20.05.2016
В настоящее время идут работы по бесшовной интеграции ЭДО-Татнефть с учетными системами предприятия. При такой схеме работы в учете фактически будет отражаться реализация только по подписанным документам, что приведет к существенной минимизации в бухгалтерском учёте корректировочных операций. Это позволит существенно сократить трудозатраты, снизить налоговые риски и уменьшить количество уточняющих документов для налоговой инспекции.
ПАО «Татнефть» — одна из крупнейших российских нефтяных компаний, международно признанный холдинг. В составе производственного комплекса компании стабильно развиваются нефтегазодобыча, нефтепереработка, нефтехимия, шинный комплекс, сеть АЗС и блок сервисных структур. «Татнефть» также участвует в капитале компаний финансового (банковского и страхового) сектора.
Ежедневно в ПАО «Татнефть» тысячи сотрудников работают с документами. Временные затраты на создание, согласование и поиск необходимых документов, а также их заверенных копий, были немалыми.
Для создания системы электронного документооборота были выбраны решения «1С:Документооборот 8 КОРП» и «1С:Клиент ЭДО», которые планировалось объединить в одну систему ЭДО-Татнефть и интегрировать с учетными системами предприятия. Выполнение проекта доверили осуществить казанскому офису «1С-Рарус», который является надежным партнером нефтехимической компании.
Проект стартовал с автоматизации управления «Татнефтеснаб», которое обеспечивает снабжение продукцией производственно-технического назначения, взаимодействует с десятками тысяч поставщиков, приобретает необходимые товарно-материальные ценности и передает их подразделениям «Татнефти». Для оформления этих сделок необходимо создавать, согласовывать, подписывать и отражать в учете многие тысячи документов.
В ходе проекта реализованы следующие функции:
- Автоматизирован процесс согласования первичных бухгалтерских документов;
- Настроена подпись документов усиленной квалифицированной электронной подписью;
- Отлажен обмен подписанными документами;
- Произведена интеграция с учетной системой SAP;
- Разработана дополнительно новая электронная форма накладной «M-15», внутреннего «Акта об оказании работ и услуг».
На первом этапе проекта был организован обмен юридически значимыми документами между Управлением «Татнефтеснаб» и одним из его основных партнеров — компанией «ТМС-групп», входящей в нефтесервисный холдинг «Таграс».
На втором этапе проекта к системе электронного документооборота с Управлением «Татнефтеснаб» были подключены все предприятия холдинга «Таграс».
На третьем этапе был автоматизирован обмен документами внутри компании — между Управлением «Татнефтеснаб» и другими структурными подразделениями ПАО «Татнефть».
Масштабы работ:
- Переведено в электронный формат порядка 250 тысяч бумажных документов;
- Предоставлен мгновенный доступ в информационные системы к юридически значимой информации;
- Обеспечен к моменту запуска системы обмен с 73 сторонними компаниями по утвержденным ФНС России форматам электронных документов: акт приема-сдачи выполненных работ, ТОРГ-12, счет-фактура;
- Реализована возможность электронного подписания документов при помощи электронно-цифровой подписи (ЭЦП);
- Упрощено движение информации в электронном виде, что приводит к экономии времени на обмен документами внутри подразделений компании.
В результате была создана централизованная система формирования, согласования, обработки и хранения документов, в которой в настоящее время работают офисные сотрудники и руководство холдинга. Всего автоматизировано 2 600 рабочих мест в одной информационной системе.
Объем бумажного документооборота с контрагентами существенно сократился. Протокольно был утвержден формат электронной накладной М-15 по отпуску материалов на сторону и перемещению их внутри компании. В январе 2016 года по этой форме было составлено около 2 500 документов.
По словам Рамиля Ахметовича Ахметшина, заместителя главного бухгалтера по информационному обеспечению ПАО «Татнефть», «В настоящее время идут работы по бесшовной интеграции ЭДО-Татнефть с учетными системами предприятия — 1С и SAP. Эта интеграция основана на технологии веб-сервисов, когда система ЭДО информирует учетную систему об изменениях статусов тех или иных документов (документ отклонен, подписан, отклонен с другой стороны получателем, подписан получателем и т. п.), на основании этих статусов в учетной системе автоматически формируются те или иные проводки. При такой схеме работы в учете фактически будет отражаться реализация только по подписанным документам, что приведет к существенной минимизации в бухгалтерском учёте корректировочных операций. Это позволит существенно сократить трудозатраты, снизить налоговые риски и уменьшить количество уточняющих документов для налоговой инспекции».
В ближайшее время планируется подключить к системе ЭДО и дочерние предприятия ПАО «Татнефть». Руководство компании заинтересовано в привлечении максимального количества своих контрагентов к электронному обмену.
