ООО «Трейд-Опт» брендовое название Jeans Symphony (Джинсовая Симфония) — успешная, динамично-развивающаяся компания, которая входит в число крупнейших дистрибьюторов и сетевых операторов , работающих на российском рынке в секторе модной одежды, была основана в 1995 году. В компании свыше 200 магазинов, которые находятся более чем в 30 городах по всей России.
До 2013 года весь документооборот в компании «Джинсовая симфония» велся вручную, все бумажные документы помещались в архив.
С ростом компании и расширением географии ее присутствия на рынке такая система учета документооборота перестала соответствовать потребностям Компании: был затруднен поиск нужных документов, не было отслеживания версий документов.
Кроме того, в компании ряд документов, в том числе договоры, проходит по большому количеству различных маршрутов согласования.
Руководство компании «Джинсовая симфония» приняло решение об автоматизации документооборота.
В качестве инструмента для автоматизации документооборота был выбран программный продукт «1С:Документооборот 8 КОРП», предложенный и продемонстрированный специалистами «1С-Рарус».
Для сохранения конфиденциальности специалистами «1С-Рарус» в системе были настроены права доступа и маршруты согласования документов. Программа «1С:Документооборот 8 КОРП» интегрирована с «1С:Управления корпоративными финансами 8» для последующей архивации финансовых документов.
Внедрение программы «1С:Документооборот 8 КОРП» позволило :
- Сократить время на поиск необходимого документа и исключить пересортицу документов. Создано единое хранилище документов, классифицированных по видам документов, ведется номенклатура дел.
- Сократить рабочее время сотрудников на обращение в архив за документом и исключить утерю за счет использования возможностей сканирования документов в программе и введения регламента работы. По завершению процесса согласования и утверждения документа, оригинал с подписями и печатью сдается на хранение в архив, а в дальнейшей работе используется скан-копия и полученные с него бумажные копии.
- Усилить контроль и ответственность при работе с документами. При прохождении согласования, утверждения в системе сохраняются варианты предложений и замечаний. Имеется возможность отследить изменения документа от первоначального варианта, а также автора этих изменений.
В настоящий момент прописано более 40 маршрутов согласования документов. В перспективе список маршрутов будет расширяться.
