Автоматизация закупочной деятельности в «УК «Региональный оператор» на базе «1С:Управление холдингом 8»

УК Региональный оператор, ООО

ОТЗЫВ

ООО «УК «Региональный оператор» - российская инновационная компания, крупнейший оператор в структуре отрасли обращения с отходами в Московской области.
Цель компании — создание новой коммунальной инфраструктуры по организации процесса сбора, вывоза, сортировки, переработки и захоронения отходов по современным экологическим стандартам.

Компания развивает бизнес полного цикла - от вывоза и переработки мусора до его обезвреживания.

ООО «УК «Региональный оператор», а также организации, входящие в Группу компаний, в процессе закупочной деятельности сталкивались со следующими проблемами, влияющими на эффективность закупки и поставки товарно-материальных ценностей (далее — ТМЦ), работ и услуг:

• Отсутствовала единая автоматизированная информационная система, поддерживающая бизнес-процессы формирования плановой потребности товаров, работ и услуг в ТМЦ, работах и услугах, планов закупок товаров, работ и услуг, а также проведения закупочных процедур в соответствии с бизнес-процессами закупочной деятельности. Это вызывало затягивание процесса закупок и отсутствия ТМЦ, работ и услуг в момент потребностей.
• Не были разработаны унифицированные шаблоны технических заданий, технических требований, обоснований закупки у единственного поставщика. Это приводило к низкому качеству разработанных инициаторами документов.
• Полный цикл согласования закупочных документов от момента формирования Плана потребностей до исполнения договора не был автоматизирован. Процесс закупок был недостаточно прозрачен.
• Не была организована категоризации закупаемых ТМЦ, работ и услуг по Компаниям Группы, что могло приводить к неоптимальным ценам на закупаемые ТМЦ, работ и услуг.

Руководство ООО «УК «Региональный оператор» приняло решение о внедрении единой информационной системы на базе программного продукта «1С: Управление холдингом 8».

Цель проекта: автоматизация закупочной деятельности ООО «УК «Региональный оператор», а также организаций входящих в Группу компаний, для выявления на ранних этапах планирования потребностей подразделений в товарно-материальных ценностей, работах, услугах и определения наиболее эффективных методов и инструментов закупок для удовлетворения потребностей в требуемые сроки и с минимально возможными затратами.

В качестве исполнителя проекта приглашена компания "1С-Рарус", как высокопрофессиональный и надежный партнер, обладающий большим опытом автоматизации учетных систем, имеющий сертификат по системе менеджмента качества ISO 9001:2015.

• Сбор функциональных требований, моделирование процессов на информационных системах с выявлением разрывов, формирование функциональных требований, формирование технического задания на настройку и доработку информационной системы.
• Настройка и доработка типовой конфигурации.
• Приемо-сдаточных испытаний.
• Обучение пользователей, разработка инструкций, подготовка к опытно-промышленно эксплуатации.
• Создание интерфейсы и наборы прав пользователей.
• Проведение опытно-промышленной эксплуатации.
• Настроена и доработана интеграция с «1С: Документооборот 8».

В рамках проекта выполнено тиражирование разработанного решения на другие компании входящие в холдинг Заказчика.

• Подготовка к опытно-промышленной эксплуатации.
• Обучение пользователей.
• Проведение опытно-промышленной эксплуатации.

При реализации бизнес требований внедрен функционал управления корпоративными закупками, в том числе, позволяющий по результатам закупочной процедуры определять несколько победителей на полную сумму закупки для заключения рамочных договоров. Разделен учет закупок в отношении способов закупок и этапов проведения закупочных процедур для организаций, ведущих деятельность в соответствии с 223-ФЗ и остальных коммерческих закупок. Реализовано рабочее место, позволяющее менеджерам по закупкам получать полную информацию в сквозном виде о потребностях, лотах, закупочных процедурах, договорах, оплатах. При реализации согласования документов использовались механизмы «1С: Документооборот 8», в связи с чем большинство объектов подсистемы закупок были подключены к библиотеке интеграции с «1С: Документооборот
8». Реализована возможность определения/изменения кодов ОКПД2 и ОКВЭД2 непосредственно в строке плана закупок перед выгрузкой на ЕИС.

В результате внедрения единой информационной системы на базе «1С: Управление холдингом 8» автоматизирована закупочная деятельность десяти юридических лиц, находящиеся под управлением УК «Региональный оператор».

• энергетическое хозяйство;
• логистика;
• охрана труда и ПБ;
• ремонтно-механическая мастерская;
• производство технического грунта;
• служба главного инженера;
• служба главного механика;
• служба эксплуатации;
• транспортный цех;
• цех сортировки;
• дирекция по закупкам;
• все сервисные и обслуживающие подразделения.

• Бюджетирование, финансовое планирование;
• Закупки (снабжение) и управление отношениями с поставщиками;
• Документооборот.

Система введена в промышленную эксплуатацию 01.03.2023. Автоматизировано 205 рабочих мест.

• Внедрение системы управления закупками позволило дирекции по закупкам отказалась от учета в Ехсеl.
• Вся документация о закупке: ТЗ, обоснование НМЦ, коммерческие предложения, проекты договоров, договоры, заявки на оплату содержится в единой информационной системе.
• Повысилась управляемость загрузкой менеджеров по закупкам, так как реализована автоматизация детального планирования закупочных процедур и их подготовки.
• Процедура подготовки отчетов стала проще, обеспечивается достоверность данных.
• Выросла скорость обработки заявленных потребностей, в части их закупки, ввиду прозрачности документооборота и строго разработанной структуры.