Давайте обсудим эту тему просто. Не будем залезать в технические дебри и пугать специальной терминологией. Остановимся на том, что нужно знать об интеграции систем, для принятия решений, если вы не «великий и ужасный» ИТ-директор, а предположим, скромный генеральный.
Начнем с того, что такое «1С:Документооборот» и почему тема интеграции особенно актуальна применительно именно к его использованию?
«1С:Документооборот» — система, которая позволяет объединить и организовать системно:
- внутренние бизнес-процессы компании,
- кругооборот документов и задач,
- групповую работу.
Очевидно, что потребность в решении перечисленных проблем обычно возникает в компании не в первые дни и даже годы ее функционирования. Даже ИТ-система компании — а именно Автоматизированная Система Управления (АСУ) — начинает строиться с других составляющих.
Обычно все начинается с внедрения программ, предназначенных для «обязательной» автоматизации — продуктов для бухгалтерского, налогового, кадрового учета. Одновременно или чуть позже предприятие приобретает программы для автоматизации торговой деятельности, складского учета.
Обычно еще позже приходит черед программ для автоматизации основной деятельности — предоставления разнообразных услуг, производственных процессов.
Все это время компании растет и развивается: усложняются бизнес-процессы, увеличивается количество сотрудников, растет управленческая культура.
В конце концов, даже помещений становится больше! И те вопросы, которые раньше решались простым кивком коллеге за соседним столом, теперь скапливаются в почте, теряются между совещаниями, пылятся на столе в кипах незавизированных документов.
В один прекрасный день, кто-то восклицает: «Так жить больше невозможно!» — и начинает поиск такого программного продукта, который может ликвидировать организационный беспредел.
В общем и целом, в компании возникает потребность повышения эффективности, когда достигнут некий солидный уровень результативности.
Вот в этот момент обычно топ-менеджеры компании узнают о существовании «1С:Документооборота».
Функционал программы как правило восхищает людей, уже давно забывших, что значит согласовать договор или заявку на расход денежных средств без трех звонков-напоминаний в три отдела или как жить, не записывая на бумажке, что и когда должен сделать каждый из подчиненных.
Но обычно эйфория сменяется тягостными сомнениями.
У всех на памяти кошмары предыдущих внедрений. Никто не хочет учиться работать с еще одной программой. Да и чем лучше стопки бумажек еще одна программа, о которой также надо помнить и регулярно открывать?
Вот тут-то и пора начинать разговор об интеграции!
Естественно, программный продукт, который интегрирует бизнес-процессы и документооборот компании должен быть интегрирован с другими ИТ-ресурсами компании как можно теснее.
Фактически «1С:Документооборот» имеет возможность почти полностью раствориться внутри программ, которыми вы уже пользуетесь каждый день в оперативной работе.
Бесшовная интеграция. Без сучка, без задоринки
Бесшовная интеграция — использование возможностей «1С:Документооборота» из интерфейса других конфигураций.
Что это значит на практике? Вы находитесь в привычной «офисной» программе, которой может быть и торговая, и бухгалтерская, и комплексная программа.
В интерфейсе вы видите дополнительные объекты и функции «1С:Документооборота».
Например, вы можете отправить на согласование документ или поставить поручение, или отправить письмо, или посмотреть собственные задачи.
Вы находитесь в интегрированной программной среде.
Возможность бесшовной интеграции обеспечена веб-сервисом «1С:Документооборота», который включен в типовую поставку.
Благодаря ему, данные «1С:Документооборота» становятся доступными внешним программам так же, как и некоторые функции «1С:Документооборота».
На стороне интегрируемой конфигурации работает «Библиотека интеграции», которая тоже входит в дистрибутив «1С:Документооборота».
Библиотека интеграции — отдельная конфигурация, которая может встраиваться в любую конфигурацию и уже встроена во многие типовые конфигурации.
Если библиотека уже встроена в конфигурацию, то связь с «1С:Документооборотом» может быть настроена даже пользователем по инструкции.
В другом случае потребуется помощь программистов.
Интеграция может использоваться в разном объеме.
Минимальный объем: использовать ДО как файловое хранилище.
Другие возможности:
- вести учет трудозатрат по документам, с которыми активно работают пользователи;
- отправлять документы на согласование;
- создавать поручения;
- утверждать документы;
- отправлять письма из документооборота на основании объектов интегрируемой системы.
Обмен данными: ручной и автоматический
Во многих случаях бесшовная интеграция не нужна, если речь идет о подгрузке данных из системы в систему для дальнейшего использования автономно.
В таком случае используются механизмы синхронизации данных между программами.
Если синхронизация имеет регулярный и типовой характер, то настраивается автоматический обмен:
- определенными данными,
- в определенное время.
В комплект поставки «1С:Документооборота» включены правила обмена с другими типовыми конфигурациями «1С:Предприятия 8».
Используя эти правила и обработку «Универсальный обмен данными XML», можно выполнять обмен общей нормативно-справочной информацией. Например, сведениями о контрагентах (корреспондентах), контактных лицах, организациях, физических лицах и пользователях. Обмен запускается вручную по вашей инициативе.
Нет нерешаемых задач
Интеграционные возможности программ фирмы «1С» для бизнеса все время развиваются.
Это касается не только интеграции 1С‑программ между собой, но и с прочими программными продуктами разного предназначения.
Уже сегодня «1С:Документооборот» интегрируется с почтовыми программами, прочими системами электронного документооборота, офисными приложениями и техникой с помощью типовых решений.
Но даже если ваша задача нестандартна, это не значит, что она нерешаема.
Под занавес нашего небольшого обзора предлагаем вам маленький, но забавный кейс из опыта работы проектной команды «1С‑Рарус».
В одном из учреждений было проведено внедрение системы «1С:Документооборот». Сотрудники привыкли работать с новым инструментом. Все, кроме главы этого учреждения, привыкшего визировать и исправлять документы вручную. К тому же директор проводил много времени в командировках и разъездах, так что часто работал в походных условиях.
Без решения этой проблемы использование «1С:Документооборота» сильно теряло в привлекательности для всех сотрудников, поскольку процесс согласования важных решений и документов тормозился на самом верху и не мог быть ускорен никаким способом.
Специалисты «1С‑Рарус» разработали специальное мобильное приложение для директора, где он мог работать в привычном режиме с помощью стилуса. Документы в это приложение поступали через бесшовную интеграцию с «1С:Документообортом». Препятствие в потоке документов было блестяще устранено без причинения дискомфорта пользователям.
