«1С:Документооборот 8 КОРП» обеспечивает единую базу данных хранения и учета документов в АО «МОСМЕК НЕДВИЖИМОСТЬ»

Сфера деятельности АО «МОСМЕК НЕДВИЖИМОСТЬ»- аренда и управление собственным недвижимым имуществом.

Компании требовалось оптимизировать следующие процессы:

• документооборот договоров;
• организация единого окна ввода документов;
• осуществления коммуникации между отделами;
• систематизации документооборота входящих и исходящих документов;
• интеграция данных между конфигурациями «Бухгалтерия предприятия, редакция 3.0» БИТ.ФИНАНС 3.1″ и «БИТ.Аренда, редакция 3.0».

Все эти требования позволяет реализовать программный продукт «1С:Документооборот 8 КОРП» .

Исполнителем проекта по созданию системы учета была выбрана компания «1C-Papyc», как надежный партнер, обладающий большим опытом автоматизации учетных систем, имеющий сертификат по системе менеджмента качества ISO 9001:2015.

В ходе проекта специалистами «1C-Papyc» выполнены следующие работы:

• Произведена установка программного обеспечения;
• Настроены нумераторы для документов с учетом специфики требований компании;
• Настроены различные виды документов, включая разграничения договорной документации на Доходную, Расходную части и на Договоры Аренды;
• Настроены обязательные связи документов договорной документации, учитывающие специфику Доходной и Расходной частей;
• Настроены автозаполнения документов, включая шаблоны договоров;
• Настроены уведомления пользователей о задачах;
• Организовано выполнение задач по почте;
• Доработано «Уведомление по объектам и событиям» в части отображения истории процессов «Согласования» и «Утверждения\Подписания», входящих в состав Комплексного процесса в формируемом сообщении задачи при выполнении задач по почте.
• Доработано «Уведомление по объектам и событиям» в базе «lС:Документооборот 8 КОРП», в части отображения полной истории комплексного процесса в карточке задачи процесса.
• Настроена ролевая адресация и бизнес-процессы Договорной документации, Финансового департамента, Тендерной службы и других отделов организации;
• Разработан документ «Тендерный протокол» автоматически рассчитывающий оценку контрагентов, включая заключения Службы Безопасности;
• В справочнике «Контрагенты» доработано отображение накопленной информации в разрезе Тендерных протоколов.
• Перенесены данные справочника «Договоры» из базы «Бухгалтерия предприятия, редакция 3.0 БИТ.ФИНАНС 3.1» в базу «1С:Документооборот 8 КОРП, редакция 2.1»;
• Созданы связи между данными справочника «Договоры» базы «БИТ.Аренда, редакция 3.0» и базы «lС:Документооборот 8 КОРП, редакция 2.1»;
• Настроена интеграция данных с конфигурацией «Бухгалтерия предприятия, редакция 3.0 БИТ.ФИНАНС 3.1» и «1С:Документооборот 8 КОРП » при помощи доработки Модуля интеграции «1С:БП и 1С:ДО (ПРОФ или КОРП)»;
• Проведено обучение персонала;
• Созданы инструкции по работе с системой;
• Выполнена настройка разграничения прав доступа у сотрудников;
• Доработано присвоение «уникального идентификатора объекта» в интегрируемых системах для устранение проблемы задвоения данных при использовании обработки «Универсальный обмен данными».

Система передана в промышленную эксплуатацию 04.10.2021. Автоматизировано 30 рабочих мест.

Внедрение программного продукта позволило решить такие задачи, как:

• Учет и хранение документов;
• Учет договоров;
• Учет и контроль исполнения поручений;
• Контроль и систематизация процессов Договорной деятельности;
• Устранение дупликации документов (единое окно ввода документов);
• Деятельность тендерного отдела;
• Учет входящей и исходящей информации;.
• Настроены процессы согласования и исполнения с помощью бесшовной интеграции документов в системе «Бухгалтерия предприятия, редакция 3.0 БИТ.ФИНАНС 3.1» и «БИТ.Аренда, редакция 3.0»:
• Заявки на расход денежных средств;
• Реестр платежей;
• Договорная документация;
• С помощью бесшовной интеграции между базами «Бухгалтерия предприятия, редакция 3.0 БИТ.ФИНАНС 3.1 », «1С:Документооборот8. КОРП», «БИТ.Аренда, редакция 3.0» были решены следующие задачи:
• Сотрудники коммерческого Департамента могут создать нового Контрагента и документацию Арендной деятельности непосредственно в базе «БИТ.Аренда, редакция 3.0» и при помощи интеграции передавать данные через «1С:Документооборот 8. КОРП» в «Бухгалтерия предприятия, редакция 3.О БИТ.ФИНАНС 3.1 ».
• Устранена проблема задвоения данных при использовании обработки «Универсальный обмен данными» между базами «БИТ.Аренда, редакция 3.0» и «Бухгалтерия предприятия, редакция 3.0 БИТ.ФИНАНС 3.1»

В результате использования программного продукта «1С:Документооборот 8. КОРП» обеспечивается единая база данных хранения и учета документов. Регламентированы процессы согласования документов, отслеживаются состояния документов, систематизировалась и дисциплинировалась работа пользователей.