По экспертной оценке, благодаря внедрению системы электронного документооборота (ЭДО) затраты на работу с документами были сокращены на 25–30%. Это приведет к сокращению объема по ручному вводу и проверке бумажных документов. В том числе удалось избежать ручной сверки документации благодаря распределенной системе ввода документов по местам инициирования хозяйственных операций.
Как уточнил Рамиль Ахметович Ахметшин, «Совместно со специалистами казанского офиса „1С-Рарус“ был разработан и утвержден протокольно формат электронной накладной М-15, товарная накладная для перемещения материальных ценностей внутри компании. Это форма используется только внутри „Татнефти“. Для взаимоотношения со сторонними организациями согласно учетной политики используется ТОРГ-12. Таким образом, отпала необходимость оформления данных операций на бумаге.
Задача на ближайшую перспективу — автоматическая загрузка входящих от контрагента документов и формирование по ним проводок после подписания документа. Это позволит минимизировать затраты на внутреннюю проверку и сверку документов. В планах — также создание мобильного решения для руководителей компании с целью подписания документов ЭЦП с мобильного устройства».
О компании «Татнефть»
ПАО «Татнефть» — одна из крупнейших российских нефтяных компаний, международно-признанный вертикально-интегрированный холдинг. В составе производственного комплекса Компании стабильно развиваются нефтегазодобыча, нефтепереработка, нефтехимия, шинный комплекс, сеть АЗС и блок сервисных структур. Татнефть также участвует в капитале компаний финансового (банковского и страхового) сектора.
Об управлении «Татнефтеснаб»
Управление «Татнефтеснаб» — это современный высокотехнологичный комплекс, обеспечивающий снабжение предприятий группы компаний ПАО «Татнефть» качественной продукцией производственно-технического назначения. В состав управления входят: аппарат управления (г. Бугульма), Альметьевская база, Бугульминская база, Лениногорская база, Нижнекамская база.
09.11.2016
Сегодня в системе ЭДО на базе 1С уже успешно работают 2500 сотрудников ПАО «Татнефть», организован оперативный обмен документами как внутри предприятия, так и с внешними контрагентами. Наша задача на стратегическую перспективу — перевести весь внутренний документооборот в электронный вид и сделать систему ЭДО системой холдингового уровня, к которой поэтапно будут подключены все дочерние предприятия «Татнефть» (более 160 организаций), а также привлечь к электронному обмену документами максимальное количество наших контрагентов, которых — десятки тысяч.
ПАО «Татнефть» — одна из крупнейших российских нефтяных компаний, международно-признанный вертикально-интегрированный холдинг. В составе производственного комплекса компании стабильно развиваются нефтегазодобыча, нефтепереработка, нефтехимия, шинный комплекс, сеть АЗС и блок сервисных структур.
Ежедневно сотрудники ПАО «Татнефть» работают с тысячами документов, значительную часть которых составляют документы на реализацию товаров — договоры, соглашения, накладные, счета-фактуры, акты и т. п. Для того чтобы повысить эффективность деятельности предприятия руководство ПАО «Татнефть» решило внедрить систему электронного документооборота (ЭДО), которая позволила бы ускорить формирование, согласование и подписание этих документов. Необходимо было стандартизировать и автоматизировать цепочки согласования документов, обеспечить подписание документов усиленной квалифицированной электронной подписью, организовать оперативный обмен подписанными документами как внутри компании, так и со сторонними контрагентами.
Для пилотного внедрения системы было выбрано Управление «Татнефтеснаб», занимающееся материально-техническим обеспечением подразделений ПАО «Татнефть». В качестве партнера по внедрению была приглашена компания «1С-Рарус Казань». Основой для создания системы стали «1С:Документооборот 8 КОРП» и сервис электронного обмена документами «1С-Такском».
За 8,5 месяцев новая система ЭДО была развернута на 2 500 рабочих местах. На первом этапе проекта был организован обмен юридически значимыми документами между Управлением «Татнефтеснаб» и одним из основных партнеров ПАО «Татнефть» — компанией «ТМС-групп», входящей в нефтесервисный холдинг «ТАГРАС-Холдинг». На втором этапе проекта к системе электронного документооборота с Управлением «Татнефтеснаб» были подключены все 73 предприятия «ТАГРАС-холдинга». В годовом исчислении документооборот ПАО «Татнефть» с этим холдингом составляет около 44,8% от общего внешнего документооборота компании. На третьем этапе был автоматизирован обмен документами внутри компании — между Управлением «Татнефтеснаб» и 22 структурными подразделениями ПАО «Татнефть».
