РЖД, Центр управления автотранспортом

Создание системы управления автотранспортом для 2200 подразделений ОАО «РЖД»

Информация о компании

Функциональным заказчиком проекта автоматизации выступил Центр управления автотранспортом — структурное подразделение ОАО «РЖД».

Виды деятельности Центра управления автотранспортом:

• Реализация единой технической политики в части порядка содержания, эксплуатации и обновления парка автотракторной техники РЖД.
• Разработка и актуализация методологии определения целевой структуры парка автотракторной техники РЖД.
• Подготовка нормативных документов, регламентирующих функционирование системы управления автохозяйством РЖД, а также порядок взаимодействия с внешними контрагентами, оказывающими автотранспортные услуги для нужд РЖД.

Под управлением подразделений ОАО «РЖД» находится 29 500 единиц легкового, грузового, грузопассажирского автотранспорта, автобусов, а также крупнотоннажной и спецтехники для регламентных и аварийных производственных работ. 21% транспортных единиц переданы в аренду трем компаниям‑подрядчикам по оказанию услуг для нужд РЖД.

Фото из карточек транспортных единиц в «1С:Управление автотранспортом». Предоставлено ЦАТ ОАО «РЖД»

Разработкой, внедрением и сопровождением практически всех корпоративных и технологических систем ОАО «РЖД» занимается отраслевой центр разработки и внедрения информационных систем (ООО «ОЦРВ»). В «ОЦРВ» работает свыше 1000 высококлассных специалистов. Перед «ОЦРВ» в рамках принятой ИТ‑стратегии ОАО «РЖД» поставлены масштабные задачи по цифровизации железнодорожной отрасли, унификации подходов к созданию и оптимизации работы информационных систем всех компаний, входящих в холдинг.

Ситуация до внедрения

Ранее управление собственным парком и электронный документооборот с внешними контрагентами были организованы в зарубежной ERP‑системе. В рамках импортозамещения стартовал проект перехода на отечественное отраслевое решение.

По результатам проведенного конкурса основой для построения единой корпоративной системы управления финансами и ресурсами, а также контроля передачи в аренду транспортных средств выбрали «1С:Предприятие 8. Управление автотранспортом ПРОФ» разработки компании «1С‑Рарус». Исполнителями проекта выступили ООО «ОЦРВ» совместно с компанией «1С‑Рарус».

Цели проекта

Цель проекта: разработать и внедрить автоматизированную систему управления автотракторной техникой для повышения эффективности эксплуатации автопарка ОАО «РЖД» и контроля оказания автотранспортных услуг для нужд ОАО «РЖД» внешними исполнителями.

Задачи проекта:

1. Перейти с зарубежной системы на отечественное отраслевое решение на платформе «1С:Предприятие».
2. Перевести в новую систему 52 филиала, состоящих из 2 200 центров ответственности по управлению автохозяйством ОАО «РЖД» (11 500 пользователей).
3. Выполнить кастомизацию решения «1С:Управление автотранспортом ПРОФ» для учета оказанных услуг внешними исполнителями, расчета нормативного количества техники и работы с путевыми листами, формирования внутренней отчетности.
4. Настроить взаимодействие системы управления автотранспортом с автоматизированными системами ОАО «РЖД».

Архитектура решения и масштаб проекта

Архитектурная схема автоматизированной системы управления автотранспортом

Проект импортозамещения выполняется в несколько очередей:

• 2023 год: реализован блок аутсорсинга — подача заявок на предоставления автотранспортных услуг для нужд ОАО «РЖД», подписание электронно-цифровой подписью талонов заказчика и малых технологических актов, учет автотранспорта, введение карточек транспортных средств, отчетных форм.
• 2024 год: реализован блок автоматизации самостоятельной эксплуатации автотранспорта: ведение путевых листов и отчетных форм, предусмотренных внутренними нормативными документами РЖД. В новую систему перешли 3 из 52 филиалов: система управления автотранспортом эксплуатируется в Ярославле, в Новосибирске и Челябинске.
• 2025-2026 годы: запланировано усиление технической инфраструктуры и тиражирование системы на 16 железных дорог во всех субъектах страны. Планируется настроить: интеграции с «1C:ERP. Управление предприятием» и смежными системами подразделений, которые также осуществляют перевозки в целях производственной деятельности; консолидацию данных и формирование сводных отчетов на всех уровнях управления автотранспортом.

