
- планирование занятости сотрудников: отпусков и/или других мероприятий.
Сроки и качество
- Соответствие функциональных возможностей внедренных решений и задач пользователя: 10 из 10.
- Общая удовлетворенность пользователя услугами партнера: 10 из 10.
Автоматизация регламентированного учета на базе «1С:Бухгалтерия 8 КОРП»
Нижегородский филиал «1С‑Рарус» автоматизировал регламентированный учет в ОАО «НИИК» на базе 1С:Бухгалтерия 8 КОРП
Предпосылки проекта
Существующая на предприятии система не отвечала всем современным требованиям по ведению бухгалтерского и налогового регламентированного учета.
Цели проекта
Основной целью создания системы является переход на ведение регламентированного учета и формирования регламентированной отчетности. Новая система должна позволять вести бухгалтерский и налоговый учет в соответствие с требованиями законодательства РФ и формировать необходимые формы регламентированной отчетности.
Результат проекта
В ходе проекта командой «1С‑Рарус» разработана единая система регламентированного учета на платформе «1С:Предприятие 8». Автоматизированы:
- бюджетирование, финансовое планирование;
- финансовый анализ;
- управленческий учет и расчет себестоимости методом ABC;
- мониторинг и анализ ключевых показателей деятельности предприятия;
- сбалансированная система показателей BSC;
- анализ данных и прогнозирование;
- управление денежными средствами (казначейство);
- консолидация данных;
- расчет дивидендов;
- управленческий учет.
Также был реализован функционал по сбору затрат по отдельным ЦФО.
Характеристики проекта
Внедренные программные продукты
- бюджетирование, финансовое планирование;
- финансовый анализ;
- управленческий учет и расчет себестоимости методом ABC;
- мониторинг и анализ ключевых показателей деятельности предприятия;
- сбалансированная система показателей BSC;
- анализ данных и прогнозирование;
- управление денежными средствами (казначейство);
- консолидация данных;
- расчет дивидендов;
- управленческий учет.
Сроки и качество
- Соответствие функциональных возможностей внедренных решений и задач пользователя: 10 из 10.
- Общая удовлетворенность пользователя услугами партнера: 10 из 10.
Автоматизация документооборота на базе 1С:Документооборот КОРП
«1С-Рарус» автоматизировал договорную деятельность с помощью 1С:Документооборот 8 КОРП в ОАО «НИИК»
Цели проекта
- Минимизация бумажного документооборота.
- Повышение срока создания, обработки и согласования документов.
- Структурирование и систематизация исторических документов по преддоговорной и договорной деятельности путем создания архива и удаленного доступа к нему.
- Создать инструмент по контролю за сроками и качеством исполнения задач и поручений.
- Разработать функционал для работы с контрагентами.
- Создать функционал для подготовки и согласованию технико‑коммерческих предложений.
Предпосылки проекта
До начала проекта в компании документооборот велся исключительно на бумажных носителях. Согласование документации между структурными подразделения предприятия занимало от 3‑х недель до месяца. Отсутствовала система по контролю исполнения задач и соблюдением сроков их исполнения. Большой срок согласования документов приводил к тому, что некоторые документы теряли свою актуальность, а некоторые и вовсе терялись.
Постановка задач и взаимодействие между подразделениями и отделами велась в устной форме или посредством электронной почты. Договорные документы в рамках одного контракта были разрознены и никак не учитывались. Исполнения по контрактам велись в ручном режиме или посредством электронных таблиц. Отсутствовала система по контролю за обучением и повышением квалификации персонала, аттестации, тренингам и семинарам.
Учет по работе с клиентами и поставщиками велся в электронных таблицах, что не позволяло в полной мере отслеживать путь взаимодействия с контрагентами. Неудовлетворительными были сроки по получению отчетности для руководства по договорной деятельности предприятия и информации по статусу взаимодействия с контрагентом. Для дальнейшего развития предприятия и улучшения процессов по взаимодействию с контрагентами компания ОАО «НИИК» приняла решение о модернизации системы документооборота.
Уникальность и инновационность проекта
Особенность проекта по внедрению единой системы электронного документооборота заключается в ее масштабе — к системе подключены 100 рабочих мест в 60 подразделениях предприятия, включая удаленные.
Для организации оперативного обмена с другими информационными базами разработаны механизмы обмена данных, которые обеспечивают не только регулярный оперативный обмен, но и имеют резервирование по каналам производительности на случаи отказа основного механизма. Кроме того, в рамках проекта решен ряд технологических задач, которые облегчают работу сотрудников компании:
- Разработан механизм параллельного редактирования и согласования документов, который позволяет вносить корректировки и видеть комментарии других участников процесса в режиме реального времени.
- Упрощен процесс по созданию документа в системе: автоматически подбирается необходимый шаблон документа на основе его вида и типа, а также выстраивается маршрут согласования и ставятся задачи на ответственных сотрудников.
- Разработан гибкий механизм делегирования прав руководителей подразделений на заместителей руководителей с функцией просмотра документов и выполнения задач руководителя, кроме личных.
- Реализован функционал по подготовке и согласованию технико‑коммерческих предложений для клиентов (CRM).
- Создан механизм для постановки отдельных задач и поручений в системе и отслеживания сроков исполнения.
- Обеспечена работа пользователей через тонкий клиент и web‑интерфейс, настроены оповещения пользователей, а также функционал согласования документов по электронной почте или мобильного клиента.
- Разработаны специальные наборы атрибутов для быстрого поиска нужных документов в БД.
Результаты проекта
- Реализованы параллельные бизнес-процессы по подготовке, обработке и согласованию документов в компании с помощью «1С:Документооборот КОРП». Время на подготовку и согласование документов сократилось в 3 раза.
- На 30% сократилось количество документов, утративших свою актуальность.
- Скорость обмена документами между структурными подразделения выросла на 200%.
- Количество бумажного документооборота сократилось на 70%. Затраты на материалы сократились на 40%.
- Благодаря удобному механизму по поиску нужного документа в системе, время на поиск сократилось на 60%.
- Реализован функционал по подготовке и согласованию технико-коммерческих предложений для клиентов (CRM). Усилен контроль за соблюдением сроков исполнения задач и поручений. Количество просроченных задач сократилось на 35%.
- Время на сбор отчетности в разрезе необходимых аналитик по статусам согласования договоров сократилось в 10 раз.
- Повышена лояльность клиентов и поставщиков компании. Ведется работа по наращиванию продаж.
С помощью ЭДО был решен следующий ряд задач:
- согласование договоров;
- согласование ТКП;
- согласование заявок на расход денежных средств;
- согласование счетов;
- согласование заявок на создание номенклатуры в каталоге «1С:ERP УСО»;
- согласование проектных спецификаций;
- согласование заявок на замену позиций в оригинально разработанной конфигурации по формированию спецификаций.
«Система документооборота, созданная на предприятии, помогла объединить и систематизировать договорную деятельность компании. Теперь каждый из сотрудников может найти нужный документ, отследить его статус и, при необходимости, поднять полную историю взаимодействия с клиентом. Это особенно актуально при возникновении спорных ситуаций. Согласование договоров также претерпело изменения — благодаря системе документооборота наша компания не тратит по месяцу на согласование каждого документа, не ждет каждого из участников процесса и не занимается поиском документа, на каком этапе он „завис”. Теперь процесс согласования прозрачен: руководство в любой момент может отследить, на каком из этапов находится документ и выполняются ли по нему первоначальные сроки. В результате проекта удалось сократить время на получение отчетности по договорной деятельности и реализовать некоторые виды отчетов, которые еще год назад были недоступны».
Характеристики проекта
Внедренные программные продукты
- работа с договорными документами,
- управление документами,
- управление процессами,
- функциональный почтовый клиент,
- проектный учет и контроль исполнения,
- инструменты для совместной работы,
- интеграция с системами на предприятии,
- доступ с различных устройств.
Архитектура решения и масштаб проекта
Для решения поставленных задач руководством компании был выбран программный продукт «1С:Документооборот 8 КОРП», так как данная система отвечает таким важным требованиям, как распространённость на отечественном рынке автоматизированных систем, высокое быстродействие и открытость кода, надёжность фирмы-разработчика и перспективы дальнейшего развития функционала системы.
В корпоративной сети передачи данных развернуты следующие среды:
- продуктивная,
- разработки и тестирования.
На кластере серверов 1С:Предприятия 8 располагаются следующие базы:
- 1С:Документооборот,
- 1С:ERP Управление предприятием 2,
- 1С:Бухгалтерия предприятия 8 КОРП,
- 1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП,
- 1C:ERP Управление строительной организацией 2,
- Система формирования спецификаций.
Информационные базы работают в клиент-серверном варианте на базе MS SQL.
Организация единого информационного пространства из данных ИБ организована с использованием:
- Бесшовной интеграцией с использованием функционала библиотеки стандартных подсистем БСП.
- Прямого подключения к информационным базам.
- Плана обмена.
Новая система объединила работу более 700 сотрудников и 60 подразделений, включая бухгалтерию, кадровую службу, отдел внешнеэкономической деятельности и руководство компании. Автоматизировано 100 рабочих мест.
Масштаб проекта
- В системе зарегистрировано и обучено 100 пользователей.
- Мигрировано более 4 394 исторических документов.
- Обработанных документов в день до 6.
- Обработанных задач в день до 165.
Экономический эффект от внедрения
- Сокращение трудозатрат в подразделениях, %: 40.
- Ускорение получения управленческой отчетности, %: 90.
- Ускорение получения регламентированной отчетности, %: 90.
- Сокращение расходов на материальные ресурсы, %: 5.
«Необходимость в появлении единой автоматизированной системы возникла на опыте прошлого проекта реализованного по EPC-контракту, который длился 5 лет. Внедрение системы „1С:ERP Управление строительной организацией“ позволило нам организовать оперативное взаимодействие служб и подразделений компании, которые заняты в реализации проектов строительства, а также обеспечить полный контроль исполнения задач, снизить издержки и минимизировать риски. На сегодняшний день мы ведем в системе одновременно несколько проектов строительства, один из которых — крупный и долгосрочный проект по EPC-контракту. Мы только в начале пути, в дальнейшем мы ожидаем еще больших и лучших результатов».
читать полностью