Ключевые результаты внедрения системы электронного документооборота:
- Организован оперативный обмен юридически значимыми документами с контрагентами. Система ЭДО интегрирована с учетными системами компании. По операциям отгрузки пользователь ЭДО создает в своей учётной системе документ, выгружает его в систему электронного документооборота, где автоматически запускается предопределенный для данного вида документов процесс согласования. Подписанный уполномоченным лицом документ автоматически уходит через оператора ЭДО к контрагенту.
- Существенно снижен объем бумажного документооборота внутри предприятия. В соответствии с положениями Федерального закона 402-ФЗ и 93 ст. НК РФ в компании разработан собственный формат электронной накладной для отпуска материалов на сторону и их перемещения между собственными подразделениями — формат М-15 с применением усиленной квалифицированной электронной подписи. Использование этого документа позволило значительно сократить объем внутреннего бумажного документооборота и уменьшить время на подготовку и предоставление документов налоговым органам.
- Ускорилось согласование документов. В системе настроено более 400 типовых цепочек для согласования каждого вида документов в разрезе бизнес-процессов и подразделений компании. В согласовании участвуют около 2 500 пользователей, в т.ч. более 200 сотрудников, имеющих право цифровой подписи.
- Обеспечена адресная доставка электронного документа до конкретного получателя. Для этой цели в формы электронных документов добавлены 15 дополнительных полей, которые содержат сведения об адресе места отправки и места доставки материальных ценностей и электронных документов к ним. Контрагент (покупатель, если это сторонняя организация) или получатель (если это структурное подразделение) через web-интерфейс подает в учетную систему Управления «Татнефтеснаб» заявку на поставку какого-либо оборудования или материалов и заполняет дополнительные поля. Обработанный в системе электронный документ автоматически направляется адресату по указанным в этих полях реквизитам. Это исключило необходимость вручную определять на какой склад и в какое подразделение должен быть направлен документ. Каждый документ теперь автоматически находит своего адресата среди сотен подотчетных лиц, находящихся на сотнях объектов предприятия — как при отправке, так и при получении.
- Упростилось формирование и контроль правильности заполнения документов. Сегодня в «Татнефти» ввод в систему первичных документов по договорам выполняется не бухгалтерами, а инициаторами договора. Контрагент, в соответствии с условиями договора, обязан при формировании документа использовать коды справочника номенклатуры «Татнефти». Система при получении документа автоматически проверяет номера кодов на соответствие справочнику, а также контролирует наличие данных, необходимых для запуска документа по цепочке согласования с ответственными лицами. Это уменьшило количество ручных операций и ошибок при вводе в систему первичных документов. В дальнейшем планируется реализовать возможность перекрестной проверки проведенных документов в системе ЭДО и учетной системе, что по оценкам руководства позволит еще на несколько процентов сократить трудозатраты на ведение учета.
В настоящее время система ЭДО в ПАО «Татнефть» продолжает активно развиваться:
- Предприятие планирует перейти на ЭДО с максимальным количеством своих контрагентов, в том числе и с небольшими партнерскими компаниями, которые в настоящее время не готовы внедрять систему электронного документооборота. Для них будет реализована возможность обмена электронными документами через web-портал: контрагент на портале будет оформлять электронный документ, заверять его персональным ключом электронной подписи и через оператора ЭДО отправлять в подразделения «Татнефть».
- Еще одно направление развития системы — реализация автоматического формирования проводок. Для этого в настоящее время идут работы по бесшовной интеграции ЭДО с различными учетными системами компании. Система ЭДО будет информировать учетную систему об изменении статусов тех или иных документов (документ отклонен, подписан получателем, подписан с обеих сторон и т. п.), на основании этих статусов в учетной системе будут автоматически формироваться необходимые проводки. При такой схеме работы в учете предприятия будут отражаться операции только по подписанным с обеих сторон электронным документам, а бухгалтерия будет избавлена от необходимости сторнировочных операций по нештатным ситуациям. Это позволит сократить трудозатраты, снизить налоговые риски и уменьшить количество уточняющих документов для налоговой инспекции.
- Кроме того, планируется реализовать возможность работы с ЭДО через мобильное приложение, которое даст сотрудникам возможность согласовывать и подписывать документы в любое время, на любом объекте и с любого мобильного устройства, подключенного к Интернет.
- Для оптимизации работы с банками, обслуживающими предприятия «Татнефть», будет организован прямой обмен документами через сервис «1С:ДиректБанк», который позволит отправлять платежные поручения в банк и получать выписки по расчетным счетам непосредственно из учетных систем, без переключения в систему «Клиент-банк». Это сократит время на загрузку и выгрузку электронных файлов, а также дополнительную сверку учетных документов с данными выписок.