Масштаб проекта

• 2 200 — количество структурных подразделений РЖД, эксплуатирующих автотранспортную технику.
• 29 500 — транспортных единиц находится под управлением ЦАТ РЖД.
• 26 — типов транспортной техники в автопарке (легковая, грузовая, грузопассажирская, автобусы, спецтехника и прицепы — в зависимости от мощности, грузоподъемности и пассажировместимости).
• 538 365 — заявок подано за 2024 год на предоставление автотранспортных услуг из системы управления автотранспортом (4 железные дороги).
• 1 806 258 — заявок поступило из системы внешних контрагентов (12 железных дорог).
• 2 220 367 — количество созданных путевых листов в 2024 году.
• 11 500 — пользователей системы управления автотранспортом (после окончания этапа тиражирования).

Уникальность и инновационность проекта

Создание функционала расчета целевой структуры парка техники

Проектной командой реализован функционал отклонений фактического наличия парка от утвержденных целевых структур филиалов РЖД. Также разработан механизм определения парка, входящего в целевую структуру и подлежащего обновлению, в отчетном периоде и среднесрочной перспективе.

На основании регламентов технологической оснащенности структурных подразделений филиалов РЖД для обеспечения основного технологического процесса формируются и утверждаются целевые структуры парка филиалов. Фактическое наличие техники приводится в соответствие с утвержденными структурами.

Осуществляется автоматическое определение парка, входящего в целевую структуру и подлежащего обновлению, в отчетном периоде и среднесрочной перспективе на основании установленных критериев: работы парка за прошлый период, его технического состояния и возраста.

Пример расчета целевой структуры парка одного из подразделений

Реализовано формирование отчета по технике, находящейся в самостоятельном оперировании подразделения филиала или РЖД в целом, в разрезе типов техники, утвержденных классификатором, и типов закреплений:

• служебные;
• дежурные;
• прочие (излишний парк, превышающий нормы целевой структуры парка);
• без признака (при поступлении новой техники, перемещении между подразделениями);
• фактическое наличие техники, отнесенное к целевой структуре парка;
• утвержденное количество техники в целевой структуре парка;
• отклонение от ЦСП (утвержденное количество минус фактическое).

Реализована возможность формирования пообъектного перечня при двойном клике по заголовку столбца.

Подача заявок на предоставление автотранспортных услуг для нужд ОАО «РЖД»

Реализованы и настроены интеграционные взаимодействия с системами внешних исполнителей по договорам оказания автотранспортных услуг:

1. Электронный документооборот с двумя партнерами:

   • Через систему 1С пользователи подают заявки на оказание автотранспортных услуг в системы партнеров.
   • Из систем партнеров приходят талоны заказчика к путевым листам и малые технологические акты оказанных услуг, которые подписываются электронно‑цифровой подписью с обеих сторон.
   • Через сервер взаимодействия 1С организован чат между заказчиком и исполнителем услуг.

   • На основании подтвержденных объемов оказанных услуг, отраженных в талонах заказчика к путевым листам, формируется I раздел внутренней статистической отчетности «Отчет об автотранспортных услугах», в которой отражены количество техники, переданной в аренду, время работы на заказчика услуг, пробег, время работы специального оборудования, эксплуатационная скорость и среднемесячная выработка.

     

     Пример запроса на предоставление транспорта

2. Обратный механизм обмена данными с третьим партнером по оказанию автотранспортных услуг:

   • Предприятия ОАО «РЖД» формируют заявки на оказание автотранспортных услуг в системе партнера.
   • На основании поданных заявок в системе партнера формируются и подписываются ЭЦП талоны заказчика к путевым листам, малые технологические акты оказанных услуг, и затем направляются в систему 1С для формирования отчетности.

Разработка индивидуальных форм путевых листов

В ОАО «РЖД» альбомом форм первичной учетной документации утверждены внутренние формы путевых листов для 6 видов техники. Каждая форма отличается наличием полей для отражения дополнительной информации, например, в путевой лист грузового автомобили добавлены поля по наличию прицепов, участвующим в поездке в составе автопоезда.

В систему формирования путевых листов включены обязательные поля, предусмотренные приказами Минтранса России, в том числе: вид сообщения, вид перевозки, срок действия путевого листа и др.

Кроме того, в путевых листах легковых автомобилей добавлены поля движения электричества для электромобилей. Пример автоматизированного в 1С путевого листа легкового автомобиля (электромобиля) приведен в разделе заявки «Дополнительные файлы».

