ТрендФарм

Цели проекта

• Реновация существующей информационной системы бэк-офиса для перехода всех служб предприятия на платформу «1С».
• Повышение эффективности управления центрами финансовой отчетности и контроля потока движения денежных средств.
• Создание системы для гибкого формирования бюджетов в различных разрезах, оперативного отражения фактических данных и выявления отклонений при план-фактном анализе.
• Повышение безопасности хранения и обработки данных по зарплате и кадровым данным сотрудников.

Ситуация до внедрения

«Рокада Мед» с 1991 года занимается развитием российского рынка стоматологических материалов и оборудования, предлагая комплексные решения для диагностики, лечения и профилактики стоматологических заболеваний. Розничная сеть компании представлена в 18 городах России.

Главный офис, региональное и оптовое подразделения базируются в Казани. Здесь же оборудован современный логистический центр «Рокада Мед», ежедневно обрабатывающий до 2 000 заказов, а также функционирует сертифицированный производителями сервисный центр.

В связи с расширением компании и новыми задачами по ее развитию предприятию стала необходима информационная система, которая позволила бы более четко контролировать потоки движения денежных средств, а также повысила бы эффективность управления центрами финансовой отчетности.

В зависимости от потребностей финансового анализа бюджеты должны гибко формироваться в различных разрезах, оперативно отражать фактические данные и подчеркивать отклонения при план-фактном анализе согласно заложенным правилам.

Существующая информационная система нуждалась в реновации в части бухгалтерского учета и обмена данными с фронт-офисом. С целью совершенствования информационной среды и в дальнейшем для перехода всех служб предприятия на платформу «1С» было принято решение о поэтапной замене программных продуктов.

Первыми службами, которым предстояло перейти на новую систему, стали финансовый и кадровый отделы компании.

Уникальность проекта

Опытно-промышленная эксплуатация системы началась через 2 месяца после старта проекта.

Разработанные механизмы интеграции позволяют напрямую подключаться к информационной системе фронт-офиса. Это позволяет выполнять выгрузку нескольких тысяч документов не ежемесячно, как это было ранее, а ежедневно. Данный механизм повышает оперативность получения информации об изменениях в бюджете доходов и расходов. Периодичность обмена регулируется регламентным заданием, а результат выгрузки формируется в виде отчета и отправляется на почту ответственным лицам.

Ввиду большого количества документов, загружаемых за период (порядка 50-70 тыс. в месяц), возникали проблемы их оперативного проведения и актуализации в бюджетах. Для решения данной задачи был разработан механизм «Распараллеливание потоков проведения документов». Это позволило в четыре раза сократить время на их регистрацию в РСБУ после загрузки.

Для актуализации бюджетов в «1С:Управление холдингом» выполняется процедура пересчета показателей, которая в зависимости от объемов бюджета может занимать продолжительное время. Для повышения оперативности актуализации бюджетов был разработан механизм параллельного перерасчета «Экземпляров отчета». При регистрации документов в РСБУ механизм «Подписки на события» находит связанный «Экземпляр отчета» и ставит его в очередь на проведение. Регламентное задание каждые 20 секунд осуществляет пересчет документов в 8 потоков, что в восемь раз сокращает время на актуализацию бюджетов.

Результаты проекта

• Разработан новый механизм обмена данными между «1С:Управление холдингом» со стороннми системами автоматизации оперативного контура, позволяющий в пользовательском режиме, без привлечения разработчиков изменять правила сопоставления данных и логику обмена. Это помогает ИТ-службе «Рокада Мед» самостоятельно вносить изменения в соответствии с требованиями, поступающими от финансовой службы, что позволяет экономить бюджет подразделения.
• Разработанные механизмы интеграции подключаются напрямую к информационной системе фронт-офиса. Это позволяет выполнять выгрузку нескольких тысяч документов не ежемесячно, как это было ранее, а ежедневно. Данный механизм повышает оперативность получения информации об изменениях в бюджете доходов и расходов. Периодичность обмена регулируется регламентным заданием, а результат выгрузки формируется в виде отчета.
• Опытно-промышленная эксплуатация продукта началась через 2 месяца после старта проекта. Первые месяцы работы в типовом решении продемонстрировали достоинства предлагаемых сервисов. Сервис 1С:Контрагент помогает контролировать корректность юридических реквизитов, что позволило в сжатые сроки нормализовать справочник контрагентов. «Досье контрагента» оценивает риски при работе с партнерами. Типовая функциональность «Экспресс‑проверка ведения учета» на 15% сократила время на анализ состояния бухгалтерского учета.
• В системе реализована комиссионная схема работы с клиентами и партнерами. Это позволило на 20% сократить время сотрудников на оформление документов по договорам комиссии.
• Разработана процедура выверки начисления налога на добавленную стоимость с «Авансов полученных» для детального анализа начислений. Обработка упростила сверку корректности начисления НДС.
• Внедрение программного продукта «Зарплата и управление персоналом» позволило в комплексе автоматизировать задачи, связанные с расчетом зарплаты персонала и реализацией кадровой политики.

Характеристики проекта

Масштаб проекта

Внедренные программные продукты 1С:Управление холдингом: Финансы, управленческий учет, мониторинг показателей. Бюджетирование, финансовое планирование. Учет бухгалтерский, налоговый, бюджетный, включая регламентированную отчетность. 1С:Зарплата и управление персоналом. Архитектура решения и масштаб проекта К системе «1С:Управление холдингом» и «1С:Зарплата и управление персоналом» подключаются 19 офисов на территории РФ. Суммарное кол-во АРМ, шт.: 100. Кол-во внедренных решений «1С» (типовых, специализированных, отраслевых) в рамках проекта шт.: 2. Кол-во внедренных подсистем отдельных решений «1С», шт.: 3.

	Сроки и качество
	Соответствие функциональных возможностей внедренных решений и задач пользователя, баллов по 10‑балльной системе: 10. Общая удовлетворенность пользователя услугамми партнера, баллов по 10-балльной системе: 10.

	Экономический эффект от внедрения
	Сокращение трудозатрат в подразделениях: 10%. Ускорение получения управленческой отчетности: 15%. Ускорение получения регламентированной отчетности: 15%. Сокращение операционных и административных расходов: 5%.