Ахметшин Рамиль Ахметович, заместитель главного бухгалтера, куратор проекта в ПАО «Татнефть», отмечает: «Мы пошли по пути, в основе которого лежит следующий принцип: формирование электронного документа в любой информационной системе должно выполняться только один раз на стороне исполнителя — контрагент сформировал документ, подписал его и прислал в электронном виде. Мы с этим документом больше ничего кроме согласований и подписания делать не должны. Все должно быть автоматизировано: согласование по унифицированной цепочке, подписание, автоматическая отправка подписанного документа контрагенту и автоматическое формирование проводок в учётной системе. При этом затраты на ввод документов в учетные системы должны быть нулевыми. Это новая возможность, которую дает нам система ЭДО в интеграции с учетной системой. И это существенное изменение философии работы с документами на предприятии. Реализовать эти задачи нам помогают решения системы „1С:Предприятие 8“.
Сегодня в системе ЭДО на базе 1С уже успешно работают 2 500 сотрудников ПАО „Татнефть“, организован оперативный обмен документами как внутри предприятия, так и с внешними контрагентами. Наша задача на стратегическую перспективу — перевести весь внутренний документооборот в электронный вид и сделать систему ЭДО системой холдингового уровня, к которой поэтапно будут подключены все дочерние предприятия „Татнефть“ (более 160 организаций), а также привлечь к электронному обмену документами максимальное количество наших контрагентов, которых — десятки тысяч».
ПАО «Татнефть» — одна из крупнейших российских нефтяных компаний, международно-признанный вертикально-интегрированный холдинг. В составе производственного комплекса Компании стабильно развиваются нефтегазодобыча, нефтепереработка, нефтехимия, шинный комплекс, сеть АЗС и блок сервисных структур. Татнефть также участвует в капитале компаний финансового (банковского и страхового) сектора.
Управление «Татнефтеснаб» — это современный высокотехнологичный комплекс, обеспечивающий снабжение предприятий группы компаний ПАО «Татнефть» качественной продукцией производственно-технического назначения. В состав управления входят: аппарат управления (г. Бугульма), Альметьевская база, Бугульминская база, Лениногорская база, Нижнекамская база.
«ТМС групп» — молодая, динамично развивающаяся компания, оперирующая на рынке нефтесервиса в Республике Татарстан и в Российской Федерации в целом. Созданная на базе мощного блока сервисных предприятий ОАО «Татнефть» в 2005 году «ТМС групп» обеспечивает эффективное комплексное обслуживание нефтепромыслового и бурового оборудования, осуществляет его операционный лизинг, производство оборудования, проведение технической диагностики и экспертизу промышленной безопасности.
В холдинг «ТМС групп» входят компании УК ООО «ТМС групп», ООО «НПО-МехСервис», ООО «Татнефть-РНО-МехСервис», ООО «ТМС-Логистика», ООО «НКТ-Сервис», ООО «ТМС-Буровой Сервис», ООО «ТМС‑ТрубопроводСервис», ООО «ТМС-Техновек». Всего в компании работает более 4 500 тысяч человек.
Татнефть, ПАО
Отзыв о проекте по организации электронного документооборота первичных учетных документов на базе «1С:Документооборот 8 КОРП»
ПАО «Татнефть» — одна из крупнейших российских нефтяных компаний, международно-признанный вертикально-интегрированный холдинг.
В составе производственного комплекса компании стабильно развиваются нефтегазодобыча, нефтепереработка, нефтехимия, шинный комплекс, сеть АЗС и блок сервисных структур. Татнефть также участвует в капитале компаний финансового (банковского и страхового) сектора.
Специалистами компании «1С-Рарус Казань» было проведено внедрение проекта по организации электронного документооборота первичных учетных документов на базе «1С:Документооборот 8 КОРП». Проект был успешно запущен в установленные сроки и в пределах установленного бюджета за 8,5 месяцев.
По результатам реализации проекта была создана единая информационная система по формированию, согласованию, подписанию, обработки и хранения электронных первичных учетных документов. Было автоматизировано более 2500 рабочих мест в 22 структурных подразделениях.
В ходе проекта были разработаны внутренние форматы электронных документов М-15 (накладная на отпуск материалов) и Н-А7 (акт выполненных работ).
Значительно уменьшился бумажный документооборот первичных учетных документов, как между структурными подразделениями, так и с контрагентами. По итогам международного конкурса «1С:Проект года» данный проект одержал победу в номинации «Лучший проект в предметной области „Документооборот ECM“».
Центр обслуживания бизнеса ПАО «Татнефть» выражает благодарность компании «1С-Рарус Казань» за проделанную успешную работу.
Специалисты компании «1С-Рарус Казань» продемонстрировали высокий профессионализм и качественную работу. По итогам проекта успешно были достигнуты поставленные цели и задачи проекта.
Павлов Р. Р., директор
2.10.2017