Шаблон путевого листа легкового автомобиля (электромобиля)

Результаты проекта

1. Повысилась достоверность и полнота данных для учета автотранспорта собственности ОАО «РЖД», как находящегося в самостоятельном оперировании подразделениями РЖД, так и переданного в аренду. Внедрение системы позволяет осуществлять эффективный мониторинг и управление транспортным парком, обеспечивая принятие обоснованных и своевременных управленческих решений.
2. «1С:Управление автотранспортом» помогает контролировать полноту и достоверность объемов оказанных внешними исполнителями услуг для нужд РЖД. Это минимизирует риски и финансовые расходы, а также значительно облегчает операционную нагрузку и позволяет сосредоточиться на основных бизнес‑процессах.
3. Переход на электронный технологический документооборот позволил минимизировать бумажную работу. Интеграция системы управления автотранспортом с решениями внешних исполнителей способствует высокой оперативности аутсорсинговой работы.
4. Внедрение системы электронных подписей упростило процесс подтверждения оказанных услуг и сверки данных, обеспечив более точное формирование бухгалтерских актов и выставление счетов.
5. Настроена передача информации в рамках самостоятельной эксплуатации техники и выдачи путевых листов. Из путевых листов данные о расходе топлива передаются в учетные системы для автоматического формирования акта на списание материальных ценностей.
6. Ускорен процесс оказания автотранспортных услуг за счет автоматизации подачи заявок. Ведение учета путевых листов в единой системе позволяет автоматически генерировать отчеты о работе автотракторной техники, включая пробег, время работы, расход ГСМ, статистику по технике, переданной в аренду, и объемы оказанных автотранспортных услуг.
7. Создан блок расчета отклонений фактического наличия техники от ее нормативного количества в подразделениях РЖД, который позволяет ответить на вопросы: сколько техники должно быть на предприятии согласно утвержденным нормативам, какой парк подлежит обновлению в отчетном периоде и в среднесрочной перспективе, и как найти баланс между использованием собственного автопарка и привлечением сторонних услуг. Упрощены процессы анализа эффективности использования автопарка и выявления неиспользуемых ресурсов.
8. Реализован строгий учет и контроль объемов оказанных услуг. В систему управления автотранспортом поступает информация от внешних исполнителей по оказанным услугам через талоны заказчика и малые технологические акты. Система помогает центрам ответственности по управлению автопарком верифицировать эти данные с объемами оказанных услуг, принятых к бухгалтерскому учету.
9. В системе настроены справочники тарификации оказанных услуг для 16 региональных железных дорог. Реализовано автоматическое отслеживание: корректности применения тарифов в малых технологических актах оказанных услуг; соответствия типов техники, указанных в заявках, тем услугам, что были фактически предоставлены. Выявление ошибок применения тарифов на стадии подписания талонов заказчика позволяет экономить средства, не оплачивая некорректно выставленные услуги.
10. Сокращены затраты на формирование регламентированной и управленческой отчетности. Информация собирается линейными подразделениями, которые являются балансодержателями техники, и иерархически структурируется до регионального уровня, филиала, полигона железной дороги и ОАО «РЖД» в целом. Система значительно ускорила процессы и сократила затраты на обработку данных, что упростило составление сводных отчетов на всех уровнях управления.
11. На 10% оптимизировано количество транспортных единиц в автопарке РЖД с момента запуска системы транспортного аутсорсинга и электронного технологического документооборота. Значительно сокращены расходы на содержание автопарка, техническое обслуживание и ремонты, оптимизированы налоговые отчисления, что позволяет направлять сэкономленные средства на модернизацию инфраструктуры и повышение качества автотранспортных услуг.

Динамика количества автотранспортных единиц ОАО «РЖД», 2021−2025 гг.

Характеристики проекта

	Экономический эффект от внедрения (%)
	снижение зависимости от зарубежного ПО: 100%; ускорение получения управленческой отчетности: 35%; ускорение получения регламентированной отчетности: 35%; сокращение трудозатрат в подразделениях: 60%; сокращение производственных издержек: 10%; сокращение операционных и административных расходов: 10%; сокращение сроков исполнения заказов / оказания услуг: 8%.

	Продукты и сервисы фирмы «1С», внедренные в ходе проекта
	Наименование продукта: 1С:Предприятие 8. Управление автотранспортом ПРОФ. Внедренные подсистемы: ведение карточек транспортных средств; ведение и учет путевых листов; электронный обмен данными с внешними исполнителями по договорам оказания автотранспортных услуг; управление автопарком; сводная отчетность.

Источник: eawards.1c.ru/projects/sozdanie-avtomatizirovannoy-sistemy-upravleniya-avtotransportom-dlya-2200-podrazdeleniy-cat-rzhd-325715/