Автоматизация учета на базе программы «1С:Документооборот государственного учреждения 8» в ФГАОУ ВО «РУДН»

Университет дружбы народов был основан 5 февраля 1960 года решением Правительства СССР. 22 февраля 1961 года Университету было присвоено имя Патриса Лумумбы — одного из символов борьбы народов Африки за независимость. Студенты и ученые могли свободно обучаться и заниматься научными исследованиями вне политического контексту, твердо следуя великим принципам дружбы и взаимной поддержки. 5 февраля 1992 года решением Правительства России Университет переименован в Российский Университет дружбы народов. За свою 59-летнюю историю Российский Университет Дружбы Народов получил международную известность и заработал заслуженную репутацию классического университета, который много лет занимает самые высокие места среди лучших российских университетов и быстро поднимается в международных рейтингах. Объединяя знанием людей разных культур, РУДН формирует лидеров, которые делают мир лучше.

Для сокращения объема бумажной документации и полного отказа от бумажного документооборота в дальнейшем, для автоматизации согласования документов руководством ФГАОУ ВО «РУДН» было принято решение о внедрении системы электронного документооборота. 

Цель внедрения системы электронного документооборота - сделать процессы более прозрачными, предоставить возможность отслеживания состояния документов в любой момент времени, а так же организовать удобство хранения и поиска информации различного типа.

В качестве основы для построения информационной системы был выбран программный продукт «1С:Документооборот государственного учреждения 8», отвечающий всем поставленным задачам.

Исполнителем проекта по созданию новой информационной системы была выбрана компания «1С-Рарус», как высокопрофессиональный и надежный партнер, обладающий большим опытом автоматизации учетных систем, имеющий сертификат по системе менеджмента качества ISO 9001:2015.


В ходе проекта специалистами «1С-Рарус» выполнены следующие работы: 
 

• Осуществлен сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе; 
•  Планирование этапов работ, составление календарного плана работ;
•  Созданы интерфейсы и наборы прав пользователей;
•  Техническая реализация специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации :
•  запущен в промышленную эксплуатацию блок «Приказы».
•  запущен в промышленную эксплуатацию блок «Служебные записки».
•  запущен в промышленную эксплуатацию блок «Протоколы». 
•  запущены в промышленную эксплуатацию блоки «Заявка на ремонт» и «Заявка на бронирование зала ректората и ученого совета»
• Произведена настройка типовой конфигурации согласно требованиям Заказчика:
  
•  Настроен внешний вид карточек документов.
•  Разработаны печатные формы документов.
•  Произведена настройка карт маршрутов бизнес-процессов с более широким использованием элементов автоподстановки.
•  Реализована функция рассылки документов.
•  Расширен функционал подсистемы «Управление проектами»: ключевые показатели эффективности, финансовые показатели.
•  Доработан механизм формирования протокола с возможностью ведения в табличной части и получения внутреннего документа с автоматически cозданным автозаполненным файлом для регистрации, согласования и рассылки.
•  Распараллелены процессы отправки уведомлений.
• Выпущены нормативные документы, регламентирующие деятельность введенных в эксплуатацию блоков. 
•  Подключено специализированное оборудование;
•  Выполнена интеграция с другими системами на базе «1С:Предприятия»:
• «1C:Управление холдингом 8» реализован механизм обмена служебными записками на закупку. Согласование служебных записок производится на стороне «1С:Документооборот государственного учреждения 8», в «1C:Управление холдингом 8» документы поступают на исполнение.
•  «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения 8» реализован механизм обмена данными об организационной структуре организации и сотрудниках, обмен данными по кадровым приказам.
•  «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8» реализован механизм обмена данными по финансовым показателям проектов, которые ведутся в «1С:Документооборот государственного учреждения 8».
•  Выполнена интеграция со сторонними системами автоматизации:разработано мобильное приложение ректора для iPad, позволяющее рассматривать служебные записки, накладывать резолюции с использованием графического редактора
•  Произведены начальные настройки программы для начала ведения учета;
•  Проведены on-line и off-line групповые и индивидуальные обучения, в котором приняло участие около 1000 человек. Подготовлены инструкции пользователей. Запущена техническая поддержка пользователей 8/5 по телефону горячей линии. 

Автоматизировано 4700 рабочих мест. Система введена в промышленную эксплуатацию 1 октября 2018.

Внедрение программного продукта позволило решить такие задачи, как:

• делопроизводство;
• учет и хранение документов;
• ведение номенклатуры дел;
• учет и контроль исполнения поручений ;
• учет договоров;
• учет рабочего времени;
• анализ деятельности в разрезе проектов;
• планирование проектов.

Автоматизированная система учета позволяет осуществлять подготовку проектов документов (приказов, протоколов, служебных записок) на базе унифицированных форм, имеется возможность запускать процессы на основании шаблона. Задачи согласования, утверждения, подписания, рассмотрения и регистрации выполняются электронном виде. Разработано мобильное приложение для ректора для рассмотрения служебных записок на планшете и нанесения резолюций текстом или стилусом.

В результате использования программного продукта «1С:Документооборот государственного учреждения 8» обеспечивается единая база данных хранения документов. В 2.5 раза сократились сроки согласования документов в следствии настроенных правил эскалирования задач и ограничения количества повторных согласований. Повысились степень достоверности прогнозов сроков издания документов, внедрение стандартизации форм позволило повысилось качество подготовки документов.