Автоматизация деятельности ООО «Метро Кэш энд Керри» с помощью программного продукта «1С:CRM. Модуль для 1С:ERP и 1С:КА2»

Цели проекта:

•  Обеспечение финансовой устойчивости компании за счет автоматизации процессов учета магазинов, взаиморасчетов и подготовки отчетности.
•  Формализация процессов взаимодействия между сотрудниками, а также типовых процессов при работе с партнерами компании, что позволит сократить время на коммуникации и нивелировать потерю информации.

METRO Cash&Carry активно развивает франчайзинговый проект «Фасоль». Формат - розничные магазины у дома, которые закупаются в METRO по оптовым ценам. Это и продукты, и хозтовары, и полезные в быту вещи. Для METRO это приоритетный проект в России, который растет с большой скоростью.
Количество магазинов по всей России в таком формате достигло 1674 и продолжает расти. Когда проект только стартовал, большая часть операций, связанных с открытием торговых точек, делалась вручную, и этого было достаточно. Но для стабильного роста всей сети «Фасоль» необходимо было автоматизировать все бизнес-процессы бэк-офиса, чтобы не тормозить развитие проекта.

С самого начала это был амбициозный проект для компании. Руководство понимало, что для автоматизации нужна команда с большим опытом внедрения, которая смогла бы в короткие сроки доработать типовое решение под нужды проекта. Второе требование — в дальнейшем развивать систему в соответствии с потребностями бизнеса, соблюдать сроки и требования к качеству на всех этапах.

Компанию «1С-Рарус» в METRO выбрали по соотношению цена/качество. Для Заказчика был важен гибкий подход к разработке: все задачи собрали в бэклог и поделили на спринты. Для достижения результата была выбрана смешанная методология – Заказчик и Исполнитель формируют двухнедельный спринт с детальным описанием входящих в него задач. Стоимость и трудозатраты на каждый спринт – фиксированные. Такой подход позволил довольно гибко подойти к управлению ключевыми процессами и сэкономил бюджет проекта за счет описания задач и сокращения рисков оценки комплексного технического задания.

Вся работа ведется на территории клиента — нужно оперативно принимать и описывать задачи для спринтов. Чтобы не было задержек на этапе тестирования, приняли решение, что спринт сразу идёт в продакшн, если он проходит обе системы тестов — Исполнителя и Заказчика. Если возникает необходимость критической доработки – выпускается внеплановый релиз, при этом доработки к уже выпущенному функционалу не входят в спринты.

Тестирование происходит на отдельном стенде, максимально приближенному к продуктивному окружению. Проверка на свежей копии базы с рабочими данными – обязательна.

В каждом проекте такого масштаба обязательно накапливаются мелкие задачи и улучшения, которые влияют на удобство работы или касаются мелких ошибок. Такие задачи решаются в рамках отдельного процесса поддержки, без ущерба переноса основных бизнес-задач в спринты.

Высокая скорость разработки достигается не только за счет опыта команды, но и с помощью выделенной инфраструктуры. Специалисты "1С-Рарус" использовали собственные мощные серверы: для эффективной работы платформы 1С -процессоры с высокой тактовой частотой, а для разносторонних тестов – объемные высокопроизводительные SSD, на которые поместили несколько разных версий рабочей базы. Для увеличения скорости работы конфигуратора 1С и минимизации критических ошибок, было произведено увеличение оперативной памяти до 32 гб.

С помощью "1С:CRM. Модуль для 1С:ERP и 1С:КА2" создана единая база франчайзи. Система позволила упростить открытие новых торговых точек – контролируется каждый этап открытия магазина, а также управлять магазинами после открытия – контролировать ключевые показатели и вести взаиморасчеты. Руководство получило удобный инструмент для своевременного принятия решений.

В ходе проекта специалистами «1С-Рарус» выполнены следующие работы:

•  Выполнена установка программного обеспечения на компьютеры заказчика;
•  Осуществлен сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе;
•  Произведено планирование этапов работ, составление календарного плана работ;
•  Методическое обеспечение и Техническая реализация специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации;
•  Созданы интерфейсы и наборы прав пользователей;
•  Осуществлена интеграция со сторонними системами автоматизации;
•  Выполнены начальные настройки программы для начала ведения учета;
•  Осуществлен перенос данных из предыдущих систем автоматизации;
•  Проведено обучение пользователей системы;
•  Выполнена установка и настройка сервера СУБД;
•  Произведена установка и настройка системного и сетевого программного обеспечения.

Новая система учета позволила автоматизировать такие учетные задачи как:

•  Расчеты с контрагентами;
•  Управление отношениями с клиентами (CRM);
•  Учет договоров;
•  Планирование проектов.

Результаты проекта:

Специально для управления франчайзинговой сетью «Фасоль» разработана информационная система на основе двух решений: «1С:ERP Управление предприятием 2» и «1С:CRM. Модуль для 1С:ERP и 1С:КА2».

•  Оптимизирована обработка заявок потенциальных франчайзи. Теперь процесс проходит так: заявка сразу попадает в базу из множества разных каналов: сайт, почта, внутренняя заявка, входящий звонок и так далее. Заявки все попадают в виртуальную канбан-доску менеджера, который видит сразу все заявки, связывается с клиентами и принимает решение по каждому из них. Есть часть источников (например, внутренние заявки), которые сразу получают одобрение и идут в работу, экономя время менеджера на обработку.
•  Реализован механизм заполнения франчайзингового договора. В новом решении большая часть реквизитов заполняется автоматически, есть автоматическая смена статусов договора и информационный обмен с другими корпоративными системами. Появилась возможность сравнивать фактические цифры с плановыми — это сильно упрощает оценку региона с точки зрения развития сети и делает более точной оценку складских запасов.
•  Автоматизирована подготовка отчетности. Квартальную отчетность по партнерам можно теперь сформировать нажатием одной кнопки, а остальные отчеты каждое утро поступают на почту руководителей. Теперь в системе формируется около 20 отчетов, которые помогают оценивать текущую ситуацию в регионах и анализировать качество полученных данных.
•  Каждый франчайзинговый магазин генерирует большое количество активностей: платежи, бонусы, начисления, неустойки, договоры, кредиты, товарооборот. Закрывающие документы за квартал по каждому франчайзинговому магазину формируются нажатием одной кнопки в системе.

Достаточно нажать одну кнопку, чтобы система сама проанализировала все взаимоотношения с контрагентом, подвела баланс, сформировала закрывающие документы за квартал по каждой форме расчета и сохранила всё в файл для печати.
Упростилось открытие новых торговых точек. Шаг за шагом менеджеры начинают контролировать каждый этап открытия нового магазина и своевременно реагировать на изменения.