Создание централизованной системы расчёта зарплаты и управления персоналом на базе "1С:Зарплата и управление персоналом 8. КОРП" для 8000 сотрудников и 74 филиалов АО «СО ЕЭС»

АО «СО ЕЭС» – специализированная организация, единолично осуществляющая централизованное оперативно-диспетчерское управление технологическим режимом Единой энергетической системы России (ЕЭС России) на территории 81 субъекта Российской Федерации.
В структуру АО “СО ЕЭС” входит 73 филиала и представительства: исполнительный аппарат с центральным диспетчерским управлением, 7 объединенных диспетчерских управлений, 49 региональных диспетчерских управлений, 16 представительств.

Раннее АО «СО ЕЭС» эксплуатировалась информационная система «Расчет заработной платы и управление персоналом», которая состояла из 9 обособленных информационных баз: 2 базы в исполнительном аппарате и 7 баз в филиалах. В каждой операционной зоне имелись свои сложившиеся нюансы начислений и учета. За 10 лет эксплуатации система многократно дорабатывалась под требования пользователей, поэтому ее поддержка требовала постоянных значительных ресурсов. Обновления, выпускаемые производителем «1С», невозможно было установить в штатном режиме без дополнительных доработок. Использование 9 баз данных приводило к большому количеству обменов, что снижало оперативность поступления данных из филиалов в исполнительный аппарат и обратно.

По итогам конкурсных процедур ВЦ «1С-Рарус», обладающий большим опытом автоматизации учетных систем, имеющий сертификат по системе менеджмента качества ISO 9001:2015, приступил к задаче создания централизованной системы на базе «1С:Зарплата и управление персоналом 8.КОРП»

Первоначально был выполнен методологический анализ процессов Общества, по результатам которого руководством Системного оператора было принято решение об изменении процессов с целью централизации, унификации и возможности автоматизации на типовой конфигурации «1С:Зарплата и управление персоналом 8.КОРП». Руководством ставилась цель - решить задачу с минимальным количеством доработок и изменений типовой конфигурации для ускорения внедрения новой программной платформы и снижения трудоемкости её сопровождения в будущем.

Благодаря активному содействию кадровых, финансовых и ИТ-служб заказчика – АО «СО ЕЭС», точно в срок и без отклонений по бюджету компания «1С-Рарус» внедрила централизованную систему, рассчитанную на работу 800 пользователей.

Достижения проекта:

•  Унифицированы процессы ведения организационной структуры и штатного расписания, кадрового учета, учета рабочего времени, планирования и учета награждений, воинского учета, формирования отчетности.
•  Унифицирована и утверждена «Единая номенклатура видов расчетов по Обществу», где по каждому виду начислений и удержаний описан алгоритм расчета, налогообложение, входимость в средний заработок, входимость в расчетные базы, отражение в отчётности, отражение в бухгалтерском и налоговом учете.
•  Обеспечен расчет заработной платы по более чем 200 видам начислений и удержаний.
•  Ведется автоматическая рассылка зашифрованных расчетных листков для персонала в соответствии с законом о персональных данных.
•  Формируются «полноценные» проводки по счетам и субконто.
•  Выполняется автоматическое формирование сводной по обществу, специализированной отчетности для ГИС ТЭК и Минэнерго.
•  Создана подсистема премирования с контролем лимитов, предложений по корректировкам от руководителей подразделений, базовых и управляющих коэффициентов.
•  Разработана подсистема планирования и учета награждений и поощрений.
•  Реализована подсистема управления доступом, позволяющая одному администратору управлять доступом всех пользователей параллельно с другими задачами.
•  Разделен доступ по формированию регламентированной отчетности по ответственным, по филиалам и по ИФНС (6-НДФЛ, 2-НДФЛ).
•  Максимально использована типовая функциональность на основании методик фирмы "1С". Для всех точек интеграции, в том числе для сторонних систем не на платформе 1С, использована универсальная подсистема синхронизации данных.
•  Срок установки обновлений программы от вендора сокращен до 3 часов.

Помимо достижения целей, поставленных руководством АО «СО ЕЭС», благодаря высокой квалификации сотрудников заказчика, вовлеченных в процесс развертывания и оптимизации новой программной платформы, проект позволил существенно улучшить типовую конфигурацию ведущей в России системы расчёта зарплаты и управления персоналом, выявить ошибки, возникающие при внедрении функционала в крупных компаниях с большой филиальной сетью.

Централизованная система прошла тестирование и введена в эксплуатацию. Зарплаты работников Общества за 1 квартал 2020 года рассчитаны и выплачены при использовании новой системы.

Результаты проекта:

•  Автоматизировано 800 рабочих мест. Система введена в промышленную эксплуатацию 01.01.2020.
•  В ходе внедрения при переходе на типовую версию было пересмотрены и перестроены часть внутренних бизнес-процессов в кадровом и бухгалтерском учете. Выявлены и оптимизированы, либо устранены неэффективные и архаичные процессы. Это позволило существенно обновить структуру взаимодействия подразделений Общества, унифицировать кадровый учёт и расчёт заработной платы, а также создало предпосылки для последующей централизации функций расчёта ЗП и сдачи отчётности.

В том числе:

1.  Вследствие централизации функций:
•  Стала более прозрачной система кадрового учёта в Обществе с большой филиальной структурой.
•  Выполнен переход к универсальным бизнес-процессам.
•  Увеличилась ответственность исполнителей в филиалах.
•  Усилился контроль исполнения и соблюдения сроков по рабочим задачам.
•  Удалось избежать двойного документооборота, дублирования кадровых документов.
•  оптимизированы трудовые ресурсы благодаря сокращению дублирующего функционала работников, выполняющих функции кадрового учета и расчета зарплаты.
2.  Вследствие оптимизации процессов учёта:
•  Упрощен процесс разработки схем и процедур мотивации и развития персонала.
•  Облегчен учёт ротации специалистов между филиалами, расположенными в разных регионах.
•  Автоматизирован учет кадрового резерва компании.
3. Вследствие оптимизации технической структуры снизились временные затраты ИТ службы на обслуживание системы:
•  обслуживание одной базы вместо 9.
•  исключены работы ИТ персонала по контролю корректного обмена и устранению ошибок, требовавшиеся ранее при обмене между базами. Существенно разгружены каналы связи.
•  Значительно сокращено количество серверных мощностей, на которых установлена система. Высвобожденные серверные ресурсы направлены на решение прочих задач Общества.
•  Упрощен контроль за распределением лицензий и оптимизирована процедура добавления новых лицензий.