Интернет-магазин Доставка и оплата

Мы выбрали для Вас офис в Москве.

Вы можете изменить его на офис в другом городе.

1c-crm-red
ПАО «Татнефть»
20 марта 2020

ПАО «Татнефть»

Создание системы электронного документооборота с внешними контрагентами и внутри компании на 2500 рабочих мест для ПАО «Татнефть»

О компании

«Татнефть» — одна из крупнейших российских нефтяных компаний, международно-признанный вертикально-интегрированный холдинг. «Татнефть» занимает 5-е место в России по объему добычи нефти. В составе производственного комплекса компании нефтегазодобыча, нефтепереработка, нефтехимия, шинный комплекс и сеть АЗС.

«Татнефть» ведет добычу на 77 нефтяных месторождениях. Компании принадлежат пакеты акций ряда нефтехимических предприятий («Нижнекамскшина», Ефремовский завод синтетического каучука, «Нижнекамсктехуглерод»). Количество сотрудников — более 20 тыс. человек.

Предпосылки

Материально-техническим обеспечением предприятий холдинга занимается компания «Татнефтеснаб», которое взаимодействует с десятками тысяч поставщиков, приобретает необходимые материалы, оборудование и передает их в подразделения. Для оформления этих операций необходимо формировать, согласовывать, подписывать и отражать в учете сотни тысяч документов: договоров, соглашений, накладных, счетов-фактур, актов и т. д.

Оперативная обработка такого значительного объема документации невозможна без современных инструментов, способных обеспечить быстрый обмен данными между сторонними организациями и всеми подразделениями компании.

Для того чтобы повысить эффективность деятельности предприятия, руководством компании «Татнефть» было принято решение внедрить систему электронного документооборота (ЭДО), которая позволила бы ускорить формирование, согласование и подписание этих документов.

Необходимо было стандартизировать и автоматизировать цепочки согласования документов, обеспечить подписание документов усиленной квалифицированной электронной подписью, организовать оперативный обмен подписанными документами как внутри компании, так и со сторонними контрагентами.

Цели

Основной целью проекта стало сокращение временных и финансовых издержек на обработку первичных учетных документов и переход на безбумажный юридически значимый документооборот как между подразделениями компании, так и с внешними контрагентами.

Основные задачи проекта:

  • сокращение времени на поиск, согласование, подписание документов;
  • унификация бизнес-процессов электронного документооборота внутри компании;
  • исключение человеческого фактора, а также утери или порчи документов;
  • минимизация трудозатрат на сортировку и подшивку документов;
  • оптимизация затрат на закупку канцелярских товаров и курьерские услуги.

Результаты

На реализацию трех этапов запуска системы электронного документооборота в холдинге «Татнефть» потребовалось 8,5 месяцев.

В результате выполнения проекта:

  • Создана единая информационная база по электронным первичным документам.
  • Настроен оперативный обмен документами как со сторонними контрагентами, так и внутри компании.
  • Унифицированы процессы согласования документов.
  • Обеспечена адресная доставка электронных документов до конкретных получателей: каждый документ теперь автоматически находит своего адресата среди сотен подотчетных лиц, находящихся на сотнях объектов предприятия.

Информационная система электронного документооборота стала системой корпоративного уровня, которая позволяет повысить эффективность деятельности компании. Использование усиленной квалифицированной подписи для обмена накладными между подразделениями компании позволило значительно сократить объем внутреннего бумажного документооборота и уменьшить время на подготовку и предоставление документов налоговым органам.

Ускорилось согласование документов. В системе настроены типовые цепочки для согласования каждого типа документа и подразделений компании — сегодня таких цепочек более 400.

Значительно уменьшилось количество ручных операций и ошибок при вводе в систему первичных документов и проверке входящих бумажных документов. В том числе удалось избежать ручной сверки документации благодаря распределенной системе ввода документов по местам инициирования хозяйственных операций.

По экспертной оценке, благодаря внедрению системы электронного документооборота затраты на работу с документами были сокращены на 25–30%.

Уникальная черта проекта — объединение систем на платформе «1С»: 1С:Документооборот 8 КОРП и 1С:Клиент ЭДО.

Такой набор тиражных решений для обмена первичными учетными документами был впервые в России применен на этом проекте, что позволило объединить в единое целое и унифицировать процесс внутреннего документооборота и обмен юридически-значимыми документами, поток структурированных первичных учетных документов и неструктурированных внутренних документов компании.

Особенностью реализации проекта также является разработка внутренних форматов электронных первичных учетных документов (М-15, Н-А7) и организация обмена между подразделениями компании в «1С:Документооборот 8 КОРП» без участия оператора ЭДО.

Отличительной чертой проекта является масштабность проекта, в контур которого вошли 22 структурных подразделения холдинга «Татнефть», которые расположены в разных городах Республики Татарстан.

Создание системы электронного документооборота включало следующие этапы:

  1. Первый этап — пилот.
    Для пилотного внедрения системы было определено управление «Татнефтеснаб», занимающееся материально-техническим обеспечением подразделений компании «Татнефть», и сервисная компания «ТМС-Групп», входящая в нефтесервисный холдинг «ТАГРАС».
  2. Второй этап — тиражирование.
    На данном этапе проекта к системе электронного документооборота с управлением «Татнефтеснаб» были подключены 73 предприятия, входящие в группу холдинга «ТАГРАС».
  3. Третий этап — организация обмена электронных документов внутри холдинга.
    На данном этапе были разработаны и утверждены форматы электронных документов: форма М-15 «Накладная на отпуск материалов структурным подразделениям» и форма Н-А7 «Акт приемки-передачи выполненных (оказанных услуг) структурному подразделению».

В согласовании документов участвуют около 2500 пользователей, а подписантов — более 200.

Решение о переходе на ЭДО зрело давно. И решение это было правильным и обоснованным. Тех целей, которые мы перед собой ставили, мы достигли. Мы внедрили не просто систему электронного обмена со сторонними организациями, мы реализовали два проекта в одном: организовали документооборот с внешними контрагентами через оператора ЭДО Такском используя решение «1С‑Такском», и в то же время внедрили систему внутреннего документооборота, в котором идет согласование каждого финансового документа по той типовой цепочке, которая преднастроена к конкретному договору.
Рамиль Ахметшин
Рамиль Ахметшин,
зам. главного бухгалтера, куратор проекта в ПАО «Татнефть»
Количество АРМ:
2500
Функциональные области:
Благодарственные письма:
Заинтересованы в сотрудничестве?
Нужна консультация?
Свяжитесь с нами!
Заказать обратный звонок
1c@rarus.ru
Для отображения персонализированного контента и рекламных сообщений, а также хранения личных настроек на локальном компьютере веб‑сайты «1С‑Рарус» используют технологию cookie и аналогичные. Продолжив использование наших веб‑сайтов, Вы даете согласие на обработку персональных данных, выражаете согласие с Политикой конфиденциальности rarus.ru и применением этих технологий.
Продолжив использование веб‑сайтов «1С‑Рарус», Вы даете согласие на обработку персональных данных, выражаете согласие с Политикой конфиденциальности.
Facebook Vkontakte Youtube Instagram Telegram