Оптика Кронос

1С:Проект года

Проект года Global CIO

86 салонов нижегородской «Оптики Кронос» повысили качество и скорость обслуживания более 2 млн. клиентов с помощью системы «1С:ERP Управление предприятием 2»

Цели проекта

Обеспечение руководства Компании оперативной и достоверной информацией, необходимой для принятия управленческих решений.

Перевод работы компании на новую информационную платформу, позволяющую развиваться бизнесу.

Повышение эффективности работы сотрудников за счет автоматизации трудоемких рутинных операций и неавтоматизированных ранее функций:

Упорядочивание работы с клиентскими заказами.
Анализ продаж по всем салонам для определения стратегий по продажам, в том числе организации акций и распродаж.
Управление ассортиментом магазинов с помощью товарных матриц и форматов магазинов.
Автоматический расчет заработной платы продавцов-консультантов, врачей, оптометристов, мастеров с учетом всех видов бонусов и премий.
Автоматизация работы врачей в салонах оптики.

Уникальность проекта

В одной информационной базе работают сотрудники 86 салонов оптики, центральный офис, включая склад, бухгалтерию, кадровую службу. На текущий момент в системе автоматизировано 215 рабочих мест. Вся архитектура построена в виртуальной среде. 31 декабря 2014 года до 22:00 все сотрудники работали в старой информационной системе. До 10:00 2 января 2015 года в новую информационную систему была загружена вся необходимая информация для начала работы салонов (остатки товаров в каждом салоне и на каждом из складов, остатки денежных средств в кассах салонов, не выданные заказы, принятые авансы по заказам и т. д.). Начиная со 2 января, 2015 года все сотрудники работали в новой информационной системе.

Описание проекта

В группу компании «Кронос» входят:

«Оптика Кронос» — самая большая сеть салонов оптики в Приволжском федеральном округе, сегодня в сеть входят 86 салонов оптики.
ООО «Кронс-Венд» — 67 вендинговых аппаратов по продаже контактных линз.
ООО «Кронос-Премиум» — 4 бутика представляющих эксклюзивно более 30 марок известных часовых, ювелирных брендов и аксессуаров.

Ранее для ведения учета в группе компаний «Кронос» использовалась связка из обособленных информационных систем. Существовала проблема анализа информации. Руководству требовалось оперативно отслеживать изменение спроса на продукцию и своевременно принимать управленческие решения. В 2014 году было принято решение о необходимости создания единой корпоративной информационной системы. Для решения поставленных задач был выбран программный продукт «1С:ERP Управление предприятием 2».

Партнером по реализации данного проекта выбрали нижегородский филиал компании «1С-Рарус».

из

Результаты проекта

Ключевые итоги проекта:

В рамках блока НСИ разработана структура номенклатуры по следующим видам номенклатуры — медицинские оправы, линзы, солнцезащитные очки, контактные линзы, наблюдательная оптика. Данная структура позволила получать отчеты с необходимой аналитикой, а так же позволила консультантам более оперативно осуществлять поиск товара по заданным параметрам.
Разработано АРМ консультанта, позволяющее оперативной выполнить продажу необходимого товара, оформить заказ, принять аванс по заказу, выдать карту лояльности, осуществить продажу подарочного сертификата. Доработана процедура закрытия кассовой смены, позволившая до минимума сократить ошибки консультанта.
Реализован механизм работы с заказами покупателей. Консультант салона оформляет заказ на очки, а система автоматически формирует документы на перемещение нужных позиций на склад салона.
При работе с заказами используются статусы, что позволяет в любой момент времени получить информацию о текущем состоянии заказа (принят заказ, не согласован, согласован, заказан у поставщика, пришел на центральный склад, отгружен в мастерскую, скомплектован, изготовлен, перемещен в магазин, выдан).
В рамках блока работы с заказами поставщикам реализован удобный механизм, позволяющий анализировать потребность в товарах, которых нет на складе и оперативно формировать заказы поставщикам. Настроена выгрузка заказов поставщикам в требуемом формате.
Реализовано формирование ассортимента по товарным категориям. Используется в случае невозможности, либо нецелесообразности пономенклатурного планирования. Нормативные остатки товаров задаются в системе с помощью документа «Паспорт магазина».
В рамках внедрения блока ценообразования реализован механизм расчёта скидок по действующим акциям и дисконтным картам. Система хранит всё информацию о проводимых акциях и производит автоматический расчёт всех видов скидок, используемых в компании. Настроены информативные отчеты для оценки эффективности маркетинговых акций.
Реализована автоматическая загрузка данных о продажах контактных линз через вендинговые аппараты.
Реализована загрузка оперативной информации о количестве посещений салонов-магазинов покупателями/посетителями. Настроены отчеты для проведения анализа.
В рамках блока управления взаимоотношением с клиентами, реализован механизм по формирование задач консультантам по контактам с клиентами.
Автоматизирован кадровый учет и расчет заработной платы, реализована возможность применения различных схем мотивации сотрудников, планирования занятости сотрудников, отпусков и других мероприятий. Внедрение данного блока позволило в 2 раза увеличить скорость расчета заработной платы сотрудникам компании.
Разработаны отчеты, с помощью которых можно оперативно получить достоверную информацию, необходимую для принятия управленческих решений.

Дополнительная информация к описанию проекта

Положительных результатов получено достаточно много, укрупненно некоторые из них:

Управление закупками. Оптимизация запасов товара в торговых точках и на центральном складе. Сокращено количество товаров с низкой оборачиваемостью, пересмотрено количество товаров в разных ценовых категориях. В результате — сокращение складских запасов по всей сети на 5% в денежном эквиваленте, при этом ассортимент не уменьшился. Механизм загрузки приходных накладных основных поставщиков существенно сокращает время оформления поступления товара на центральном складе.
Управление продажами. Консультанты получили удобный интерфейс (АРМ консультанта) для оформления продаж. Сокращено время оформления продажи (сокращение времени основных ключевых операций, например, все скидки применяются автоматически, до внедрения 1С большинство скидок устанавливались вручную). Оценка результата получена на основании данных опроса консультантов.
При автоматической простановке скидок исключен человеческий фактор, когда консультанты в салонах забывали или не правильно трактовали ситуации с наложением скидок и акций на продукцию.
Еще одним плюсом хочется отметить тот факт, что в рамках проекта была проведена актуализация и регламентация процессов связанных с продажами. Написаны инструкции для консультантов салонов. Это снижает риски при вовлечении новых сотрудников и скорейшему вовлечению их в работу.
Кадровый учет и расчет заработной платы. Сокращено время на оформление первичных кадровых документов. Сокращено общее время расчета заработной платы по всей группе компаний с 10 до 5 дней. Реализована возможность применения различных схем мотивации сотрудников без необходимости внесения изменений в конфигурацию «1С».
Маркетинг. Разработан механизм для оценки эффективности маркетинговых акций. На основании полученных данных принимаются решения о целесообразности проведения тех или иных маркетинговых мероприятий.
Управление. Оценка рентабельности каждой торговой точки. До внедрения «1С» требовалось несколько дней для получения достоверных данных.

Характеристики проекта

Масштаб проекта

Внедренные программные продукты:

1С:ERP Управление предприятием 2

Закупки (снабжение) и управление отношениями с поставщиками.
Управление отношениями с клиентами (CRM).
Управление персоналом и кадровый учет (HRM).
Управление продажами, логистикой и транспортом (SFM, WMS, TMS).
Финансы, управленческий учет, мониторинг показателей.
Бухгалтерский учет.
Налоговый учет.

Архитектура решения и масштаб проекта

Программный продукт — 1С:ERP Управление предприятием 2.

