«1С-Рарус» выполнил проект автоматизации учета на базе «1С:Документооборот 8 КОРП» в Оптово-посредническом предприятии «Спецстройсервис» при Федеральном агентстве специального строительства

11 мая 2012

Федеральное государственное унитарное предприятие «Оптово-посредническое предприятие «Спецстройсервис» при Спецстрое России» (далее – СПСТС) является структурным подразделением Федерального агентства специального строительства. Приказом Директора Спецстроя России на СПСТС возложены функции Генерального подрядчика по строительству, реконструкции и перевооружению предприятий, находящихся в ведении Роскосмоса.

В соответствии со стратегией развития Федерального агентства специального строительства СПСТС поручено осуществлять комплектацию оборудованием объектов капитального строительства Спецстроя России.

СПСТС возложена обязанность выполнять функции специализированной организации по проведению закупочных процедур для предприятий, подведомственных Спецстрою России.

Одним из направлений деятельности СПСТС является обработка и прием грузов на ответственное хранение на базах.

Для отслеживания комплектации оборудованием объектов капитального строительства и поставки материалов по договорам закупки для подведомственных Спецстрою России предприятий СПСТС использует понятие «сделки».
По каждой сделке необходимо знать следующее: подписан ли договор с поставщиком, поставлены ли материалы по договору закупки, оплачено ли поставщику за поставку материалов, отгружены ли заказчику необходимые по спецификации материалы или оборудование и т.д. Таким образом, основная специфика деятельности СПСТС оказывает непосредственное влияние на требования к системе документооборота.

Перед началом проекта заказчиком были поставлены следующие задачи:

Удобное и прозрачное представление информации по каждой сделке;
Отслеживание исполнения сделки с обеих сторон: с заказчиком и поставщиком – по оплате и по поставке/ отгрузке;
Фиксирование и автоматическая нумерация входящих и исходящих писем как государственного предприятия;
Хранение всех документов по сделке: договор поставки; договора закупки; переписка по договорам; хранение коммерческих предложений, приходящих по сделке; исходящих и входящих писем по согласованию сделки со Спецстроем России.

Клиент перед покупкой и внедрением программного продукта «1С:Документооборот 8 КОРП»использовал одну из первоначальных версий программы – «1С:Документооборот ПРОФ». Его возможности и структура представления информации повлияли на выбор новой версии КОРП и внедрение системы с помощью сотрудников компании «1С-Рарус».

В связи с тем, что изначальным форматом хранения и обработки данных у клиента был формат *.xls, возможность получения финансовой информации по сделкам была затруднена и занимала большой объем человеческих и временных ресурсов. Поэтому руководством компании было принято решение о выборе и внедрении программного продукта «1С:Документооборот 8 КОРП».

До внедрения программного продукта «1С:Документооборот 8 КОРП» согласование и отслеживание исполнения сделок у Заказчика велось с помощью Microsoft Excel и вручную формировавшихся отчетов по исполнению сделок. Это не давало руководству полную финансовую картину по каждой сделки в разрезе договоров. Приходилось очень много времени уделять выверке данных и внесению их вручную в отчеты.
«1С:Документооборот 8 КОРП» позволил получать развернутую информацию о ходе сделки и согласованию документов по сделке.

Для решения задач Заказчику была предложена следующая система хранения информации:

Фиксирование в системе входящих писем под регламентированным номером, присвоенным отправителем;
Создание в системе внутреннего документа на основании входящего письма в папке соответствующей сделки;
Создание в системе исходящего документа на основании внутреннего для указания предмета согласования;
Создание внутреннего документа на основании исходящего для хранения полученного письма о согласовании сделки;

Таким образом, во внутренних документах, распределенных папками с названием сделок, хранится вся информация, относимая к сделке: переписка, электронные торги, коммерческие предложения, протоколы электронных торгов, договора поставок, закупок, генподряда и субподряда.

В ходе проекта было организовано распределение прав доступа на уровне записей: определенные сделки доступны только указанным пользователям. Корректировать документы по сделкам могут также конкретные пользователи, указанные администратором.

Был разработан специальный регистр для хранения информации об исполнении сделок, получаемой из конфигурации «Управление строительной организацией 8» (для пользователей во внутренних документах вынесена дополнительная закладка об исполнении договора).

Был разработан специальный отчет для отслеживания исполнения сделок в иерархии каждого договора.

Обмен с программным продуктом «1С:Управление строительной организацией 8» осуществляется посредством выполнения регламентированных заданий, которые выгружают из «1С:Документооборот 8 КОРП» информацию о контрагентах, а затем возвращают данные об исполнении договоров: закупка материалов или оборудования, отгрузка материалов или оборудования, предоплата поставщику или от заказчика, оплата поставщику или от заказчика, выполнение субподрядных работ или оказание генподрядных работ и т.д.

В ходе внедрения была осуществлена доработка типовой конфигурации в соответствии с техническим заданием от Заказчика.

После внедрения системы электронного документооборота на базе «1С:Документооборот 8 КОРП» Заказчик получил удобное хранение информации по каждой сделке, ее автонумерацию по определенным правилам, финансовую составляющую в разрезе каждого договора, заключенного в рамках сделки, отчеты по исполнению сделки в разрезе каждого договора, автоматизацию службы контроля исполнения сделок и автоматизацию службы согласования крупных сделок.

Система электронного документооборота в данный момент передана в промышленную эксплуатацию и находится на поддержке.

В течение месяца планируется доработка сравнения пришедшей товарной накладной поставщика на соответствие спецификации заказчика.