Рабочие места пользователей:

Тонкие клиенты, подключение по протоколу RDP к терминальным серверам (Windows Server 2008). На терминальных серверах установлены тонкие клиенты «1С».

На рабочих местах торговых точек подключены фискальные регистраторы, эквайринговые терминалы, сканеры штрих-кодов.

Специалистами проектной команды «1С-Рарус-НН» были выполнены следующие этапы проекта:

Экспресс-обследование предприятия.
Поставка выбранного программного обеспечения.
Разработка Технического задания.
Конфигурирование.
Конвертация.
Обучение и тестовая эксплуатация.
Опытно-промышленная эксплуатация.

Использованное дополнительное ПО, компьютерная техника и оборудование:

Аппаратные сервера: Dell PowerAge 720 Intel Xeon E5-2667 v2 3.30GHz 128 Gb — 2 шт.
Гипервизор VMware ESXi 6.0.
Виртуальный сервер (1С + SQL):
- Выделенная оперативная память 60 Gb.
Операционная система: Windows Server 2012.
СУБД: SQL Server 2014.

Используется протокол Shared Memory.

Используется проводное подключение. В большинстве торговых точек подключение по технологии FTTx, небольшое количество подключено по технологии ADSL. В Нижегородской области скорость ограничена оконечным оборудованием, установленным в торговой точке — до 100 Мбит/с (Нижегородское Кольцо Обмена Трафиком). В остальных регионах присутствия минимум — 2048 Кбит/с. Резервных каналов в торговых точках нет (экономически нецелесообразно). Сроки устранения неисправностей прописаны в договорах на предоставление телематических услуг и, как правило, соблюдаются операторами. В случае нарушения сроков в торговой точке устанавливается оборудование, обеспечивающее беспроводное соединение (3G).

Оптимальность трудозатрат и эффективность внедрения

Скорость автоматизации, АРМ/МЕС: 20,8.

Сроки и качество

Соответствие функциональных возможностей внедренных решений и задач пользователя, баллов по 10‑балльной системе: 9.
Общая удовлетворенность пользователя услугами партнера, баллов по 10-балльной системе: 9.

Экономический эффект от внедрения

Сокращение трудозатрат в подразделениях: 50%.
Снижение объемов материальных запасов: 5%.
Сокращение сроков исполнения заказов: 50%.

Награды

Победа в номинации «Лучший проект в отрасли: Торговля» в конкурсе «1С:Проект года 2016» совместно с «Оптика Кронос».
Победа «Лучший ERP-проект» в конкурсе «Проект года 2015» по версии портала ИТ-директоров Global CIO.

Количество АРМ:

250

Функциональные области:

Автоматизация закупок и управление взаимоотношениями с поставщиками Управление отношениями с клиентами (CRM) Управление продажами Управление персоналом (HRM) WMS системы управления складом и складской логистикой Бюджетирование, финансовое планирование Управленческий учет Комплексное управление ресурсами предприятия (ERP)

Отрасли:

Оптовая торговля

Истории успеха:

Игорь Юров

ИТ-директор «Оптика Кронос»

«Система, созданная на основе 1С:ERP помогла нам объединить в одной информационной базе работу всех салонов нашей сети. В итоге наша система оперативно отражает всю информацию, связанную с деятельностью компании, позволяя детально анализировать результаты работы, например, объемы продаж линз через вендинговые автоматы. Теперь мы в любое время можем точно и быстро оценить рентабельность каждой нашей торговой точки, а ранее нам требовалось несколько дней для получения достоверных данных. Мы на 5% снизили складские запасы без сокращения ассортимента товаров, по максимуму исключили человеческий фактор при оформлении заказов покупателей и расчете скидок, вдвое ускорили расчет зарплаты сотрудникам. В итоге мы получили хороший потенциал для дальнейшего совершенствования бизнес-процессов и развития бизнеса в целом».

читать полностью

Благодарственные письма: